Nowy wymiar księgowości

Arkadiusz Szwak pracuje w branży księgowej od ponad 30 lat. 15 lat temu stworzył własną firmę, która dziś zatrudnia 50 osób i obsługuje 100 tys. faktur miesięcznie. Jej młodszą siostrą jest spółka SpiceSolutions, która oferuje nowoczesne systemy do digitalizacji usług księgowych, kadrowo-płacowych i controlligu.

– Z wykształcenia jestem księgowym, jednak pamiętam, że już na etapie wyboru kierunku studiów szukałem czegoś związanego z ergonomią. Zawsze uważałem, że jeśli da się coś zrobić szybciej, prościej, przyjemniej, to trzeba taką możliwość wykorzystać. Pamiętam, gdy po raz pierwszy w życiu wsiadłem do volvo. Pomyślałem wtedy: jak tu wszystko jest idealnie zaprojektowane. Później przeczytałem, że firma Volvo zatrudnia najlepszych specjalistów od ergonomii. Podobnie jest z księgowością, która jest doskonałym polem do optymalizacji procesów – opowiada Arkadiusz Szwak.

Nagły zwrot akcji

Arkadiusz Szwak przyznaje, że pomysł na SpiceSolutions dojrzewał kilka lat. Jednym z impulsów do jego wprowadzenia w życie był nagły rozwój jednego z klientów, który spowodował, że z 300 faktur do zaksięgowania w tym samym czasie zrobiły się trzy tysiące.

Dzięki pozyskanym dotacjom unijnym Arkadiusz Szwak zatrudnił programistów, którzy w 2012 r.
– zgodnie z jego zamysłem – stworzyli oprogramowanie przyspieszające obieg informacji w firmie. Na jego bazie powstało kilka innowacyjnych systemów. eCurcuma  umożliwia elektroniczny obieg dokumentów: zamówień, faktur, umów i korespondencji. eGinger dygitalizuje procesy kadrowo-płacowe, a eSaffron – raportowanie business intelligence. eWasabi to system organizacji i nadzoru realizacji projektów, natomiast eMelissa z wykorzystaniem sztucznej inteligencji weryfikuje wiarygodność kontrahentów, rozliczeń podatkowych i sprawozdań finansowych.

Z oferty SpiceSolutions korzysta obecnie ok. 3 tys. użytkowników na całym świecie. Oprogramowanie firmy obsługuje rocznie 200 tys. dokumentów i 4 tys. wniosków urlopowych.

Korzyści dla klienta są bezsprzeczne. Jak tłumaczy Arkadiusz Szwak, standardowy obieg dokumentów (bez digitalizacji albo za pomocą prostych programów komputerowych) – od księgowości, poprzez kadry, po controlling – zajmuje około 60 dni.

– My na początku robiliśmy to w godzinę. Po rozwinięciu oprogramowania doszliśmy do sześciu minut, a dziś zajmuje nam to zaledwie siedem sekund – mówi Arkadiusz Szwak.

Rozwój SpiceSolutions wspiera jej starsza siostra, która działa w światowym towarzystwie branżowym, zrzeszającym 300 firm księgowych z całego świata.

– Wniosek z przeprowadzonego audytu kwalifikującego nas do stowarzyszenia był taki, że wykorzystujemy rozwiązania, o których firmy zagraniczne rozmawiają od kilku lat. Mamy szansę im zaprezentować nasz system. Warto w tym miejscu wspomnieć, że w pod koniec 2024 r. polski rząd ogłosił projekt Cyfryzacja 2035. Część uwzględnionych w nim działań my wdrażaliśmy już kilkanaście lat temu  – mówi Arkadiusz Szwak.

Efektywność w górę o niemal 300 proc.

Spice Solutions działa wyłącznie w modelu B2B.

– Mamy wśród klientów pojedyncze działalności gospodarcze, ale też firmy zatrudniające kilka tysięcy osób – opowiada Arkadiusz Szwak.

Z systemu korzystają przedsiębiorstwa z różnych branż.

– Przykładowo, w polskim oddziale firmy Bosch z czterech działów księgowości zaprojektowaliśmy jeden mniejszy o kilkanaście osób, który w niecałe półtora roku zaczął raportować 10 dni szybciej. Klient miał wytyczne, by digitalizować procesy, z jednoczesnym podniesieniem jakości. W dużym biurze rachunkowym w pięć lat zwiększyliśmy efektywność pracy jednej osoby aż o 273 proc. O tyle wzrosła liczba księgowanych przez nią faktur i obsługiwanych procesów. Digitalizacja powstępuje także w innych branżach, np.: logistycznej, transportowej czy produkcyjnej, gdzie częściej wykorzystuje się tablety, niż biega od działu do działu z kartkami i zszywaczem – mówi Arkadiusz Szwak.

Wdrożenie systemu SpiceSolutions nie wymaga od klienta inwestycji w środki trwałe.

– Użytkownik może korzystać ze swojego komputera, telefonu i podłączenia do internetu. Nie potrzebuje niczego więcej – mówi Arkadiusz Szwak.

Klienci rozliczają się ze SpiceSolutions na zasadzie abonamentu, którego wysokość jest uzależniona od rodzaju systemu i liczby użytkowników.

– Usługa księgowa, a więc wspomagająca ją eCurcuma jest nieco bardziej skomplikowana niż np. obsługujący kadry i płace eGinger, dlatego jest on tańszy. Klient ponosi również jednorazową opłatę za wdrożenie, która wynosi 7-13 tys. zł. Model SaaS (ang. Software as a Service), na który planujemy przejść, zlikwiduje tę płatność, ponieważ klient będzie mógł dokonać wdrożenia samodzielnie – zapowiada Arkadiusz Szwak.

Polsko-włoska współpraca

Zespół SpiceSolutions tworzy 11 osób, w tym programiści, konsultanci i wdrożeniowcy.

– Mamy dwie serwerownie, które wymieniają się danymi – mówi Arkadiusz Szwak.

Na jednej z konferencji SpiceSolutions nawiązała kontakt ze spółką z Włoch, która zrzesza pięć mniejszych firm księgowych, doradczych i prawniczych.

– Włosi tak się zafascynowali naszym systemem, że wspólnie z nimi założyliśmy firmę SpiceSolutions.it. z siedzibą w Rzymie. Obecnie zajmuje się ona digitalizacją prywatnej kliniki, która zatrudnia ok. 300 osób – mówi Arkadiusz Szwak.

Z systemu SpiceSolutions korzystają jednak nie tylko Włosi.

– Podczas ubiegłorocznej konferencji w Wiedniu zaprezentowaliśmy nasz produkt około stu firmom. Skorzystać z niego zdecydowały się przedsiębiorstwa z Singapuru, Hongkongu, Dominikany, Francji, Hiszpanii i Salwadoru. Zainteresowanych zapraszamy do naszego laboratorium. Przykładowo, Włosi, przyjechali do Poznania, spędzili u nas trzy dni i podjęli decyzję o współpracy. To jest tak, jak z samochodami – sprzedawcy wolą je udostępnić potencjalnym klientom na weekend, aby mogli je przetestować – mówi Arkadiusz Szwak.

Mocną stroną SpiceSolutions jest brak ujemnej rotacji klientów.

– Jak już się wejdzie w system i zobaczy jego skuteczność, to trudno zrezygnować. To jest jak z dwoma monitorami, których używanie często zalecamy. Nawet jeśli ktoś jest sceptycznie nastawiony, to potem trudno mu wrócić do jednego ekranu – mówi Arkadiusz Szwak.

Zwraca jednocześnie uwagę na coraz większy nacisk, jaki na digitalizację kładą rządy. Przykładowo, w Polsce w 2026 r. etapami będzie wprowadzany Krajowy System e-Faktur (KSEF).

– Do 2029 r. z papierowego obiegu dokumentów będą musiały zrezygnować wszystkie kraje Unii Europejskiej. W 2024 r. na taki krok zdecydowała się Malezja, a w 2025 r. jej drogą podąży Singapur. Warto jednak zwrócić uwagę, że w Azji tylko najbogatsze firmy mogą sobie pozwolić na digitalizację, która jest bardzo droga. Sektor małych i średnich przedsiębiorstw nadal operuje na papierze. Jeśli jednak rząd danego kraju ustanowi taki system obowiązkowym, to firmy będą musiały mieć narzędzia do jego wdrożenia – mówi Arkadiusz Szwak.

Samonakręcająca się machina

Firma ma ambitne plany na przyszłość. Rozważa dwa scenariusze na 2025 r. – debiut na giełdzie albo pozyskanie inwestora. Bez względu na to, jak rozwinie się sytuacja, SpiceSolutions będzie działać we wspomnianym już modelu chmurowym SaaS.

– To jest nasz główny cel. Uważamy, że w ciągu najbliższych 10 lat albo coś będzie SaaS, albo przestanie istnieć. Usługa w chmurze będzie przyjazna w użytkowaniu, transparentna i łatwa w serwisowaniu. Będzie też jeszcze szybsza – zapewnia Arkadiusz Szwak.

Przyznaje też, że dotychczas firma nie prowadziła żadnych działań wspierających sprzedaż.

– Dopiero teraz jesteśmy na etapie poszukiwania handlowca. Chcemy rozwinąć sprzedaż przez relacje, a także wzmocnić naszą obecność w roli ekspertów na targach i konferencjach – opowiada Arkadiusz Szwak.

Uruchamiamy platformę do obsługi prostych procesów księgowych

KOSZTY INWESTYCYJNE

• przygotowanie platformy: 120 tys. zł
• wstępny marketing: 20 tys. zł

RAZEM: 140 tys. zł

KOSZTY MIESIĘCZNE

• utrzymanie platformy i rozwijanie jej o dodatkowe funkcje: 70 tys. zł
• koszty pracownicze (zakładamy, że zespół składa się z pięciu osób): 90 tys. zł
• marketing: 10 tys. zł

RAZEM: 170 tys. zł

Spodziewane przychody miesięczne

• Zakładamy koszt miesięcznej subskrypcji na poziomie 100 zł i średnio 2,5 tys. aktywnych użytkowników miesięcznie.

RAZEM: 250 tys. zł

SPODZIEWANE DOCHODY

250 tys. zł minus 170 tys. zł  

DOCHÓD PRZED OPODATKOWANIEM

80 tys. zł

Przedstawione zestawienie jest jedynie przykładowe – sugerujemy wykonanie własnego biznesplanu dla konkretnych warunków biznesowych.