Czwartek
10.09.2009
Informacje i dane to najcenniejsze aktywa współczesnych przedsiębiorstw. Są jednak narażone na wiele niebezpieczeństw.
 

Wraz z rozwojem każdej firmy rośnie liczba przetwarzanych informacji: danych klientów, firm, sprawozdań finansowych i innych kluczowych dokumentów. Aby uniknąć ich utraty, należy je archiwizować. Jednak przechowywanie coraz większej liczby danych w biurze pociąga za sobą spore wydatki. Zarządzanie informacjami w formie elektronicznej wymaga zainwestowania w oprogramowanie i sprzęt komputerowy. Poza tym, prowadząc własne archiwum, musimy liczyć się też z kosztami związanymi z pozyskiwaniem dodatkowej powierzchni magazynowej, wprowadzaniem nowych technologii i zatrudnianiem wykwalifikowanych pracowników obsługujących cały system. To jednak nie koniec. Należy również śledzić na bieżąco normy i przepisy prawne.

– Archiwizacja jest istotnym elementem funkcjonowania zarówno firm, jak i publicznej administracji czy też instytucji finansowych. Śledzenie na bieżąco regulacji prawnych i podporządkowywanie się im to obowiązek wszystkich podmiotów, które zarządzają informacjami i danymi we własnej siedzibie. Nieprzestrzeganie przepisów w tej dziedzinie grozi karą i może łatwo prowadzić do zakończenia działalności – komentuje Marc Rocagel, prezes Novarchive.

Bezpieczne przechowywanie danych jest szczególnie istotne w sektorze finansowym (banki i firmy ubezpieczeniowe), farmaceutycznym i spożywczym oraz we wszystkich firmach, gdzie mamy do czynienia z dużą liczbą danych osobowych, np. klientów.

Dokument jak skarb

W praktyce okazuje się, że przedsiębiorstwa często nie posiadają odpowiednich środków, aby we własnym zakresie prawidłowo zorganizować proces archiwizacji danych. Część firm nadal przechowuje dokumenty w miejscach do tego nieprzystosowanych, bez odpowiedniego zabezpieczenia i bez prowadzenia rejestru umożliwiającego potem sprawne odszukanie pożądanych informacji.

- Dokumenty powinny być przechowywane w specjalnie do tego celu przystosowanych archiwach. Pomieszczenia muszą być chronione przed kradzieżami, wilgocią, owadami i gryzoniami oraz mieć zabezpieczenia przeciwpożarowe – mówi Marc Rocagel. – Bardzo ważny jest również proces zarządzania dokumentami. Wszystkie materiały muszą być uporządkowane i szczegółowo spisane. Dzięki temu łatwo jest odnaleźć i odzyskać potrzebne dane, a następnie w razie potrzeby także dostarczyć je do klienta. Trzeba kontrolować dostęp do dokumentów, rozpoznać typ dokumentu i zidentyfikować wymagany okres archiwizacji. Każdego roku powinny być sporządzane listy przedawnionych dokumentów, które przedstawia się klientom w celu akceptacji, a następnie niszczy zbędne materiały w bezpiecznym miejscu – dodaje Marc Rocagel.

Ochrona z zewnątrz

Okazuje się, że kwestia bezpieczeństwa jest zatem konkretnym argumentem, dla którego warto się zastanowić, czy przechowywać dokumenty w siedzibie firmy. Polscy przedsiębiorcy, świadomi zagrożeń, jakim mogą ulec ich dane, coraz częściej decydują się na skorzystanie z usług firm zewnętrznych. Bo – zdaniem przedstawicieli świata biznesu – jest to wygodniejsze i tańsze niż przechowywanie informacji we własnych siedzibach. Potwierdzają to badania – korzystanie z usług zewnętrznego archiwum pozwala zmniejszyć koszty nawet dziesięciokrotnie w porównaniu z nakładami, jakie trzeba ponieść na prowadzenie archiwizacji we własnym zakresie. Ponadto firmy outsourcingowe świadczące usługi ochrony i przechowywania danych są w stanie zapewnić profesjonalną i bezpieczną archiwizację.

Wygląda na to, że rozwój rynku usług zarządzania informacją przebiega bardzo podobnie jak kiedyś we Francji. Obecnie w naszym kraju o klientów konkuruje kilka potężnych firm. Popyt na usługi tego typu w Polsce ma tendencję wzrostową. Rynek ten będzie się dalej rozwijał, może więc znaleźć się na nim miejsce dla dużego gracza – mówi Marc Rocagel.

Ewelina Łojek


PROFIT system

NAJCZEŚCIEJ CZYTANE

Jak odnieść sukces we franczyzie? /01.06.2018

Planujesz inwestycję w biznes franczyzowy? Podpowiadamy czym się kierować, żeby wybrać właściwą franczyzę dla siebie i odnieść sukces w biznesie. Analizujemy czy bardziej opłaca się otworzyć firmę transportową, piwny ogródek, drukarnię internetową czy firmę produkującą pościel. Ponadto prezentujemy 15 sprawdzonych pomysłów na sklep odzieżowy znanej marki. Zdradzamy 10 najczęstszych błędów franczyzobiorców. Radzimy, jakie triki marketingowe opłaca się zastosować, żeby sprzedać więcej. Zbigniew Inglot opowiada nam jak z małej firmy rodzinnej zbudować koncern znany niemal na całym świecie.

Franczyza - czym to się je? /27.10.2008

Franczyza to sposób na własny biznes pod znanym logo. Korzystają z niej największe światowe marki, warto więc wiedzieć czym jest biznes na licencji franczyzowej.

Kto może mieć McDonalda? /29.08.2015

Własny McDonald to nieosiągalny cel dla niejednego biznesowego marzyciela. Kto więc może mieć swojego McDonalda? Aneta Czaplicka ma pięć restauracji pod tym szyldem.

Wypożyczalnia samochodów: zysk na czterech kółkach /08.06.2015

Uruchomienie wypożyczalni samochodów jest kosztowne. Jednak wydatek szybko się zwraca, bo za kierownicą pożyczonego auta najczęściej siadają turyści, którzy podczas urlopu nie oszczędzają.

Biznesplan: jak policzyć przyszłe zyski /16.03.2009

Zanim zainwestujemy we własny biznes spróbujmy oszacować jego rentowność.

POPULARNE NA FORUM

Tłumacz dla biznesu na Śląsku

A programy w stylu memoQ integration? Korzystał ktoś w pracy? https://knowledgebase.xtrf.eu/display/XTRFHelp/memoQ+Integration

2 wypowiedzi
ostatnia 15.06.2018
Gadżety reklamowe - co zamówić?

My ostatnio w firmie postawiliśmy na plakaty reklamowe i była to bardzo dobra decyzja. Efekt robił wrażenie i same plakaty zostały wydrukowane z największą...

234 wypowiedzi
ostatnia 15.06.2018
Gadżety reklamowe - co zamówić?

My ostatnio w firmie postawiliśmy na plakaty reklamowe i była to bardzo dobra decyzja. Efekt robił wrażenie i same plakaty zostały wydrukowane z największą...

234 wypowiedzi
ostatnia 15.06.2018
Windykacja we franczyzie

Great topic and franchising are based on a marketing concept which can be adopted by an organization as a strategy for business expansion. Topcelebs Jackets

7 wypowiedzi
ostatnia 14.06.2018
Sale na konferencje i spotkania

Cześć, jeśli organizujecie konferencje albo jakieś spotkania to dobrą opcją jest wynajęcie sali na konferencje szczecin albo spotkania biznesowe żeby to było...

1 wypowiedzi
ostatnia 13.06.2018
Agencja marketingowa - czy warto?

Jeżeli chodzi o kompleksowy marketing internetowy to mogę polecić firmę www.semline.pl . Zajmują się optymalizacją oraz pozycjonowaniem sklepu, kampanią Adwords oraz...

6 wypowiedzi
ostatnia 11.06.2018
Tłumacz dla biznesu na Śląsku

Tłumaczenia bywają niezbędną częścią prowadzenia biznesu, warto z nich korzystać, by móc prowadzić interesy z kontrahentami z wielu krajów. Dlatego polecam...

2 wypowiedzi
ostatnia 11.06.2018
Windykacja we franczyzie

Jeśli chodzi o jakiekolwiek kwestie związane z windykacją to ja polecam Kancelarię Dochodzenia Wierzytelności Ultimatum z Warszawy. Ci panowie naprawdę wiedzą co robią....

7 wypowiedzi
ostatnia 11.06.2018