21.02.2016

Nie bój się – czyli skuteczne negocjacje

Negocjacje to filar biznesu. Nie ma w nich miejsca na emocje czy uśmiech losu. Do pertraktacji trzeba się dobrze przygotować.

Na negocjacjach opierają się relacje z kontrahentami, dostawcami, partnerami biznesowymi, akcjonariuszami i związkami zawodowymi. Od udanych pertraktacji zależy cena surowców, wartość produktu lub usługi oferowanej danemu klientowi, a także procentowy udział w projekcie, który może rzutować na pozycję firmy. Sukces negocjacji zależy od pozycji rynkowej i społecznej, doświadczenia, nastawienia i wcześniejszego przygotowania.
– Podstawą sukcesu w rozmowach biznesowych jest odpowiednie przygotowanie. Przekonanie o własnej nieomylności, bez uprzedniego rozeznania się w sytuacji nie pomoże w dyskusji, która toczy się o wysoką stawkę – ostrzega Alain Kaj, dyrektor generalny Inventage Polska. – Dlatego przed rozpoczęciem negocjacji należy gruntownie zbadać sytuację rynkową danej branży oraz zdobyć wiedzę o osobach, z którymi będziemy negocjować.
Brak takiego rozeznania może przesądzić o wyniku pertraktacji. Warto także zawczasu upewnić się, czy osoby, z którymi rozmawiamy, są osobami decyzyjnymi. Dzięki temu unikniemy sytuacji, gdy do podpisania warunków umowy potrzebny będzie podpis kogoś, kto nie jest obecny na spotkaniu.

Negocjacje biznesowe Fot. Foter

W negocjacjach ceniony jest profesjonalizm, a ten polega także na efektywnej współpracy już po zakończeniu pertraktacji. Bardzo ważne jest to, aby obydwie strony miały poczucie, że coś wygrały.

Dobra strategia

Podstawowa zasada każdych negocjacji brzmi: pierwsza oferta jest najważniejsza. Stanowi ona bazę do dalszych pertraktacji, dlatego warto mierzyć wysoko: w twardych negocjacjach nigdy nie dostanie się czegoś, jeśli się o to nie zawalczy. Jeśli zaoferowany produkt lub usługa jest warta swojej ceny, należy jak najdłużej podtrzymywać wysoką stawkę. Warto jednak mieć w zanadrzu inny, zmodyfikowany model swojej oferty, który będzie odpowiednio dopasowany do potrzeb klienta. Przykładowo, dla jednego klienta najważniejszy będzie czas wykonania zadania, bez względu na cenę, natomiast dla innego kluczowym determinantem okaże się właśnie cena. Dlatego należy być elastycznym i dopasowywać na bieżąco swoją ofertę do oczekiwań odbiorcy.
Agresywna obrona swoich racji, ceny, czy procentowego udziału nie powinna być głównym celem negocjacyjnym. Oczywiście kluczowe jest zdobycie przewagi konkurencyjnej po jak najlepszej cenie, warto jednak przyjrzeć się położeniu drugiej strony i niekoniecznie upierać się przy warunkach, które są dla niej zupełnie niekorzystne – radzi Alain Kaj. – W negocjacjach ceniony jest profesjonalizm, a ten polega także na efektywnej współpracy już po zakończeniu pertraktacji. Bardzo ważne jest to, aby obydwie strony miały poczucie, że coś wygrały.
Nie warto także poddawać się presji czasu. Cierpliwość przy negocjacjach to cnota nie do przecenienia.
Niezależnie od wyniku negocjacji zawsze należy zadbać o dopełnienie wszelkich formalności związanych ze spisaniem umowy biznesowej. Trzeba pamiętać, iż zgodnie z Kodeksem Cywilnym niektóre umowy można zawrzeć tylko na piśmie, inaczej są one nieważne.

Cechy dobrego negocjatora

Nie każdy rodzi się dobrym negocjatorem, ale wielu rzeczy można się nauczyć.
– Po pierwsze trzeba mieć odwagę, by zawalczyć o większą stawkę niż pierwotnie zakładana – mówi Alain Kaj. – Negocjator nie powinien bać się ośmieszenia czy osądzenia przez drugą stronę. Musi mieć odwagę oczekiwać ceny znacznie przewyższającej wartość początkową i zadawać pytania, które inni boją się postawić. W biznesie nie trzeba być lubianym, trzeba być skutecznym. Negocjator nie może przejmować się postawą czy komentarzami drugiej strony.
Negocjator powinien też lubić rywalizację i dążyć do zwycięstwa. Ważna jest umiejętność przekonywania, logicznego argumentowania i dostosowywania tych argumentów do aktualnej sytuacji przy stole negocjacyjnym. Jednocześnie trzeba także umieć słuchać, aby odkryć potrzeby i obawy drugiej strony  negocjator musi skoncentrować się na jej oczekiwaniach i zachowaniu.
– Należy jednak przez cały czas grać fair – podkreśla Alain Kaj. – Pamiętajmy, że od naszej obecnej uczciwości zależy późniejsze zaufanie, które jest kluczowym elementem współpracy.