Jak złapać pracownika na oszustwie?

W ostatnich 12 miesiącach kontrole zwolnień lekarskich wśród pracowników w jednej z popularnych franczyz gastronomicznych ujawniły, że aż w 42 proc. przypadków dopuścili się oni nadużyć przebywając na L4. Conperio, największa i najbardziej doświadczona na polskim rynku firma doradcza zajmująca się problematyką absencji chorobowych, współpracuje z 13 organizacjami franczyzowymi. Dzięki wprowadzonym procedurom odnotowały one obniżenie wskaźników absencji wśród personelu nawet o 2,3 proc. (firmy zazwyczaj borykają się z kilkuprocentową absencją chorobową, absencja na poziomie kilkunastoprocentowym uznawana jest przez specjalistów za tzw. absencję ”patologiczną”).

Wakacje, imprezy, dodatkowa praca –  wszystko na L4

Pracodawcy zmagają się z trudnościami związanymi z zastępowaniem pracowników na zwolnieniach, co negatywnie wpływa na płynność działania wielu firm. Naruszenia, których dopuścili się pracownicy franczyz to m.in. wyjazdy zagraniczne, wycieczki weekendowe, wypady na ryby, odpłatnie wykonywanie rzęs czy prace porządkowe w gospodarstwie. Pracownicy wykorzystują zwolnienia lekarskie także do udziału w imprezach towarzyskich, podczas których spożywają alkohol. Co więcej, notorycznym zjawiskiem jest tzw. „mostkowanie”, które polega na pobieraniu zwolnień chorobowych, w terminach umożliwiających połączenie ze sobą dni świątecznych i weekendów. Cel? Uzyskać jak najwięcej wolnego, nie wykorzystując przy tym urlopu. Sytuacji nie poprawiają teleporady, które są dla podwładnych bardzo często sposobem na szybkie i łatwe uchylenie się od obowiązków zawodowych.

Masz podejrzenia nadużyć w Twojej firmie? Z pomocą przychodzi Conperio

Z danych ZUS wynika, że w 2023 roku zarejestrowano w całym kraju aż 27 mln zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy. Conperio kontroluje na zlecenie pracodawców ponad 30 tys. zwolnień chorobowych rocznie, z których średnio około 35% stanowią różnego rodzaju nadużycia. Przedsiębiorstwo od ponad 15 lat realizuje kompleksowo audyt absencji, wspierając klientów m.in. przy podjęciu decyzji o niewypłaceniu pracownikom wynagrodzenia za okres objęty zwolnieniem. Ekspertom Conperio zaufało już ponad 170 korporacji na terenie całego kraju. Ta sama usługa realizowana jest również dla mniejszych podmiotów, bez czasochłonnej i skomplikowanej procedury.

– Problem absencji chorobowej jest złożony i nie sprowadza się jedynie do liczby zwolnień oraz przypadków oszustw. Konieczne jest zrozumienie struktury absencji, w tym m.in. wpływu nieodpowiednich warunków pracy czy relacji pracowników z przełożonymi. Kontrole zwolnień lekarskich przyczyniają się do podniesienia świadomości wśród pracowników na temat odpowiedzialnego korzystania z L4. Dzięki temu, możliwe jest obniżenie wskaźnika absencji poprzez zredukowanie liczby nadużyć związanych z niewłaściwym wykorzystywaniem zwolnień lekarskich. Celem pracodawcy jest nie tylko wyłapanie „czarnych owiec”, ale pokazanie, że nie zgadza się na proceder wykorzystania zwolnień chorobowych niezgodnie z przeznaczeniem w swojej firmie. Przywrócenie naturalnego poziomu absencji w przedsiębiorstwie błyskawicznie potrafi przełożyć się na bieżącą kondycję finansową i poprawę klimatu organizacyjnego – mówi Mikołaj Zając, prezes i założyciel Conperio. 

Ekspert dodaje, że niezwykle wartościowe okazują się również wywiady prowadzone anonimowo z pracownikami podczas kontroli. Informacje pozyskane w trakcie takich spotkań często służą ulepszeniu procesów w firmie. W rezultacie, firmy mogą lepiej zarządzać zasobami ludzkimi, co przynosi wymierne korzyści dla całej organizacji.

Jak przebiega kontrola?

Jeżeli pracodawca ma wątpliwości, co do zasadności wykorzystywania „L4” przez pracowników, to zleca realizację kontroli. Każdy z kontrolerów posiada specjalną legitymację i zgodę na jej przeprowadzenie. Każdy krok kontroli jest dokumentowany w powiązanej z systemami monitoringu GPS aplikacji nadzorującej pracę kontrolerów. Sami kontrolerzy posiadają natomiast udokumentowaną wiedzę z zakresu HR i prawa pracy. Na miejscu przeprowadzają krótki anonimowy wywiad z zastanym pracownikiem. ZUS sugeruje, że jeśli kontrola pracownika przebywającego na „L4” była przeprowadzona w miejscu zamieszkania lub pobytu ubezpieczonego i osoby kontrolujące go nie zastały, należy ją w miarę możliwości ponowić. Finalnie szczegółowy raport z kontroli trafia do pracodawcy.

Aplikacja typuje, kto wykorzystuje „L4” w sposób nieprawidłowy 

Nieocenionym wsparciem w walce z absencją chorobową jest Pulpit Absencji. To pierwsza polska aplikacja webowa do zarządzania L4, służąca odciążeniu działów HR, które nie muszą już prowadzić czasochłonnych analiz w Excelu. Menedżerowie mają dostęp do wskaźników absencji chorobowej dla całego zakładu pracy, a także pojedynczych pracowników - m.in. liczby wygenerowanych dni chorobowego, liczby wygenerowanych zwolnień z analizą kalendarzową, wartość wygenerowanej absencji dla zakładu oraz danych rok do roku. Aplikacja daje przełożonym możliwość szczegółowej analizy z uwzględnieniem podziału na grupy długości trwania zwolnień – krótkie, długie, bardzo długie. Analizie poddawany jest też m.in. wskaźnik Bradford, czyli pomiar krótkich nieobecności w pracy - np. tzw. zwolnień „poniedziałkowych” lub „kacowych”. 

W oparciu o tak szczegółową analizę można błyskawicznie zapobiegać nieprawidłowościom w obszarze absencji, a osobę wykazującą niepokojące tendencje skierować bezpośrednio z poziomu aplikacji do kontroli zwolnienia chorobowego. W ramach działania aplikacji eksperci opracowali również system do monitorowania parametrów absencji chorobowej. Chodzi przede wszystkim o średnią długość trwania zwolnienia, procent zwolnień powyżej 30 dni, jaki jest odsetek zwolnień ze wskazaniem 1 i 2 oraz jaka jest liczba utraconych etatów. Wartości wskaźników ustalone zostały na podstawie wyliczeń i długoletniej współpracy z wieloma zakładami pracy.