01.07.2014

Zakładamy własną firmę - procedury krok po kroku

Zakładając własną działalność masz do wyboru dwie drogi: możesz otworzyć firmę pod własną marką albo przystąpić do sieci franczyzowej.

Bez względu na to, którą drogę wybierzesz, musisz zarejestrować firmę. Zastanów się również, jaką formę prawną ma posiadać twoja firma. Inne wymagania trzeba spełnić zakładając jednoosobową działalność gospodarczą bądź spółkę cywilną, inne tworząc spółkę prawa handlowego (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością). Każda z tych form prowadzenia działalności ma swoje zalety i wady.

Grafika zamknięcie firmy. Fot. PROFIT system

Cała procedura zakładania firmy wydaje się być skomplikowana.

Jednoosobowa działalność jest zdecydowanie najprostszym sposobem na uruchomienie własnego biznesu. Sprawdzi się, jeśli chcesz prowadzić mały, lokalny sklep. Musisz jednak wiedzieć, że w razie niepowodzenia przed dłużnikami odpowiesz całym swoim majątkiem. Inaczej jest w przypadku spółek prawa handlowego. Przykładowo, w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wspólnik spółki nie odpowiada za jej zobowiązania. Dłużnik może dochodzić zapłaty wierzytelności jedynie z majątku spółki. Tę formę prowadzenia działalności polecamy, jeśli myślisz o prowadzeniu biznesu na dużą skalę, np. o założeniu hurtowni.

Biznesmen z myszką w dłoni

W lipcu 2011 weszły w życie przepisy, które teoretycznie umożliwiają założenie firmy przez internet, jednak mimo kolejnych udogodnień wizyta w urzędzie nas nie ominie. Działalność gospodarczą w dalszym ciągu można rozpocząć w tradycyjny sposób, czyli odwiedzając kolejne urzędy i zostawiając w nich poszczególne druki i dokumenty. Żeby założyć firmę przez internet potrzebny będzie podpis kwalifikowany lub "zaufany profil” na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej. Oczywiście jeden i drugi sposób wymaga tradycyjnego potwierdzenia tożsamości, czyli wizyty w odpowiednim urzędzie.

Firma na nowe milenium

Przedsiębiorca XXI wieku swoją przygodę z biznesem rozpoczyna oczywiście w internecie, od wpisania w wyszukiwarkę adresu ePUAP.gov.pl. Jest to elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, za pośrednictwem której obywatele mogą załatwić sprawy urzędowe nie wychodząc z domu. Na stronach ePUAP można pobrać formularz CEIDG-1, czyli wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, który zastąpił dotychczasowy wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej (sławne „Jedno okienko”). Nowy formularz jest jednocześnie zgłoszeniem podmiotu do urzędu statystycznego (który nadaje firmie numer REGON), urzędu skarbowego (gdzie firma uzyska swój NIP) oraz do ZUS-u lub KRUS-u.

W formularzu CEIDG-1 należy podać wszystkie informacje dotyczące właściciela firmy, a więc imię i nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL, NIP, informację o obywatelstwie, adres zamieszkania i adres do korespondencji. Do formularza trzeba również wpisać dane dotyczące firmy, czyli jej adres (może być tożsamy z adresem zamieszkania), telefon oraz nazwę firmy. Zanim ulokujemy firmę we własnym mieszkaniu trzeba dowiedzieć się, czy regulamin spółdzielni , albo wspólnoty mieszkaniowej nie wymaga od przedsiębiorcy uzyskania specjalnej zgody na prowadzenie firmy.

Nowy formularz wymaga od przyszłego przedsiębiorcy potwierdzenia szeregu zdolności prawnych. Będziesz więc musiał oświadczyć, że nie masz ograniczonych zdolności do czynności prawnych, nie masz zakazu prowadzenia działalności gospodarczej ani zakazu wykonywania określonego zawodu oraz że możesz prowadzić działalność związaną z wychowaniem, leczeniem, edukacją małoletnich lub opieką nad nimi.

Wybierając nazwę własnego biznesu trzeba sprawdzić, czy na rynku nie działa już firma, która nazywa się identycznie jak nasza. W nazwie trzeba też unikać myślników, przecinków czy kropek (chyba, że prowadzimy e-biznes, który nazywa się jak strona internetowa), bo to utrudnia właściwe zapisanie nazwy.

PKD

We wniosku o zarejestrowanie firmy trzeba także określić rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej i podać jej kod zgodny z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD), który można znaleźć na stronie www.pkd-24.pl. Niezbędne informacje dotyczące tego, jakie aktywności mieszczą się w ramach określonej działalności oraz ich kody można oczywiście znaleźć w internecie na stronach Głównego Urzędu Statystycznego. Na druku CEIDG-1 musisz wpisać podstawową działalność, ale można tam również podać kody innych działalności, które planujesz wykonywać w przyszłości. Jeśli nie wiesz, w jakim kierunku będzie rozwijać się firma, kolejne kody z PKD możesz dodawać na bieżąco aktualizując wpis w ewidencji.

Forma opodatkowania

Kilka dobrych lat temu świeżo upieczony przedsiębiorca oprócz wizyty w urzędzie gminy musiał przespacerować się do urzędu skarbowego, żeby wybrać formę opodatkowania działalności. Teraz formę opodatkowania oraz sposób prowadzenia rachunkowości wybierany jest już w trakcie wypełniania wniosku, a informacje o tym zostaną przekazane do odpowiedniego urzędu. Przedsiębiorcy mają do wyboru cztery formy opodatkowania: opodatkowanie na zasadach ogólnych według skali podatkowej (18 % i 32%), podatek liniowy (19%), ryczałt ewidencjonowany i kartę podatkową.

Zanim rozpoczniesz działalność warto zastanowić się, czy twoja firma będzie płatnikiem VAT-u. Firmy, których roczne przychody nie przekraczają 150 tys. zł są z tego obowiązku zwolnione, ale mogą zgłosić chęć płacenia tego podatku.  Podatek VAT trzeba wpłacać do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczanym (czyli podatek za maj płacimy do 25. czerwca), z fiskusem można też rozliczać się kwartalnie.

Jeśli obroty realizowane przez naszą firmę przekraczają 20 tys. zł rocznie wówczas musimy się zaopatrzeć w kasę fiskalną.

ZUS

Nowy formularz zgłasza przedsiębiorcę do jako płatnika składek, ale nie zgłasza go jako osoby ubezpieczonej. Dlatego musisz dostarczyć do ZUS-u wypełnione druki ZUA, na których zgłaszasz do ubezpieczenia siebie i twoich współpracowników. Do ubezpieczenia musisz zgłosić każdego nowego pracownika firmy w ciągu siedmiu dni od jego zatrudnienia. Zgłoszenia możesz dokonać on-line w e-inspektoracie ZUS-u, ale przesyłane w ten sposób dokumenty muszą mieć kwalifikowany e-podpis.

Na koniec zostaje jeszcze poinformowanie państwa o tym, kiedy chcesz ruszyć z biznesem. Data rozpoczęcia działalności nie musi być tożsama z dniem złożenia wniosku, może to być data późniejsza. Trzeba jednak pamiętać, że jest to data, która nakłada na przedsiębiorcę obowiązek ubezpieczeń, co oznacza, że od tego momentu ZUS rozpoczyna naliczanie składek.

Elektroniczny podpis

Żeby wypełniony formularz był ważny, musi być podpisany. Może to być odręczny podpis, wówczas wydrukowany i podpisany dokument możesz wysłać pocztą lub zanieść do urzędu gminy. Jeśli chcesz złożyć formularz on-line, wówczas musisz go podpisać w odpowiedni sposób. Ministerstwo Gospodarki, oprócz tradycyjnego podpisu, uznaje jeszcze podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym oraz przesłanie wniosku poprzez "zaufany profil” w ePUAP.

Za podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym będziesz musiał zapłacić ok. 300 zł. To aplikacja, która umożliwia podpisywanie dokumentów do ZUS-u, urzędu skarbowego czy wystawiania elektronicznych faktur.

Drugi sposób to "zaufany profil” w ePUAP. Na platformie, z której pobierałeś wcześniej wniosek o założenie firmy, należy założyć profil, który potwierdza tożsamość obywatela w systemach elektronicznej administracji i pozwoli załatwiać wiele spraw urzędowych on-line. Profil jest bezpłatny, a jego założenie trwa chwilę, jest jednak małe „ale”. Żeby potwierdzić tożsamość w „zaufanym profilu” musisz udać się do jednego z punktów potwierdzających, które znajdują się w różnych urzędach na terenie całego kraju (lista placówek znajduje się na stronie internetowej ePUAP.pl). Dopiero wówczas możesz wysłać wniosek CEIDG-1 i kontaktować się z innymi urzędami przez internet.

Bank

Każdy przedsiębiorca musi posiadać firmowy rachunek bankowy. Zgodnie z ustawą z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej: „Rozliczenia z tytułu dokonywania lub przyjmowania płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następują za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy: stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro (…)”. Konto firmowe służy również do rozliczeń z ZUS-em oraz Urzędem Skarbowym.
Zazwyczaj opłaty za prowadzenie firmowego rachunku są znacznie wyższe niż w przypadku kont osobistych. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą nie muszą otwierać rachunku firmowego, o ile nie łamie to regulaminu banku. Jest to duże ułatwienie dla samozatrudnionych i osób prowadzących małe przedsiębiorstwa.

Do otworzenia firmowego konta bankowego, będziemy potrzebowali m.in.

  • dowód osobisty;
  • zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub wypis z KRS;
  • zaświadczenie o nr REGON (zarówno oryginał, jak i kserokopie);
  • pieczątkę firmową.

 

Przed wizytą w banku warto upewnić się, czy instytucja nie wymaga przedstawienia jeszcze innych dodatkowych dokumentów. W banku, po wypełnieniu wniosku o założenie rachunku bieżącego dla działalności gospodarczej, zostanie przyznane twojej firmie konto.

myszka Logitech

Przedsiębiorca XXI wieku swoją przygodę z biznesem rozpoczyna oczywiście w internecie.

Sanepid

W przypadku niektórych rodzajów działalności odbioru miejsca, gdzie będzie wykonywana działalność, musi dokonać Sanepid. W kontaktach z tą instytucją znów pomocny będzie „zaufany profil” w ePUAP, bo tylko w ten sposób można wysłać elektroniczne zgłoszenie.

Jeśli zamierzasz prowadzić np. działalność gastronomiczną lub kosmetyczną, wówczas czeka cię nieco bliższy kontakt z tą instytucją. Sanepid musi zaaprobować projekt lokalu oraz to, w jaki sposób zostanie on dostosowany do prowadzenia działalności. Dopiero po otrzymaniu zgody można przystąpić do prac remontowych, które również kończą się spotkaniem z inspektorem Sanepidu. Na 30 dni przed planowanym uruchomieniem działalności do Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego trzeba złożyć wniosek o zatwierdzenie zakładu i wpis do rejestru. Na odbiór lokalu należy przygotować następujące dokumenty: umowę najmu lokalu lub akt własności, KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, numery REGON i NIP, sprawozdanie z badań próbki wody, umowę na wywóz śmieci, protokół pomiarów wydajności i głośności wentylacji mechanicznej.

Cała procedura zakładania firmy wydaje się być skomplikowana, ale prawdopodobnie w trakcie prowadzenia własnego biznesu, spotkasz się z wieloma większymi trudnościami.

Biznes w spółce

Nieco inaczej przebiega proces rejestracji przedsiębiorcy, który chce założyć spółkę prawa handlowego (np. spółka akcyjna, spółka jawna). Najpierw musisz sporządzić umowę spółki. Od jej formy prawnej zależy, czy umowa będzie sporządzona w formie aktu notarialnego (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), czy wystarczy zwykła forma pisemna (spółka jawna, spółka partnerska). Następnie powinieneś udać się do Sądu Rejestrowego. Tam, według ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w jednym okienku składasz kilka wniosków: wniosek o nadanie numeru REGON, zgłoszenie płatnika składek według przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych oraz wniosek o nadanie numeru NIP. Następnie uiszczasz opłatę sądową w wysokości 1 tys. zł, a także opłatę za ogłoszenie założenia spółki w dzienniku urzędowym Monitor Sądowy i Gospodarczy w wysokości 500 zł.

Firma dla ambitnych

Jeśli postanowiłeś otworzyć np. sklep spożywczy lub bar czekają cię pewne utrudnienia. Takie firmy muszą uzyskać kilka zezwoleń. Pamiętaj też o ograniczeniach. Po pierwsze, liczba barów i sklepów z alkoholem jest z góry określona. Ustala ją rada gminy, a do założenia takiego punktu potrzebna jest jej pozytywna opinia. Po drugie, na prowadzenie takiej działalności musisz uzyskać zezwolenie wójta, burmistrza bądź prezydenta miasta, właściwego ze względu na lokalizację takiego punktu. Jak je zdobyć? Do odpowiedniego urzędu miasta należy złożyć wniosek o wydanie zezwolenia. Taki wniosek powinien zawierać:

  • oznaczenie rodzaju zezwolenia;
  • oznaczenie samego przedsiębiorcy (miejsce prowadzenia działalności oraz jej adres);
  • numer ewidencji działalności gospodarczej lub rejestru przedsiębiorców KRS;
  • przedmiot prowadzonej działalności (np. bar) oraz jego adres;
  • adres punktu, w którym będzie składowany alkohol.

Do wniosku dodatkowo trzeba jeszcze załączyć następujące dokumenty: zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub rejestru przedsiębiorców (KRS), czy też tytuł prawny do lokalu, w którym ma się odbywać sprzedaż alkoholu (np. umowa najmu lub akt notarialny sprzedaży). Należy również pamiętać o tym, że zezwolenia wydaje się oddzielnie na różne rodzaje alkoholu. Jeśli chciałbyś sprzedawać w jednym punkcie zarówno piwo, jak i wino, musisz ubiegać się o dwa zezwolenia. Nie myśl jednak, że jeśli raz pomyślnie przejdziesz wszelkie wymagane procedury i uzyskasz zezwolenie, będziesz miał je "na wieki". Zezwolenia wydaje się bowiem na czas oznaczony. W przypadku sprzedaży alkoholu przeznaczonego do spożycia poza miejscem sprzedaży (sklep spożywczy) zezwolenie otrzymuje się na dwa lata. Jeśli zaś chodzi o sprzedaż alkoholu spożywanego w miejscu sprzedaży zezwolenie będzie obowiązywać przez cztery lata.

 

Procedury krok po kroku
Krok Jednoosobowa działalność gospodarcza Spółka cywilna Spółka z o. o.
1. Umowa spółki Nie dotyczy Umowa w zwykłej formie pisemnej Umowa w formie aktu notarialnego
2. Rejestracja działalności Ze strony ePUAP.gov.pl pobieramy formularz CEIDG-1, który zgłasza naszą firmę do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, ZUS/KRUS, urzędu skarbowego i urzędu statystycznego. Firmę możemy również zgłosić w urzędzie gminy Sąd rejestrowy: REGON, NIP, zgłoszenie płatnika składek ZUS
3.Wybór szczególnej formy opodatkowania Na formularzu CEIDG-1 określamy formę opodatkowania(podatek liniowy, ryczałt, karta podatkowa) oraz sposób prowadzenia rachunkowości. Nie dotyczy, osoby prawne płacą CIT w wysokości 19% dochodu.
4. Ubezpieczenie społeczne Zgłoszenie do ZUS-u ubezpieczonych pracowników (siedem dni od daty zatrudnienia). Zdalne – jeśli mamy kwalifikowany e-podpis.
5. Konto bankowe Wybrany bank: wniosek o otwarcie rachunku z załączonym dokumentem potwierdzającym prowadzenie działalności gospodarczej lub spółki prawa handlowego, założenie konta bankowego jest niezbędne m.in.dla płatników VAT
6. Rejestracja płatnika VAT Urząd skarbowy: należy wypełnić formularz dostępny w urzędzie lub na stronie internetowej i wnieść opłatę w wysokości 170 zł, wniosek musi być złożony przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej

Konsultanci PROFIT system