Archiwum jak sejf
Wraz z rozwojem każdej firmy rośnie liczba przetwarzanych informacji: danych klientów, firm, sprawozdań finansowych i innych kluczowych dokumentów. Aby uniknąć ich utraty, należy je archiwizować. Jednak przechowywanie coraz większej liczby danych w biurze pociąga za sobą spore wydatki. Zarządzanie informacjami w formie elektronicznej wymaga zainwestowania w oprogramowanie i sprzęt komputerowy. Poza tym, prowadząc własne archiwum, musimy liczyć się też z kosztami związanymi z pozyskiwaniem dodatkowej powierzchni magazynowej, wprowadzaniem nowych technologii i zatrudnianiem wykwalifikowanych pracowników obsługujących cały system. To jednak nie koniec. Należy również śledzić na bieżąco normy i przepisy prawne.
- Archiwizacja jest istotnym elementem funkcjonowania zarówno firm, jak i publicznej administracji czy też instytucji finansowych. Śledzenie na bieżąco regulacji prawnych i podporządkowywanie się im to obowiązek wszystkich podmiotów, które zarządzają informacjami i danymi we własnej siedzibie. Nieprzestrzeganie przepisów w tej dziedzinie grozi karą i może łatwo prowadzić do zakończenia działalności - komentuje Marc Rocagel, prezes Novarchive.
Bezpieczne przechowywanie danych jest szczególnie istotne w sektorze finansowym (banki i firmy ubezpieczeniowe), farmaceutycznym i spożywczym oraz we wszystkich firmach, gdzie mamy do czynienia z dużą liczbą danych osobowych, np. klientów.
Dokument jak skarb
W praktyce okazuje się, że przedsiębiorstwa często nie posiadają odpowiednich środków, aby we własnym zakresie prawidłowo zorganizować proces archiwizacji danych. Część firm nadal przechowuje dokumenty w miejscach do tego nieprzystosowanych, bez odpowiedniego zabezpieczenia i bez prowadzenia rejestru umożliwiającego potem sprawne odszukanie pożądanych informacji.
- Dokumenty powinny być przechowywane w specjalnie do tego celu przystosowanych archiwach. Pomieszczenia muszą być chronione przed kradzieżami, wilgocią, owadami i gryzoniami oraz mieć zabezpieczenia przeciwpożarowe - mówi Marc Rocagel. - Bardzo ważny jest również proces zarządzania dokumentami. Wszystkie materiały muszą być uporządkowane i szczegółowo spisane. Dzięki temu łatwo jest odnaleźć i odzyskać potrzebne dane, a następnie w razie potrzeby także dostarczyć je do klienta. Trzeba kontrolować dostęp do dokumentów, rozpoznać typ dokumentu i zidentyfikować wymagany okres archiwizacji. Każdego roku powinny być sporządzane listy przedawnionych dokumentów, które przedstawia się klientom w celu akceptacji, a następnie niszczy zbędne materiały w bezpiecznym miejscu - dodaje Marc Rocagel.
Ochrona z zewnątrz
Okazuje się, że kwestia bezpieczeństwa jest zatem konkretnym argumentem, dla którego warto się zastanowić, czy przechowywać dokumenty w siedzibie firmy. Polscy przedsiębiorcy, świadomi zagrożeń, jakim mogą ulec ich dane, coraz częściej decydują się na skorzystanie z usług firm zewnętrznych. Bo - zdaniem przedstawicieli świata biznesu - jest to wygodniejsze i tańsze niż przechowywanie informacji we własnych siedzibach. Potwierdzają to badania - korzystanie z usług zewnętrznego archiwum pozwala zmniejszyć koszty nawet dziesięciokrotnie w porównaniu z nakładami, jakie trzeba ponieść na prowadzenie archiwizacji we własnym zakresie. Ponadto firmy outsourcingowe świadczące usługi ochrony i przechowywania danych są w stanie zapewnić profesjonalną i bezpieczną archiwizację.
Wygląda na to, że rozwój rynku usług zarządzania informacją przebiega bardzo podobnie jak kiedyś we Francji. Obecnie w naszym kraju o klientów konkuruje kilka potężnych firm. Popyt na usługi tego typu w Polsce ma tendencję wzrostową. Rynek ten będzie się dalej rozwijał, może więc znaleźć się na nim miejsce dla dużego gracza - mówi Marc Rocagel.
Ewelina Łojek
PRZECZYTAJ ARTYKUŁY
Franczyzobiorcę MBE z Kędzierzyna-Koźle do współpracy przekonała między innymi szeroka paleta usług firmy. Jak sobie radzi dzisiaj?
Czym naprawdę jest sprzedaż, jakie emocje towarzyszą obu stronom podczas procesu sprzedaży – o tym rozmawiamy z Joanną Procyszyn, trenerem sprzedaży w Sandler Training.
DlaWas.info ma niskie koszty prowadzenia działalności. Co firma oferuje partnerom?
Sieć oferująca m.in. zarządzanie przesyłkami chce mocniej wejść na rynek małych i średnich firm, a potem także dużych spółek.
Biura rachunkowe mają dzisiaj prawdziwe żniwa. Jak otworzyć taki biznes we franczyzie?
NAJCZEŚCIEJ CZYTANE
– Sukces naszych lokali potwierdza słuszność idei otwierania wine barów, w opozycji do dużych restauracji z kartami win – mówi Piotr Stryszowski z Subtilité Wine&Bar.
Decydując się na własną firmę, mamy do wyboru dwie drogi – zbudować ją od podstaw lub zainwestować w sprawdzony pomysł na biznes. Właśnie nadarza się idealna okazja, żeby skorzystać z drugiego rozwiązania, bowiem 15-16 marca na PGE Narodowym odbędą się Targi Franczyza.
Pieczarkarnia to opłacalny biznes nawet na niedużą skalę. Właściciel jednej hali zbiera plony co sześć tygodni. Gdy ma się więcej pomieszczeń – wtedy na zyski można liczyć co tydzień.
Bez względu na to czy na inwestycję we własną firmę masz kilka, czy kilkaset tysięcy złotych, na Targach Franczyza znajdziesz biznes na miarę grubości swojego portfela.
Czy zielona energia to moda, ideologia czy szansa na zarobienie dużych pieniędzy? Piotr Markowski z Corab SA wyjaśnia, w które biznesy z branży OZE warto inwestować.
POPULARNE NA FORUM
Rośnie franczyza spedycyjna
Mój znajomy starał się o franczyzę spedycyjna i po rozmowie mogę powiedzieć że odradzam się pchać w ten biznes 1 weksel na dość sporą kasę mimo że firma nic ci...
Copywriting sprzedażowy
A jak zamierzasz weryfikować wzrost sprzedaży dzięki Twoim tekstom?!
Copywriting sprzedażowy
Co sądzicie o tym, by jako copywriter sprzedażowy zastosować model zysku polegający na pobieraniu np. 10-15% zysku klienta w zamian za spełnienie danych warunków np....
Agencja reklamowa przyjdzie do klienta
Jestem franczyzobiorcą, który w sieci Xeromatic pracuje i zarabia. Polecam ten system innym osobom, które chcą otworzyć własny biznes. Zapraszam do bezpośredniego...
Jak pozycjonować stronę internetową?
Pozycjonowanie bardzo wpływa na wyszukiwania w Google. No i faktycznie należy je zlecić agencji e-commerce.
Agencja marketingowa - czy warto?
Oczywiście, że warto, jeśli ktoś ma opcję skorzystania z pomocy agencji mieszczącej się w stolicy, to serdecznie polecam firmę z którą współpracuje - Agencję 4...
Księgowość we własnej firmie
U nas również postawilismy na system do zarządzania zasobami ludzkimi z modułami do fakturowania.
Szkolenia sprzedażowe
Dzień dobry, czy wie ktoś z Państwa kto prowadzi szkolenia sprzedażowe czy szkolenia dla handlowców?