Tablica sukcesu

Japoński system zarządzania firmą od lat budzi zainteresowanie przedsiębiorców na całym świecie. Japońscy menedżerowie koncentrują się przede wszystkim na wzajemnych zależnościach poszczególnych działów w firmie i odpowiedzialności pracowników za powierzone im zadania. Doskonałe zorganizowanie, umiejętność pracy w zespole, usprawnienia pozwalające na konkretne oszczędności sprawiają, że w renomowanych, światowych rankingach Global MAKE (firma zajmującą się badaniami nad zarządzaniem intelektualnym w przedsiębiorstwach) prym wiodą Japończycy, a przede wszystkim takie marki motoryzacyjne, jak Toyota i Honda oraz producent elektroniki użytkowej Sony.

To właśnie w firmie Toyota w latach 50. XX wieku został opracowany tzw. system harmonogramowania produkcji Kanban. Za pomysłodawcę systemu Kanban uznaje się inżyniera Taiichi Ōno, który w czasach stagnacji marki w przemyśle samochodowym na tle konkurencji w taki sposób usprawnił proces produkcyjny, że firma szybko przeszła do światowej czołówki marek w swoim segmencie. Taiichi Ōno m.in. do minimum ograniczył niepotrzebne wydatki (straty produkcyjne) i usystematyzował pracę na poszczególnych liniach produkcyjnych (dany element był produkowany dopiero wtedy, kiedy rzeczywiście był niezbędny, a nie „na zapas”).

Praca była uruchamiana na danej linii tylko wtedy, kiedy był na nią popyt. Inżynierowi pomogło w tym konkretne narzędzie do wizualizacji – kolorowe tablice, na których zapisywano dokładne informacje związane z procesem produkcyjnym. Nie tylko w efekcie poprawił jakość produktu, ale obniżył koszty, dzięki czemu Toyota mogła sprzedawać auta po konkurencyjnych cenach. Sukces Toyoty zainspirował biznes na całym świecie. W ciągu kilkudziesięciu lat ten system produkcyjny ewoluował do tego stopnia, że w 2004 roku powstała metoda Kanban, za której twórcę uznaje się Davida Andersona, pioniera wdrożenia i dopasowania Kanban do oprogramowania. Metoda została natychmiast podchwycona przez m.in.: programistów, sprzedawców czy działy marketingu, a nawet rekrutacji i logistyki. Dziś w zasadzie mogą ją wykorzystywać wszystkie branże, modyfikując do swoich potrzeb. Świetnie sprawdza się pod kątem usprawnienia pracy intelektualnej i wykonywanej przez pracowników umysłowych.

– O tej pracy można powiedzieć, że jest niewidzialna. Dziś we wszystkich firmach mamy ludzi pracujących przed komputerami, których pracy nie widać i którzy również nie widzą pracy innych członków zespołu. Wyciągnięcie tej pracy na powierzchnię w postaci tablicy, która jest niezbędna w metodzie Kanban, to pierwszy kluczowy krok, aby nią skutecznie zarządzić – mówi Radek Orszewski, praktyk zarządzania pracą, akredytowany konsultant i trener metody Kanban. Skutecznie wdraża Kanban w branżach takich, jak e-commerce, logistyka, finanse, jest autorem podcastu „Kanban przy kawie”.

Słaby punkt i wąskie gardło

Słowo „kanban” oznacza w języku japońskim „wizualizacja” (to połączenie dwóch słów: „kan” – widoczny i „ban” – tablica). Metoda Kanban polega na wizualizacji pracy na tablicach monitujących przepływ działań w firmie. Dlaczego tablice, według Japończyków, tak dobrze się sprawdzają w zarządzaniu firmą? Pomagają koordynować pracę zespołu i panować nad wykonywanymi zadaniami na każdym ich etapie. Pozwalają również odnaleźć „wąskie gardło” czy źródła przestoju w firmie, które blokują sprawną realizację tych działań.

Zapewniają czytelny i usystematyzowany oraz jednocześnie elastyczny sposób zarządzania pracą. Kanban nie narzuca jednolitego wyglądu tablicy. To, co istotne – ma ona za zadanie mapować pojedyncze zadania i je porządkować w kolumnach na kartach. Te kolumny odpowiadają następującym po sobie etapom pracy. Karty mogą być kolorowe, a dany kolor oznaczać będzie np. wykonawcę lub proces. Często najprostsza tablica Kanban ma cztery kolumny: zadania do zrobienia (kolumna „To do”), w trakcie robienia („In progress”), zrobione („Done”) oraz zadania w trakcie weryfikacji („Review”), przy czym ostatnia kolumna nie jest niezbędna. Tablice zawierają m.in.: opisy zadania, terminy oraz odpowiedzialne osoby. Wykorzystanie tablic ma na celu m.in.: likwidację braków, zapasów, opóźnień oraz nadmiernych bezczynności.

– Wyobraźmy sobie sytuację, w której grupa pracowników działa wspólnie nad jakimś projektem. Pracują w różnych lokalizacjach i godzinach. Skąd menedżerowie czy szefowie mają wiedzieć, co jest w danym momencie najważniejszą rzeczą do zrobienia? Najczęściej na takie zapytania pojawiają się bardzo ogólne odpowiedzi w stylu: muszę zapytać pracowników, dostanę cotygodniowy raport albo że powołamy specjalne spotkanie, w trakcie którego się tego dowiemy. Brzmi sensownie? Nie. Za wolno, za późno i na dodatek wszystkie te rozwiązania często wytrącają ludzi ze skupienia – mówi Radek Orszewski. – A gdyby tak zwizualizować pracę wszystkich osób zaangażowanych w dany projekt w postaci tablicy pokazującej przepływ pracy? A tym samym ustalić wspólne zasady pracy, skupić się na kończeniu zadań zamiast jedynie ich rozpoczynaniu. Jeśli dodamy do tego ciągłe doskonalenie tego, jak pracujemy, to właśnie zdefiniowaliśmy w dużym skrócie metodę Kanban.

Dzięki wizualizacji i zarządzaniu pracą zgodnie z praktykami Kanban wszyscy mogą skupić się na właściwych zadaniach, na wytwarzaniu wartości dla klientów i firmy zamiast marnować czas na poszukiwanie informacji, przeszukiwanie skrzynek mailowych czy ciągłe dopytywanie o oczywistości. – Każda tablica Kanban powinna być uszyta na miarę, a więc dopasowana do kontekstu danego zespołu. Jeśli wyobrazimy sobie proces w zespole marketingu, sprzedaży czy HR, to oczywistym jest, że przez tablicę będą płynęły różne zadania i różne będą kolumny pokazujące ich postęp. W pierwszym przypadku mogą być to kolumny pokazujące: nowe inicjatywy, pracę nad nimi, często w różnych działach (design, copy writing, e-mail marketing czy social media), akceptację, realizację (komunikację czy wysyłkę) oraz zbieranie informacji zwrotnej, co do skuteczności działań
– wymienia Radek Orszewski.

Te zasady mają znaczenie

Mentorzy biznesowi, charakteryzując metodę Kanban, często odwołują się do wizyty pacjenta u lekarza: specjalista na każdy dzień ma ustaloną liczbę pacjentów, a przyjmując każdego z nich w gabinecie, wyłącznie jednemu poświęca swój czas, aby skutecznie móc go zdiagnozować i skutecznie leczyć. Przepływ pracy jest płynny, wizyty następują jedna po drugiej. Tak powinna działać każda firma. I o to właśnie chodzi w metodzie Kanban – kontroli i ulepszeniu procesu wykonywania zadań. Metoda skutecznie eliminuje lub minimalizuje nadprodukcję i marnotrawstwo. Umożliwia śledzenie postępu zadań, redukuje opóźnienia, pozwala zespołowi szybciej dostosowywać się do koniecznych zmian. Metodę Kanban doceniła m.in. firma Microsoft – jej menedżerowie zauważyli, że stosując ją na co dzień w swoich zespołach, mogą np. szybciej zmieniać kierunek rozwoju oprogramowania w zależności od zmieniających się wymagań klienta.

W dodatku bez robienia jakiejkolwiek rewolucji, ponieważ Kanban jest podejściem ewolucyjnym, a więc nie polega na wywróceniu do góry nogami wszystkiego, co dotąd robimy, a raczej na dodaniu pomocnych praktyk niezależnie od tego, czy działamy projektowo, usługowo czy produktowo. Pierwszą praktyką (niejedyną) jest wizualizacja, ponieważ dzięki niej panujemy nad ilością pracy „zgodnie z planem”. Mając jasno ustalone reguły (oraz czas na wykonanie zadań) pracownicy eliminują takie dodatkowe zadania niezwiązane z pracą, jak: koleżeńskie przysługi, nieplanowane zadania o nieznanym priorytecie i „zadanka tylko na chwilę”. Specjaliści zajmujący się metodą Kanban często określają je „wrzutkami”. Zaznaczają, że od chwili wdrożenia metody Kanban już po kilku tygodniach może się okazać, że tylko jeden pracownik posiada takich „wrzutek” w czasie ośmiogodzinnego dnia pracy nawet kilkadziesiąt! Praca nad wieloma rzeczami obniża produktywność.

Skuteczność i sukces metody Kanban, oprócz wizualizacji i tablic, zapewnia kilka dodatkowych praktyk. – Są to ograniczanie pracy w toku (czyli zawsze kończmy jedno zadanie, zanim zaczniemy drugie), zarządzanie przepływem pracy, ustalenie jasnych i jawnych zasad pracy, wprowadzenie odpowiednich metryk i spotkań oraz ciągłe doskonalenie przez współpracę i eksperymentowanie. Zespoły, które wdrażają te praktyki, a nie tylko same tablice, notują znacznie lepsze efekty – mówi Radek Orszewski. – Może to brzmieć trywialnie, ale z doświadczenia wiem, że szczególne skupienie na kończeniu pracy jest trudne. Łatwo jest być zajętym i łatwo rozpocząć wiele inicjatyw, ale to niestety generuje głównie koszty po stronie firmy czy frustracje po stronie klientów, którzy „czekają szybciej”.

Zarządzanie projektami pozwala lepiej prognozować terminy ich możliwego ukończenia. Zadania powinny być rozpoczynane we właściwym momencie tak, by znając ich złożoność oraz zawsze towarzyszące im do pewnego stopnia nieprzewidalności, wiedzieć, kiedy zacząć, aby skończyć. By te terminy rzeczywiście były realne, do zachowania konieczne jest ustalenie jasnych kryteriów do poszczególnych etapów pracy i zasad, kto jest za co odpowiedzialny, oraz pomiar procesu i zbieranie danych. Zasady powinny być transparentne. Tym samym dochodzimy do ważnej kwestii metody Kanban, czyli wymiany feedbacku między pracownikami a przełożonymi, a także klientami, do których skierowany jest produkt lub usługa. Ogromną rolę Kanban przywiązuje także do ostatniej zasady, czyli ciągłego uczenia się i eksperymentowania.

– Wizualizacja pracy i rozpoczęcie zarządzania nią z wykorzystaniem zasad metody Kanban może pokazać niewygodną prawdę: fakt, że mamy za wiele rozpoczętych inicjatyw, a wiele z nich jest opóźnionych czy porzuconych. Być może Kanban pokaże nam, że zasady pracy nie są jasne dla wszystkich czy zadania sprawiedliwie rozdzielone. Zbyt duże grupy czy zespoły mogą być nieefektywne niezależnie od wybranej metodyki pracy. Tu Kanban może pomóc podzielić organizację we właściwy sposób – mówi Radek Orszewski.

Skuteczne wdrożenie metody Kanban zwykle trwa nawet kilka miesięcy. Warto jednak poświęcić ten czas.

– Ważne jest, żeby zrozumieć, że Kanban ma pomóc doskonalić się w tym, jak pracujemy w sposób ciągły. Nawet najlepszy obecnie funkcjonujący sposób pracy będzie i tak wymagał zmian wraz ze zmianą rynku, regulacji, oczekiwań klientów czy naszej strategii. Metoda Kanban charakteryzuje się szybką adaptacją, odpowiednio reagując na określoną sytuację, jednocześnie przyczyniając się do poprawy atmosfery w pracy, ponieważ mimo zmian zespół zachowuje spokój, mając pewność, że wszystko jest pod kontrolą. Nie ma chaosu i nerwowości, a w realizację projektu zaangażowani są wszyscy bez względu na to, na jakim stanowisku pracują – mówi Radek Orszewski.