Dokumenty na bok

Właściciele małych i średnich firm narzekają na uciążliwe formalności. W jaki sposób można ułatwić życie przedsiębiorcom?
Skoro outsourcing tak dobrze przyjął się w innych dziedzinach, czemu nie wprowadzić tego modelu także na polu spraw biurowych? Firma outsourcingowa przejmuje na siebie uciążliwe formalności związane z prowadzeniem biznesu, począwszy od rejestracji i aktualizacji danych w KRS i innych urzędach, zmian umów spółek, przekształceń podmiotów, poprzez obsługę zgromadzeń wspólników, przygotowanie dokumentacji korporacyjnej i obiegu dokumentów, aż po porady prawne, w tym opiniowanie umów handlowych, udział w negocjacjach czy tworzenie i wdrażanie regulaminów.

Czyli robota papierkowa?
Nie tylko. Jeśli jest taka potrzeba, nasi konsultanci przeszkolą także asystentki i sekretarki, tak, aby mogły samodzielnie prowadzić sprawy biura. Czasem rzeczywiście jesteśmy potrzebni tylko do konkretnego projektu. Ostatnio otrzymaliśmy zlecenie, polegające na stworzeniu procedur pracy sekretariatu. Uporządkowaliśmy obieg korespondencji, wprowadziliśmy zasady obsługi połączeń telefonicznych, a sekretarki dowiedziały się, jakie informacje można wyczytać z odpisu KRS. Po usprawnieniu pracy sekretariatu poproszono nas o przeszkolenie pracowników z zakresu prowadzenia biura zarządu. Wiedza, którą przekazujemy nawet podczas jednorazowych projektów później naprawdę procentuje w codziennej praktyce biura.

Procentuje, ale i kosztuje...
Korzystanie z usług firmy zewnętrznej jest tańsze, niż zatrudnienie doświadczonej i profesjonalnej asystentki. To średnio 40 proc. oszczędności, a dodatkowym plusem jest elastyczna forma współpracy i rozliczenie na podstawie faktury VAT. Zakres współpracy jest całkowicie dostosowany do aktualnych potrzeb. Właściciel firmy oszczędza także swój cenny czas – zamiast biegać po urzędach czy wyjaśniać zawiłości z księgowym może zająć się rozwijaniem biznesu. Nie warto tracić energii na boksowanie się z formalnościami. Niestety sprawy papierkowe pochłaniają dużo czasu i moim zdaniem słuszną decyzją jest oddanie tego obszaru w dobre i sprawne ręce specjalistów, którzy oferują nam swoją wiedzę i kompetencje. Do tego na co dzień przekonuję przedsiębiorców.

Rozmawiała (awh)