Faktury w sieci

Za jeden z głównych powodów, dla których przedsiębiorcy w Polsce nie korzystają z fakturowania online, podaje się obawę o bezpieczeństwo danych. Pewnym rozwiązaniem jest zapisywanie e-faktur w tzw. chmurze. Umożliwia ona zapisywanie danych i dostęp do nich z dowolnego miejsca za pośrednictwem internetu. Jest to szczególnie ważne kiedy mamy do czynienia z ważnymi dokumentami, danymi o klientach, numerach kont. - W przypadku utraty komputera lub dysku przenośnego nie ma obawy o przechowywanie informacji, gdyż dostęp do nich jest możliwy jedynie dzięki znajomości loginu i hasła. Pozwala to na nieprzerwaną pracę i możliwość wysyłania oraz sprawdzania faktur, w każdym miejscu i z każdego urządzenia z podłączeniem do internetu – tłumaczy Tiago Almeida, dyrektor generalny firmy ueb, oferującej przedsiębiorstwom aplikację do zarządzania fakturami.

Oprócz swobodnego dostępu do danych, serwery w chmurach zapewniają systematyczne tworzenie kopii zapasowych dokumentów. W większości z aplikacji do fakturowania online występuje także możliwość śledzenia przesłanych plików, ich modyfikacji i możliwości powrotu do wcześniejszej wersji pliku. - Dane przechowywane są na stabilnych serwerach dużych korporacji, więc osobom nieuprawnionym jest się tam trudniej dostać – wyjaśnia dyrektor generalny ueb.

Innymi zaletami chmury są także niższe koszty usługi niż przechowywanie danych na serwerach wewnętrznych. Wszelkie zalety i możliwości chmury nie przekonują jednak przedsiębiorców, którzy wciąż obawiają się, że ich dane, poprzez korzystanie z aplikacji w internecie, mogą trafić w niepowołane ręce. Podobnie jest w przypadku fakturowania online. - Bezpieczne korzystanie z chmury jest możliwe wyłącznie, jeśli możesz zaufać swojemu dostawcy usług, gdyż to na jego serwerze zapisywane i kopiowane są wszelkie wrażliwe dane. Pewną możliwością zabezpieczenia jest także korzystanie z programów antywirusowych – tłumaczy Tiago Almeida.

Bez względu na to jak silne są zabezpieczenia wewnętrzne serwera, na którym stoi chmura, najsłabszym ogniwem systemu bezpieczeństwa są hasła, wymyślane przez użytkowników, potrzebne do uzyskania dostępu do chmury. Przy ich tworzeniu osoby korzystające kierują się tym, żeby były łatwe, zapadające w pamięć, najczęściej zaś wykorzystują proste słowa. Użytkownicy często popełniają błąd, stosując hasła domyślne oraz używając jednego dyżurnego hasła do każdego rodzaju zabezpieczeń.
- Przy zabezpieczaniu szczególnie wrażliwych danych, do którego może mieć dostęp każdy, jedynie za pośrednictwem internetu warto tworzyć hasła, wykorzystujące zarówno wielkie i małe litery, ale także cyfry, symbole, znaki specjalne. Ważna jest także odpowiednia długość hasła, najczęściej między 8-20 znaków - sugeruje dyrektor generalny ueb.

(dw)