Specjaliści od ślubów i wesel

Małgorzata Sokołowska zawód konsultantki ślubnej poznawała na kursach wedding plannerskich. – Jestem z wykształcenia biologiem molekularnym. Początkowo pracowałam w swoim zawodzie, ale chciałam robić coś, co da mi większy kontakt z ludźmi – opowiada Małgorzata Sokołowska.

Kursy dla wedding plannerów są organizowane zwykle przez większe agencje ślubne. Małgorzata Sokołowska ukończyła ich kilka, zanim, jak mówi, zdobyta wiedza złożyła jej się w pewną całość. – Ale teoria nie wystarcza. Żadne kursy nie przygotują w pełni do zawodu. Najwięcej nauczyłam się w praktyce – przyznaje.

Jej firma Stacja Ślub wystartowała na przełomie 2019/2020 roku. Pechowo, bo zaraz zaczęła się pandemia. Pierwszy sezon, a nawet dwa były praktycznie stracone, z powodu obostrzeń covidowych, zakazów i ograniczeń organizowania imprez. – Na szczęście pracowałam jeszcze wtedy na etacie i miałam zaplecze finansowe – wspomina Małgorzata Sokołowska.

Ale nie poddawała się i szukała niszy, która pozwoliłaby jej zarabiać. I znalazła, kierując się poniekąd lokalizacją swojej firmy, która ma siedzibę w Gdyni. Zajęła się organizacją plenerowych zaręczyn, na plaży, w urokliwych zakątkach. – Jeśli chodzi o organizację ekskluzywnych zaręczyn, byłam pionierem takich usług na naszym trójmiejskim rynku – relacjonuje Małgorzata Sokołowska. – Teraz mam klientów z całej Polski, głównie spoza Trójmiasta. Przyjeżdżają nad morze na urlop czy weekend i chcą właśnie tutaj się zaręczyć. Terminy trzeba obecnie rezerwować z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Do plenerowych zaręczyn szybko dołączyły śluby na plaży, które teraz są specjalizacją Stacji Ślub. Początkowo wynikało to z okoliczności pandemicznych, które pozwalały właściwie tylko na niewielkie imprezy, ze ściśle określoną liczbą uczestników, a takie właśnie małe uroczystości zwykle organizuje się na plaży. Później okazało się jednak, że rynek bardzo dobrze przyjął tę ofertę i jest na nią zapotrzebowanie. – Pamiętam pierwszy ślub, który zorganizowałam. To była para dojrzałych ludzi, z doświadczeniem życiowym, z dziećmi – opowiada Małgorzata Sokołowska. – Byliśmy całkiem sami na odludnej plaży. Do dziś mam z nimi kontakt.

Od teorii do praktyki

Niewielu jest mężczyzn zajmujących się tym zawodem. To zdecydowanie sfeminizowana branża. – Sądzę, że panów można policzyć na palcach jednej ręki – uśmiecha się Justyna Grzymała, właścicielka Grzymała Weddings.

Ona od zawsze lubiła organizować urodziny, przyjęcia, inne imprezy rodzinne i towarzyskie. Na studiach z zarządzania jako pracę licencjacką przygotowała biznesplan dla firmy wedding plannerskiej. To była w 2018 roku jeszcze mało popularna usługa w Polsce. Szybko postanowiła ten biznesplan wykorzystać w praktyce. – Obroniłam się w czerwcu, a już w październiku rejestrowałam firmę – opowiada. – Szybko okazało się, że życie jednak zweryfikowało moje teoretyczne założenia i wyliczenia.

Też skorzystała ze szkoleń branżowych, których jednak w tamtym czasie nie było zbyt wiele. Podobnie jak i konkurencji, co pozwalało szybciej się przebić.

Jako że bardzo dobrze mówi po angielsku i mieszkała dłuższy czas za granicą, Justyna Grzymała postanowiła znaleźć swoją niszę i skierować ofertę właśnie do mieszkających za granicą Polaków, którzy jednak ślub chcą wziąć w rodzinnym kraju. Od początku postawiła na pozycjonowanie firmy w Google i tą drogą znaleźli ją pierwsi klienci. Do dziś wspomina tamtą imprezę.

– Wesele odbywało się pod Warszawą. Mieliśmy wszystko dopięte i ustalone, ale wiadomo: papier wszystko przyjmie, a życie lubi zaskakiwać – opowiada Justyna Grzymała. – Przyszła ogromna burza, w całej okolicy zabrakło prądu, coś się nawet zapaliło na działce, na której było wesele. Ale staraliśmy się wszystko ogarnąć tak, aby para młoda o niczym się nie dowiedziała. Wszystko się udało, goście nawet tańczyli w deszczu.

Specjalistka od wszystkiego

Czym zajmuje się konsultant ślubny? Praktycznie wszystkim, co związane z organizacją ślubu. Doradztwo zaczyna się już przy wyborze daty. – Bywa, że para przychodzi do mnie z konkretnym terminem, w którym chcieliby wziąć ślub, a ja sugeruję im jednak zmianę. Bo np. to szczyt sezonu wakacyjnego i na plaży będą tłumy urlopowiczów, opalających się, przyglądających, robiących zdjęcia – wyjaśnia Małgorzata Sokołowska.

Kolejna sprawa to miejsce. Bywa, że przyszli małżonkowie mają już jakieś swoje wymarzone. Zadaniem konsultantki, jeśli to ślub w plenerze, jest wówczas sprawdzenie, czy możliwe jest zorganizowanie tam ślubu, czy uda się uzyskać potrzebne zgody, od lokalnego urzędu gminy, od właściciela gruntu. – Zdarza się, że urząd się nie zgadza. Wówczas proponuję państwu młodym inne miejsce. Mam w zanadrzu wiele lokalizacji, wzdłuż wybrzeża i nie tylko. Mogę zorganizować ślub także w innej części Polski – zapewnia Małgorzata Sokołowska.

Załatwia zgody na zorganizowanie imprezy plenerowej, na montaż namiotu, sprzętu i dekoracji. Czasem zdarza się, że w trakcie imprezy pojawia się kontrola, która sprawdza, czy te formalności zostały dopełnione.

Zanim wedding plannerka zajmie się organizacją imprezy, stara się jak najlepiej poznać klientów i ich upodobania. Pyta o ich zainteresowania, co lubią razem robić, jak się poznali, jaką lubią muzykę, kwiaty, w jakim stylu chcieliby urządzić imprezę, czy chcą mieć dodatkowe atrakcje w jej trakcie. Na podstawie tych rozmów konsultantka dobiera podwykonawców. – Z każdej grupy proponuję po kilku podwykonawców: florystów, dekoratorów, oświetleniowców, fotografów, didżejów, firmy cateringowe, ale też makijażystki, fryzjerów – wylicza Małgorzata Sokołowska. – Dobieram podwykonawców m.in. pod względem osobowości, by moje młode pary dobrze czuły się w ich towarzystwie w tym najważniejszym dniu. Staram się też, aby podwykonawcy reprezentowali różne style, tak by klienci mogli wybrać ten, który najbardziej im odpowiada. Doradzam parom, w co warto zainwestować, a co można sobie odpuścić, aby nie ponosić zbędnych wydatków. Ale ostateczną decyzję zawsze podejmuje klient.

Konsultantka wprowadza swoich klientów do ślubnego świata, przedstawia rozwiązania dopasowane do ich potrzeb, ale również załatwia fryzjera i makijażystkę dla panny młodej, może pójść z nią na zakupy i doradzić w sprawie sukienki ślubnej. Jednym słowem, parze młodej pozostaje tylko podpisać dokumenty. – Bywa, że wszystko odbywa się na odległość. W trakcie ustaleń bazujemy na rozmowach telefonicznych lub online. Klienci przyjeżdżają na gotowe – zdradza Małgorzata Sokołowska.

Zgodnie z harmonogramem

Justyna Grzymała organizuje 7-8 ślubów rocznie. Pilotuje pary w zasadzie od dnia zaręczyn do dnia ślubu. – Na  pierwszym spotkaniu tworzymy zarys, koncepcję dnia ślubu, którą później z czasem uzupełniamy szczegółami – zdradza właścicielka Grzymała Weddings. – Potrzebuję co najmniej podstawowych informacji. Po pierwsze, choć przybliżonej daty, jeśli nie miesiąc, to chociaż rok. Podobnie jeśli chodzi o miejsce. Państwo młodzi, kiedy przychodzą do mnie, raczej nie mają wybranej sali, ale dobrze, jeśli chociaż wskażą region. Ustalamy też preferencje. Czy to ma być w mieście, czy bliżej natury, czy pałac, czy raczej budynek w stylu wiejskiej stodoły, czy potrzebny jest hotel, bo impreza potrwa trzy dni. Czasem klienci mają już swoje pomysły, ogólny zarys, a czasem tworzymy koncepcję od podstaw. Najczęściej też kompletnie nie wiedzą, ile to może kosztować. Ale bywa, że mają swoje założenia finansowe, ale proszą mnie o wycenę, nie zdradzając, jaki planują budżet.

Konsultantka tworzy harmonogram działań: kiedy co powinno się wydarzyć, jakich terminów trzeba dopilnować, kiedy kupić obrączki, kiedy zamówić kwiaty, a kiedy pójść na kurs pierwszego tańca, jaki jest harmonogram płatności, zaliczek. Wszystko krok po kroku. – Jestem w stanie rozpoznać, którzy klienci chcą dokładnie omawiać każdy element: zaproszenia, oświetlenie, dekoracje itd., a którym wystarczy e-mail z dwoma propozycjami do wyboru. Z niektórymi spotykam się online co tydzień, z innymi wymieniam SMS-y co dwa miesiące i tylko odsyłają mi podpisane umowy – opowiada Justyna Grzymała. – Czasem klienci chcą po prostu, żeby było ładnie, nie chcą lub nie mają czasu się bardziej angażować. Wówczas ja dokonuję wyborów na podstawie wytycznych od nich, ale zawsze pytam ich o akceptację.

Są oczywiście momenty, kiedy np. para młoda musi pojawić się osobiście: na przymiarkę obrączek, degustację menu, próbny makijaż czy fryzurę w przypadku panny młodej. – A pamiętajmy, że moi klienci na co dzień mieszkają za granicą. Organizuję więc wszystko tak, aby mogli przylecieć np. na trzy dni i w tym czasie załatwić wszystkie sprawy, które wymagają ich obecności tutaj na miejscu – zapewnia Justyna Grzymała.

Krąg zaufanych

Konsultant ślubny musi mieć grupę zaufanych, a nawet wręcz zaprzyjaźnionych podwykonawców, na których może liczyć w każdej sytuacji i z którymi współpracuje organizując imprezę. Najlepiej po kilku z danego segmentu usług. Po pierwsze, by klienci mogli wybrać takich, którzy im najbardziej odpowiadają. A po drugie, zdarzają się różne sytuacje losowe, czasem np. potrzebne jest nagłe zastępstwo. – Kiedyś nasza fotografka miała wypadek w trakcie wesela – opowiada właścicielka Stacji Ślub. – Od razu zorganizowałam zastępstwo, które pojawiło się w ciągu godziny. Gdybym nie miała dobrej, wypracowanej relacji z tym fotografem, nie udałoby mi się tego zrobić. Wszyscy musimy mieć też ze sobą dobry flow, w końcu pracujemy razem. Musimy pasować do siebie charakterologicznie, czasem dogadywać się bez słów. Inaczej się nie da w tej branży.

Czasem podwykonawców z różnych branż może być nawet kilkudziesięciu, ale finalnie to konsultantka jest odpowiedzialna za efekt pracy ich wszystkich, aby wszystko „zagrało”. – Wszystko musi być zrobione w odpowiedniej kolejności, każdy musi przyjść we właściwym czasie. Wszyscy muszą mieć poczucie, że gramy do jednej bramki – podkreśla Justyna Grzymała.

Czas trwania przygotowań do ślubu bywa różny. Czasem para zgłasza się już dwa lata wcześniej, czasem kilka miesięcy. Małgorzata Sokołowska mówi, że ślub na plaży jest w stanie zorganizować w miesiąc. Zwykle są to niewielkie imprezy, do 30 osób. Większe wesele wymaga już dłuższych przygotowań, potrzeba na to około roku. Potwierdza to Justyna Grzymała. – Rok to bezpieczny okres, aby wszystko spokojnie przygotować. Ale 7-9 miesięcy też wystarczy. Poniżej tego czasu to już śluby last minute – uśmiecha się Justyna Grzymała.

Od początku do końca

Justyna Grzymała zwykle pojawia się na miejscu wesela dzień przed nim, ale bywa, że i wcześniej. – Na przykład wtedy, kiedy trzeba postawić halę namiotową. Wówczas już 3-4 dni wcześniej trzeba zacząć przygotowania – wyjaśnia.

Właścicielka Grzymała Weddings wspomina projekt, kiedy wesele wprawdzie odbywało się w niedzielę, ale goście zza granicy zjechali już we wtorek i na życzenie państwa młodych trzeba było zorganizować im codziennie jakąś atrakcję. – A było to ok. 120 osób – mówi Justyna Grzymała. – Zorganizowałam więc m.in. wycieczkę z przewodnikiem po Warszawie, degustację wódki, bilety na koncert chopinowski. Właściwie samo wesele to już była taka wisienka na torcie.

Opieka konsultantki ślubnej nie kończy się też razem z początkiem wesela. Konsultantka przez całą imprezę pilnuje, aby wszystko przebiegało, jak trzeba i rozwiązując ewentualne bieżące problemy. – A to kabel się przepali, a to komuś trzeba zamówić taksówkę. Ważne, aby takie rzeczy nie zaprzątały uwagi państwa młodych – podkreśla Justyna Grzymała. – Czasem trzeba zagadywać rodzinę, aby pani młoda miała chwilę dla siebie.

Justyna Grzymała sama korzysta z pomocy koordynatorek, z którymi dzieli się obowiązkami. Jedna z nich przyjeżdża na imprezę później i zostaje do końca. Dopilnowuje ostatnich rozliczeń, demontażu dekoracji, pakowania prezentów do auta. – To wyczerpująca praca, dlatego ważne jest stawianie granic – uważa Justyna Grzymała. – Na pół roku przed ślubem nie odpisuję na e-maile czy wiadomości późnym wieczorem, czy w weekendy. I moi klienci to szanują. Natomiast na dwa tygodnie przed ślubem jestem dla nich dostępna praktycznie 24 godziny na dobę.

Usługa premium

Równolegle konsultantka pracuje nad kilkoma projektami. – Oczywiście, śluby nie mogą się pokrywać terminami. Staram się też, aby w sezonie nie było ich więcej niż 10 – relacjonuje Małgorzata Sokołowska. – Natomiast jeśli chodzi o zaręczyny, to jestem w stanie zorganizować ich w sezonie 40.

Zapisy na zaręczyny zaczynają się już w styczniu. Najwięcej par chce się zaręczać latem, choć pierwsze robią to już na przełomie kwietnia i maja. Jeśli chodzi o śluby na plaży, najwięcej imprez jest w maju i do połowy czerwca, a później we wrześniu i w październiku. W wakacje jest tłok na plażach, co nie sprzyja prywatnym imprezom.

Justyna Grzymała stara się tak ustalać grafik ślubów, aby mieć między nimi przerwy na złapanie oddechu, choć kilka tygodni. – Choć latem, które u mnie jest najbardziej popularnym sezonem, bywa naprawdę intensywnie – nie ukrywa. – Pierwsze śluby zwykle organizuję w maju, choć w ubiegłym roku był to już nawet kwiecień. Ostatnie najczęściej w październiku.

Usługi konsultantki ślubnej nie są tanie. – To jest usługa premium – nie ukrywa Małgorzata Sokołowska.

Cena zależy od zakresu prac, miejsca czy czasu, na jaki rozkładają się przygotowania. – Dla każdego klienta przygotowuję ofertę, w której wyceniam każdy punkt oddzielnie – informuje Małgorzata Sokołowska. – Za swoje usługi przyjmuję stawkę godzinową, ustalaną na każdy sezon. To cena mojej pracy, posiadanego doświadczenia, narzędzi, z których korzystam, organizując śluby czy kosztów prowadzenia firmy. Przy kompleksowej organizacji dużej imprezy koszt mojej usługi mieści się zwykle w widełkach 20-30 tys. zł. Śluby na plaży są tańsze, bo to małe uroczystości, z mniejszą liczbą gości.

Warto podkreślić, że to wyłącznie koszt pracy konsultantki. Budżet na samą imprezę to już inna sprawa – od samej pary zależy, ile chce na to przeznaczyć. – Zazwyczaj para na początku współpracy mówi, jaki ma budżet. Ale w trakcie współpracy w większości przypadków znacznie go przekraczamy, gdy para poznaje wartość danej usługi i widzi sens zainwestowania w nią. Uprzedzam, że jeśli ktoś chce mieć duże, piękne wesele, jak z Instagrama, to np. tylko na dekoracje musi zaplanować 80-120 tys. zł – mówi właścicielka Stacji Ślub. – No ale ślub to jedno z najważniejszych wydarzeń w życiu.

Konkurencja rośnie

Justyna Grzymała podkreśla, że ten biznes rozwija się powoli, trzeba więc uzbroić się w cierpliwość. – Zwykle trwa nawet 8-10 lat, zanim uda się w pełni rozwinąć firmę – uważa Justyna Grzymała. – Choć akurat w moim przypadku stało się to szybciej.

Właścicielka Grzymała Weddings przyznaje, że na początku pracuje się za bardzo małe pieniądze, bo przy braku doświadczenia i portfolio zorganizowanych imprez klienta zdobywa się ceną. – W tej chwili ten zawód stał się modny. Rozpropagowali go influencerzy, którzy korzystają z usług agencji przy organizacji swoich ślubów – wyjaśnia Justyna Grzymała. – Jest mnóstwo szkoleń, organizowanych przez duże agencje. Rocznie przybywa nawet 100-150 konsultantów. Jeżeli nawet jedna piąta z nich wejdzie na rynek, to i tak tworzy dużą konkurencję. I stosuje właśnie strategię niskich cen. Dlatego ci bardziej doświadczeni, którzy nie walczą już o klienta ceną, mogą mieć chwilowy przestój. Ale to minie.

Według naszej rozmówczyni, jeśli ktoś chce wystartować w tej branży, to na pewno przyda mu się dobre szkolenie, ale też praktyka. – Wedding plannerzy wprawdzie niezbyt chętnie przyjmują stażystów, ale jeśli ktoś pracował np. jako menedżer obiektu weselnego czy w branży ślubno-gastronomicznej, to na pewno będzie pomocny – mówi Justyna Grzymała.

Małgorzata Sokołowska podkreśla, że aby zaistnieć, trzeba mocno postawić na marketing. Sama na początku najpierw promowała się na Instagramie. – Ale szybko przekonałam się, że dobra strona internetowa i reklama są niezbędna – podkreśla. – Pierwsza wersja mojej strony, zrobiona po kosztach, była straszna. Ale zainwestowałam w nową, profesjonalną, która kosztowała kilkanaście tysięcy złotych.

Trzeba też inwestować w pozycjonowanie, Google Ads. – To nasza najważniejsza droga pozyskiwania klientów – dodaje Małgorzata Sokołowska.

Obie nasze rozmówczynie nie ukrywają, że trzeba mieć też odpowiednie predyspozycje charakterologiczne do tego zawodu. – Konsultantka musi być trochę psychologiem. Tuż przed ślubem pary się stresują, a naszym zadaniem jest jak najbardziej je odciążać, wspierać. Klienci doceniają, że to nie jest tylko usługa, ale raczej obsługa w przyjaznej atmosferze – mówi Małgorzata Sokołowska.

Otwieramy firmę wedding plannerską

KOSZTY INWESTYCYJNE

• szkolenie: 5 tys. zł
• strona WWW: 2 tys. zł
• marketing na start:  2 tys. zł

RAZEM: 9 tys. zł

KOSZTY MIESIĘCZNE

• pozycjonowanie w Google: ok. 2 tys. zł miesięcznie
• pracownicy: tylko w sezonie, najczęściej lipiec-sierpień – w zależności od potrzeb 35-50 zł/h za pracę biurową oraz 1-1,5 tys. zł za pracę podczas koordynacji dnia ślubu (im więcej ślubów, tym większe koszty za pracownika)
• księgowość: 200 zł miesięcznie
• ZUS: ok. 2 tys. zł miesięcznie

SPODZIEWANE PRZYCHODY MIESIĘCZNE

• zależą od miesiąca, uśrednione to 9-10 tys. zł

DOCHÓD PRZED OPODATKOWANIEM

• zależy od miesiąca, uśredniony to ok. 6 tys. zł

Dodatkowe przychody po zdobyciu doświadczenia w zawodzie:

• konsultacje dla par młodych ok. 1 tys. zł miesięcznie
• szkolenia dla wedding plannerów ok. 20 tys. zł co pół roku

Przedstawione zestawienie jest jedynie przykładowe – sugerujemy wykonanie własnego biznesplanu dla konkretnych warunków biznesowych.