21.09.2012

E-faktura dla początkujących

Do posługiwania się e-fakturą potrzebna jest zgoda obu stron transakcji. To jednak nie wszystko co trzeba wiedzieć o tym ułatwieniu dla firm.

Elektroniczna faktura jest coraz częściej używanym dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji sprzedaży. Wszystkie informacje dotyczące e-faktury zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.

Osoba wypełniająca dokumenty.

Korzystanie z e-faktur pozwala na wygenerowanie nawet 80 proc. oszczędności w porównaniu z kosztami wystawiania i wysyłki dokumentów papierowych.

Co to jest e-faktura?

Żeby posługiwać się e-fakturą potrzebna jest akceptacja obu stron transakcji, która może być wyrażona w dowolnej formie, zarówno pisemnej, jak i elektronicznej. Odbiorca faktury może jednak w dowolnym momencie cofnąć akceptację i wówczas wystawca musi powrócić do wersji papierowej. Cofnięcie akceptacji obowiązuje dzień po jej przekazaniu, ale okres odejścia od tej formy może być wydłużony nawet do 30 dni. Oczywiście strony transakcji w każdej chwili mogą powrócić do wystawiania elektronicznych faktur.

Akceptacja to dopiero pierwszy krok w przejściu do elektronicznego fakturowania. Kolejny, to zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści. Faktura ma autentyczne pochodzenie, kiedy odbiorca ma pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści faktury sprowadza się do tego, że żadna ze stron nie ingerowała w jej treść od momentu wystawienia, oznacza to, że nie zmieniono na niej żadnych danych, które powinna zawierać.

Nie ma się czego bać – czyli wady i zalety

Niedoszłych użytkowników e-faktury najbardziej niepokoją sposoby jej zabezpieczania. Są jednak metody, które gwarantują bezpieczeństwo i autentyczność dokumentów księgowych wystawianych w ten sposób. Jednym z nich jest podpis elektroniczny.

- Kwalifikowany podpis elektroniczny to wygodne narzędzie dla wystawców e-faktur, a zarazem prosty sposób weryfikacji dokumentu dla jego odbiorcy. Dzięki takiemu rozwiązaniu szybko można ocenić wiarygodność e-faktury wystawionej np. w pliku PDF – mówi Krzysztof Kaleta, lider zespołu rozwoju i wsparcia w obszarze biznesowym Korespondencja Masowa, Unizeto Technologies.

Strachem napawa również rzekomy brak kontroli nad wystawianymi e-fakturami. Również w tym przypadku obawy przedsiębiorców są mocno na wyrost, bowiem e-faktury, podobnie jak inne dokumenty księgowe, muszą być przechowywane i archiwizowane zgodnie z regulacjami prawnymi i nie ma w tej kwestii żadnej dowolności. Co więcej, archiwizowanie e-faktur na nośnikach cyfrowych pozwala zachować porządek w fakturach, a przede wszystkim zajmuje mało miejsca, ponieważ na jednej płycie DVD można zmieścić bardzo dużo plików z fakturami.

Poza tym e-faktury są ekologiczne, gdyż do ich wystawienia nie zużywamy ani grama papieru. Warto również wspomnieć o znacznych oszczędnościach, jakie przynosi firmie użytkowanie cyfrowych dokumentów księgowych.

- Korzystanie z e-faktur pozwala na wygenerowanie nawet 80 proc. oszczędności w porównaniu z kosztami wystawiania i wysyłki dokumentów papierowych. We wszystkich firmach, w których realizowaliśmy wdrożenia spotkaliśmy się z pozytywną oceną optymalizacji kosztów na jakie pozwolił system e-fakturowania – mówi mówi Krzysztof Kaleta.

Biorąc pod uwagę wszystkie te informacje warto rozważyć, czy aby na pewno musimy w naszej firmie trzymać szafy pełne segregatorów z pożółkłymi fakturami, czy może jednak lepiej przesiąść się na małe srebrne płytki.

(mak)