Osobisty wymiar zarządzania

Oto historia Darka, którego poznałam na jednym z prowadzonych przeze mnie szkoleń. Właśnie rozpoczął działalność zawodową na własną rękę. Wprawdzie otrzymał wsparcie od firmy ubezpieczeniowej, której był przedstawicielem, ale codzienne obowiązki związane z obsługą klientów były wyłącznie na jego głowie. Od początku miał problem z punktualnością. Spóźniał się na spotkania, na których miał prezentować swoją ofertę. Zostawiał w biurze niezbędne do realizacji zleceń wydruki. Zdawało mu się, że bez przerwy za czymś goni, a jednocześnie wiele spraw zostawało niezałatwionych. Początki były naprawdę trudne. Już pierwsi klienci zaczęli wątpić w jego solidność, a marketing szeptany zamiast sprzymierzeńcem mógł okazać się wrogiem.

Kłopoty Darka wynikały z deficytów w organizacji siebie, swojego otoczenia i zadań. Świeżo upieczony przedsiębiorca nie wiedział, czym jest planowanie. Naiwnie wierzył, że  wszystko, co sobie wymyśli – od spotkań z klientami, po prowadzenie księgowości i życie prywatne – zdoła upchnąć w 24 godziny. Codzienność coraz bardziej odzierała go ze złudzeń. Postawiony pod ścianą rozpaczliwie rzucał się w wir pracy, przez co zaniedbywał sen, jedzenie i relacje rodzinne.

Najpierw potrzebował zrozumieć, czym jest zarządzanie sobą w czasie. Przede wszystkim  Darek nauczył się dzielić zadania na ważne – nieważne oraz pilne – niepilne. Dzięki niej wiedział, którymi sprawami trzeba zająć się natychmiast, a jakie może w ogóle zignorować – zyskując tym samym sporo czasu.

Sprawy ważne i pilne to takie, które wymagają natychmiastowej reakcji. Ich niezałatwienie może być początkiem poważnych kłopotów dla firmy. Zadania pilne i nieważne mogą zostać przekazane do realizacji w późniejszym terminie albo wykonane przez inne osoby. Rozwiązanie idealne to takie, gdy swoje obowiązki możemy rozplanować w czasie, przypisując do nich konkretne zasoby, jakie zamierzamy wykorzystać (sprzęt, ludzi, swoje talenty i umiejętności). Te zadania sklasyfikujemy jako ważne i niepilne. I ostatnia kategoria, która dla Darka była wielkim odkryciem. Okazało się, że w ciągu dnia traci masę czasu na rzeczy, które ani nie są ważne, ani pilne. Było to przeglądanie stron internetowych, pogawędki ze znajomymi czy śledzenie portali społecznościowych. Wszystko to z perspektywy skuteczności działania jego firmy było bezwartościowe, a pożerało cenne minuty. Ostatecznie więc Darek nauczył się porządkować zadania, jakie miał do wykonania, według priorytetów. Raz w tygodniu planował to, co ma do wykonania przez najbliższe siedem dni. Pilnował, aby każdy dzień miał jasno określony harmonogram, a czas przeznaczony na zaplanowane zadania był realny i zawierający margines bezpieczeństwa, w który można było wpisać nieprzewidziane zdarzenia.

Jego wielkim sukcesem było zrozumienie, jak ważne jest, by zaczęte czynności kończyć od razu. Jeśli więc sprawdzał e-maile, to niezwłocznie odpisywał na te, które przeczytał. W sytuacji, gdy wiedział, że nie ma na tę czynności czasu, rezygnował ze sprawdzania poczty w ogóle. Nic go wówczas nie odciągało od obowiązków i nic nie zostawało do zrobienia na później. Nauczył się segregować dokumenty, dzięki czemu łatwo je odnajdował i szybko mógł się przygotować na spotkanie ofertowe z klientem. W efekcie tak się dużo spokojniejszy, co było ważnym czynnikiem w zarządzaniu jego wizerunkiem profesjonalisty.  W sześć tygodni Darek stał się nowym, lepszym, bo skutecznym przedsiębiorcą.