Niższe koszty, czyli cięcia

Kadry precz
Podstawowym narzędziem wykorzystywanym przez firmy do obniżania stałych kosztów działalności jest outsourcing. W myśl tej koncepcji przedsiębiorstwo zleca usługi zewnętrznym firmom, których zadaniem jest zatroszczenie się o obsługę standardowych procesów, od sprzątania biur, przez księgowość, po zarządzanie kadrami. W nowoczesnych gospodarkach, w których znaczną przewagę nad pozostałymi sektorami uzyskują usługi, outsourcing to dziś zjawisko powszechne.

Lista usług, które może zaczerpnąć z zewnątrz, dynamicznie się wydłuża. Jedną z niedawno dopisanych do niej pozycji jest outsourcing usług kadrowych. Zamiast samemu troszczyć się o rekrutację, ocenę i kierowanie ścieżką kariery pracowników, możemy te zadania powierzyć specjalistom.

– Oferujemy swoim klientom usługę administracji pracowników, która umożliwia przeniesienie obsługi kadrowo-płacowej poza struktury firmy – mówi Monika Lorenc, specjalista ds. personalnych Smart MBC. – Dzięki naszym rozwiązaniom pracodawca nie ponosi m.in. kosztów związanych z zatrudnieniem osób odpowiedzialnych za każdy odrębny obszar HR. Przede wszystkim dajemy możliwość zatrudnienia pracownika w okresie próby, dzięki czemu pracodawca zyskuje czas i unika ryzyka związanego z okresem wypowiedzenia. Pracownik natomiast dąży do uzyskania najlepszych rezultatów w pracy.

Biura rekrutacyjne posiadają rozbudowane bazy kandydatów oraz pakiety ogłoszeń. Posiadają też doświadczenie w bieżącym zarządzaniu kadrami. Poszerzenie zatrudnienia własnymi siłami może okazać się czaso- i pracochłonne, dlatego na outsourcing personalny decyduje się coraz więcej przedsiębiorców.
–  Korzystając z takiego rozwiązania pracodawca ma szansę zaoszczędzić nawet do 30 proc. wydatków kadrowych w skali roku – przewiduje Monika Lorenc.

Wspólnie na swoim
Od niedawna na polskim rynku na popularności zyskuje również inny rodzaj zewnętrznych usług. Coworking, o którym mowa, opiera się na założeniu, że przedsiębiorcy chcą oszczędzać, najmując powierzchnię komercyjną. Centra coworkingowe to po prostu kompleksy biurowe, w których wynajmujący działają na własny rachunek, ale pod jednym dachem z przedstawicielami różnych firm i branż. Zyskały uznanie zwłaszcza wśród freelancerów, dla których biuro we własnym domu jest co prawda tańsze, ale znacznie utrudnia np. przyjmowanie klientów. Wielu wolnych strzelców ceni sobie również możliwość wyjścia do pracy.

–  Pozwala to na większą mobilizację i znacznie zwiększa efektywność pracy – twierdzi Karolina Rudnicka, kierownik ds. rozwoju franczyzy ze Studia Kreatywnej Współpracy, właściciela marki Coworking & Conference Studio. – Po podjęciu decyzji o korzystaniu z biura coworkingowego poznajemy więcej osób i nawiązujemy nowe kontakty, a czasem nawet współpracę.

Wojciech Krzemień, założyciel firmy Cowork, wyróżnia trzy grupy klientów centrów coworkingowych. –  Pierwsza to właściciele biznesowych start-upów, firm na początkowym etapie działalności, którym szczególnie zależy na ograniczaniu kosztów. Z pomocą centrum coworkingowego zyskują oni dostęp do atrakcyjnej powierzchni i urządzeń biurowych, a także niezbędnych mediów – mówi przedsiębiorca. –  Kolejną grupę stanowią klienci prowadzący bardzo mobilny tryb pracy. Mamy wielu przedsiębiorców zza granicy, którzy przyjeżdżają do Polski tylko na chwilę, by spotkać się z kontrahentem. Jak wiadomo, restauracje czy kawiarnie nie zapewniają odpowiedniego komfortu na potrzeby takich spotkań, toteż centra coworkingowe są w ich przypadku strzałem w dziesiątkę. Z coworkingu chętnie korzystają też rozpoczynający karierę zawodową studenci ostatnich lat.

Biuro poza biurem
Jeśli jednak decydujemy się na wynajem własnego biura, to możemy szukać oszczędności poprzez wynajęcie zewnętrznej firmy, która zajmie się jego obsługą. Odpowiednią propozycję ma w tym przypadku sieć Mail Boxes Etc., działająca od ponad 30 lat i obecna w 56 krajach świata. Usługi firmy określane są  mianem „biura poza biurem”. W Mail Boxes Etc. można zlecić przygotowanie folderów reklamowych i papieru firmowego, a później ich druk, oprawę introligatorską i wysyłkę. Głównie mikro i małe przedsiębiorstwa korzystają z outsourcingu. MBE można powierzyć sprawy transportu i wysyłki dokumentów oraz towarów. Istnieje możliwość wynajęcia skrytki adresowej, a wraz z nią klient otrzymuje adres do korespondencji identyczny z adresem punktu MBE w prestiżowej lokalizacji miasta.

Raty przyduszone
Outsourcing rozmaitych usług to niejedyny sposób na oszczędzanie. Wielu przedsiębiorców szuka możliwości cięcia kosztów również podczas zaciągania kredytów w walucie obcej. Właściciele firm prowadzący interesy z zagranicznymi kontrahentami powinni traktować kursy walut oferowane przez banki jak kwoty wyjściowe. Osiągane przy negocjacji cen walut zyski są różne i wynikają z oferty, jaką otrzymamy od banku. Wiele zależy tu od klienta i jego siły perswazji, ale poważne możliwości negocjacyjne pojawiają się wtedy, gdy realizujemy duże transakcje, powyżej 100 tys. jednostek waluty.
–  Klienci realizujący niewielkie wymiany muszą korzystać z oferty tabelowej, gdzie spready wynoszą 10-15 gr. Cena upustów na podstawowych walutach kształtują się na poziomie od 1 do 2 gr. W przypadku jednorazowej wymiany 500 tys. euro, oszczędność może wynieść od dwóch do nawet 10 tys. zł – tłumaczy Arkadiusz Kondek, wiceprezes zarządu firmy TNN Finance SA i ekspert od elektronicznej wymiany walut z KantorOnline.pl.

Coraz więcej klientów wykorzystuje też możliwości spłaty rat kredytów hipotecznych w walutach obcych.
–  Widać to na przykład po dostępnej w KantorOnline.pl usłudze automatycznego systemu spłaty rat kredytowych, która w szybkim tempie zyskuje na popularności. Co miesiąc przybywa 10-20 proc. spłacających raty kredytowe w obcych walutach w stosunku do wszystkich osób posiadających zaciągnięte kredyty hipoteczne. Osiągane korzyści, liczone w cyklach rocznych lub w całym okresie spłacania kredytu, mogą sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy – mówi Kondek.

Uciec przed ZUS-em
Część przedsiębiorców decyduje się oszczędzać, stosując metody tzw. optymalizacji podatkowej. Ten specjalistyczny termin oznacza nie mniej nie więcej jak po prostu poszukiwanie kruczków prawnych, które pozwolą jak najbardziej ograniczyć wysokość płaconych przez firmę podatków. Prawdziwe pole do popisu w zakresie legalnego obniżania podstawy opodatkowania zaczyna się tak naprawdę dopiero w przypadku dużych przedsiębiorstw o złożenie strukturze prawnej i międzynarodowej skali działalności. Małe firmy w majestacie prawa również mogą starać się obniżyć wysokość części danin publicznych i ubezpieczeń społecznych. Najczęściej zabierają się do tego, szukając oszczędności w składkach do ZUS-u. 

–  ZUS nie pyta przedsiębiorców, jak idzie im biznes, tylko każe płacić, a co miesiąc obciążenia są coraz wyższe. Obecnie składka emerytalno-rentowa na promocyjnych warunkach to koszt ok. 400 zł miesięcznie, zwykła przekracza 1 tys. zł miesięcznie – mówi  Paweł Kurnik, który pomaga firmom w ograniczaniu wydatków na ZUS.

Jego firma Advice & Consulting Dezi Ltd. pomaga klientom w otwarciu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (Ltd.) w Wielkiej Brytanii, a następnie uruchomieniu jej przedstawicielstwa w Polsce, również w postaci spółki z o.o.   –  Nasza księgowość wszelkie procedury rejestracji spółek w Polsce i w Anglii załatwia za klientów, udostępniając gotowe i umocowane w prawie spółek handlowych rozwiązanie – mówi Kurnik.

Jaki jest cel tych prawnych kombinacji? Rejestracja spółki typu limited w Wielkiej Brytanii umożliwia jej właścicielom otwarcie w Polsce oddziału. Taka firma z jednej strony jest samodzielnym podmiotem gospodarczym i może aplikować o rejestrację jako płatnik VAT, zatrudniać pracowników, ubiegać się o zezwolenia i licencje itd., ale jednocześnie nie posiada odrębnej osobowości prawnej w Polsce. Dzięki temu nie dotyczą jej rygory prawa polskich spółek handlowych.
–  Co to znaczy w praktyce?  Pan Kowalski może założyć sobie sp. z o.o. i zatrudnić się w niej np. na stanowisku dyrektora.  Jeśli dyrektor jest zatrudniony na część etatu, to spółka płaci tylko część składki podstawowej, od np. 1/4 etatu – tłumaczy Paweł Kurnik. 

Aby otrzymywać pełne wynagrodzenie, a nie tylko jego fragment wynikający z niepełnego etatu, zawiązuje się zwolniony ze składek ZUS kontrakt menedżerski. Na jego podstawie do kieszeni przedsiębiorcy trafia reszta „pensji”.
–  Klienci zyskują prestiż wynikający z londyńskiego adresu spółki Ltd i z faktu, że w Polsce występują w formie spółki z o.o. Najważniejsze są jednak oszczędności wynikające z braku opłat ZUS i możliwości skorzystania z kwoty wolnej od podatku w wysokości ok. 45 tys. zł rocznie – zaznacza doradca. –  To najprostsze rozwiązanie daje nieco ponad 12 tys. zł oszczędności z tytułu ZUS i blisko 9 tys. zł z tytułu podatków dochodowych. A na dodatek –  prawo do brytyjskiej emerytury.

Grzegorz Morawski