Przedsiębiorcy sami mogą wystawiać elektroniczne faktury. Pomocne są wtedy programy online, które ten proces przyspieszają i ułatwiają, bo automatycznie tworzą pliki PDF z fakturą na podstawie wypełnionego formularza.
Poniedziałek
16.02.2015
Firma wysyłająca miesięcznie tysiąc faktur mogłaby zaoszczędzić około 2 tys. zł, gdyby zdecydowała się na faktury elektroniczne.
 

W Polsce wystawia się rocznie około 1,5 mld faktur rocznie. Zaledwie 8-11 proc. rachunków przesyłanych jest w wersji elektronicznej, ale to i tak o kilka procent więcej niż kilka lat temu, kiedy to tylko 3 proc. sprzedawców wysyłało tego typu rozliczenia. Jest jednak szansa, że kolejne lata przyniosą widoczną zmianę, bo coraz więcej przedsiębiorców, ale także ich klientów, przekonuje się o zaletach elektronicznych dokumentów.    
– Klienci dostrzegają wady faktur papierowych. Aż 69 proc. osób ma do nich zastrzeżenia. Zwracają głównie uwagę na negatywny wpływ na środowisko naturalne, kłopoty związane z archiwizowaniem i opóźnienia w otrzymywaniu faktur na czas. Z drugiej strony, wykazują duże zainteresowanie rozliczaniem elektronicznym. Część z nich wręcz oczekuje od firm, aby te zrezygnowały z wysyłania papierowych dokumentów – mówi Jakub Wojnarowski, zastępca dyrektora generalnego Konfederacji Lewiatan.

Co zatem stoi im na przeszkodzie? Sprzeciw klientów, którzy przywiązali się do papierowych rachunków, brak wyszkolonego personelu i odpowiednich narzędzi, a przede wszystkim nieznajomość nowych przepisów i zasad działania e-faktur. Prawo jednak staje się coraz bardziej przychylne dla użytkowników e-faktur.

Bez pisemnej zgody

Jeszcze do końca 2012 roku osoby, które chciały otrzymywać elektroniczną fakturę, musiały wydać na to pisemną lub elektroniczną zgodę jeszcze przed wysłaniem pierwszej e-faktury. Obowiązkiem przedsiębiorcy było jej przechowywanie na wypadek kontroli. Od stycznia 2013 roku obowiązuje już zasada domniemanej zgody, co oznacza, że rachunek można wysłać e-mailem, nie prosząc wcześniej o akceptację. Zgoda na otrzymywanie e-faktur może być wydana ustnie.
– Wystarczy, że klient dokona płatności, aby przedsiębiorca mógł uznać, że klient akceptuje tę formę przesyłania dokumentów. Nie musi też przechowywać w swojej dokumentacji potwierdzenia takiej zgody – wyjaśnia Sebastian Bobrowski, dyrektor finansowy w firmie inFakt.

Pod względem danych, jakie powinny znaleźć się na dokumencie, e-faktura nie różni się od papierowego odpowiednika.
– Najbardziej typowa faktura dokumentująca standardową sprzedaż opodatkowaną VAT-em na zasadach ogólnych na rzecz klienta krajowego powinna zawierać, m.in.: imiona i nazwiska albo nazwy nabywcy i sprzedawcy, ich adresy, numery NIP obu stron transakcji, nazwę towaru lub usługi, datę wystawienia, numer identyfikujący fakturę, cenę bez kwoty podatku, stawkę i kwotę VAT, cenę brutto oraz kwotę należności ogółem – wymienia Sebastian Bobrowski.

Warunkiem umożliwiającym przesyłanie elektronicznych dokumentów jest zapewnienie o autentyczności ich pochodzenia, integralności ich treści i czytelności.
– Nabywca musi być pewny co do tożsamości wystawcy faktury elektronicznej oraz aktualności danych zawartych na dokumencie. Oba warunki podatnik może spełnić np. poprzez wykorzystanie podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI) – podpowiada Żaneta Rowińska, księgowa Tax Care. 

Integralność treści natomiast oznacza gwarancję, że na dokumencie nie zmieniono żadnych danych. Dlatego też wielu przedsiębiorców stosuje dokumenty w formacie PDF, który daje możliwość szyfrowania danych, dzięki czemu ingerencja w treść faktury jest utrudniona.

Od 1 stycznia 2013 r. obowiązuje dodatkowa możliwość zapewnienia autentyczności i integralności, a mianowicie kontrola biznesowa. Ustawodawca definiuje ją jako dowolną kontrolę, która ustala wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów bądź świadczeniem usług.
– W praktyce może to być np. wewnętrzna procedura fakturowania określająca obieg dokumentów, pozwalająca powiązać je z płatnościami i szczegółami transakcji – wyjaśnia Sebastian Bobrowski.

E-faktury muszą być także odpowiednio przechowywane, czyli tak, aby zachowały wcześniej wspominane cechy: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność. Sposób archiwizacji musi również zapewnić odszukanie i dostęp do e-faktur w przypadku kontroli.
– Faktury należy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe, aby łatwo można było je odszukać. W razie kontroli urzędnicy muszą mieć do nich dostęp i możliwość przetwarzania zawartych w nich danych – podkreśla Sebastian Bobrowski.

E-rachunki przechowuje się tak długo jak papierowe, czyli do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. 

Oszczędności z e-faktur

Obecnie dostępne rozwiązania rynkowe dla e-faktury umożliwiają dostawcom usług masowych redukcję kosztów wydruku i wysyłki dokumentów oraz innych materiałów nawet o 65 proc. Przedsiębiorca oszczędza nie tylko na papierze i tonerze, ale także na kopertach i opłatach pocztowych. Tańsze jest także przechowywanie elektronicznych faktur. Ponadto przedsiębiorca zyskuje czas, który wcześniej przeznaczany był na adresowanie kopert, naklejanie znaczków i stanie na poczcie. Dodatkowo z danych Krajowej Informacji Rozliczeniowej wynika, że wysyłanie faktur elektronicznie znacznie skraca czas realizacji płatności, która wynosi średnio 1,3 dnia.

Jedną z firm, która zdecydowała się wprowadzić e-faktury, jest UPC. Aby sprawdzić poziom zadowolenia klientów, firma przeprowadziła ankietę, w której aż 85 proc. respondentów oceniło pozytywnie elektroniczne rachunki. Wśród zalet elektronicznego fakturowania abonenci wymieniają m.in.: przyczynianie się o ochrony środowiska, niegromadzenie makulatury, krótki czas oczekiwania na rachunki, stały dostęp do dokumentów oraz bezpieczeństwo systemu.

Zadowolony klient to lojalny klient, dlatego warto wsłuchać się w potrzeby odbiorców i zaoferować im wygodny sposób opłacania swoich rachunków. E-faktury z pewnością prędzej czy później wyprą papierowe rachunki. Warto przygotować się do tego już teraz.

Małgorzata Milewska


Profil kobiety
Małgorzata Milewska
dziennikarz
/10/
ZOBACZ WIĘCEJ

NAJCZEŚCIEJ CZYTANE

Jaki biznes się opłaci w 2018? /01.12.2017

Sprawdziliśmy, w jaki biznes warto zainwestować w nadchodzącym roku. Tłumaczymy, jak otworzyć i z sukcesem prowadzić spaghetterię, sklep z bielizną, pączkarnię, agencję Mikołajów, park trampolin oraz firmę sprzedającą kosze prezentowe. Opisujemy też sprawdzone franczyzy z branży usługowej. Radzimy, jak przeprowadzić remanent w firmie.

Franczyza - czym to się je? /27.10.2008

Franczyza to sposób na własny biznes pod znanym logo. Korzystają z niej największe światowe marki, warto więc wiedzieć czym jest biznes na licencji franczyzowej.

Kto może mieć McDonalda? /29.08.2015

Własny McDonald to nieosiągalny cel dla niejednego biznesowego marzyciela. Kto więc może mieć swojego McDonalda? Aneta Czaplicka ma pięć restauracji pod tym szyldem.

Jak odnieść sukces we franczyzie? /01.06.2018

Planujesz inwestycję w biznes franczyzowy? Podpowiadamy czym się kierować, żeby wybrać właściwą franczyzę dla siebie i odnieść sukces w biznesie. Analizujemy czy bardziej opłaca się otworzyć firmę transportową, piwny ogródek, drukarnię internetową czy firmę produkującą pościel. Ponadto prezentujemy 15 sprawdzonych pomysłów na sklep odzieżowy znanej marki. Zdradzamy 10 najczęstszych błędów franczyzobiorców. Radzimy, jakie triki marketingowe opłaca się zastosować, żeby sprzedać więcej. Zbigniew Inglot opowiada nam jak z małej firmy rodzinnej zbudować koncern znany niemal na całym świecie.

Wypożyczalnia samochodów: zysk na czterech kółkach /08.06.2015

Uruchomienie wypożyczalni samochodów jest kosztowne. Jednak wydatek szybko się zwraca, bo za kierownicą pożyczonego auta najczęściej siadają turyści, którzy podczas urlopu nie oszczędzają.

POPULARNE NA FORUM

Jak odzyskać odszkodowanie po wypadku komunikacyjnym?

Ja korzystałam z firmy odszkodowawczej, to było parę miesięcy temu. Miałam wypadek samochodowy - nie z mojej winy i zostały mi wypłacone pieniądze z oc sprawcy....

78 wypowiedzi
ostatnia 13.06.2018
Jak odzyskać odszkodowanie po wypadku komunikacyjnym?

Ja korzystałam z firmy odszkodowawczej, to było parę miesięcy temu. Miałam wypadek samochodowy - nie z mojej winy i zostały mi wypłacone pieniądze z oc sprawcy....

78 wypowiedzi
ostatnia 13.06.2018
Czy warto zatrudniać własnego prawnika

Według mnie to bardzo dobry pomysł. Pomoc dobrego prawnika nieważne jak dobra by to branża była jest po prostu potrzebna ! Ja osobiście współpracuje z...

58 wypowiedzi
ostatnia 11.06.2018
Dotacje do wzięcia

Z dotacjami jest jak żebractwem. Prawdziwy przedsiębiorca z nich nie korzysta! __________________ Plagiat i jego typy

9 wypowiedzi
ostatnia 08.06.2018
Firma bankrutuje - co robić?

FIrma bankrutuje z wielu powodów. W wielu przypadkach problemem jest tutaj finansowanie.Firma nie ma szans na kredyt w banku. Nie jest w stanie zapłacić za dostawy. I przez...

42 wypowiedzi
ostatnia 08.06.2018
Jaki bank polecacie ?

Rozumiem, że chodzi tutaj o konto firmowe? Jeśli tak to polecam zajrzeć sobie na ten ranking kont bankowych dla firm Ranking jest aktualizowany na bieżąco tak wiec masz...

3 wypowiedzi
ostatnia 08.06.2018
Jak odzyskać odszkodowanie po wypadku komunikacyjnym?

Słyszałam wiele różnych opinii na temat wielu firm. Ja jak miałam problem z ubezpieczycielem to pomoc uzyskałam w http://odszkodowania123.pl/ . Mają duże doświadczenie...

78 wypowiedzi
ostatnia 06.06.2018
Szukam prawnika z Poznania - projekty, negocjacje, umowy

Korzystałem z pomocy Kancelarii Walterowicz z Poznania właśnie, z siedzibą przy Piaskowej. Polecam do każdej sprawy, świetni doradcy.

44 wypowiedzi
ostatnia 31.05.2018