Przeprowadzka firmy

Przeprowadzka zwykle oznacza dla nas konieczność poinformowania o tym wielu urzędów. Najpierw wymeldowujemy się w urzędzie gminy lub miasta po to, żeby zameldować się w kolejnym. Po tym kroku wyrabiamy sobie nowe dokumenty. Podobnie wygląda sprawa w przypadku firmy. Trzeba wtedy jednak spisać sobie kolejne punkty, których nie można pominąć przy zmianie adresu firmy.

Kwestie organizacyjne

1. Zamówienie firmy organizującej przeprowadzki - najlepiej w weekend
2. Zmiana adresu na pieczątkach, wizytówkach, ulotkach, reklamach prasowych, stronie internetowej, w stopce maila
3. Poinformowania o nowym adresie klientów, kontrahentów - sugerowany mailing lub przy okazji innej korespondencji drogą tradycyjną
4. Poinformowanie o zmianie siedziby US, ZUS, urzędu miasta lub urzędu gminy
5. Zmiana adresu w kasie fiskalnej

Zmiana adresu może okazać się kosztownym przedsięwzięciem. Po pierwsze musimy zlecić firmie graficznej wyrobienie nowych materiałów reklamowych, pieczątek. Mailing wysłany do klientów i kontrahentów jest najmniejszym problemem i nic nas nie kosztuje. Jeśli drogą pocztową wysyłamy inną korespondencję warto wspomnieć w niej o nowej siedzibie firmie. Każda faktura, w której znajdzie się błędny adres będzie wymagała korekty wystawiającego. W urzędzie miasta lub gminy należy wypełnić ten sam formularz, który składaliśmy w momencie jej rejestrowania. W ten sposób w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) znajdą się aktualne dane naszej firmy. O nowym adresie informujemy również pozostałe instytucje - ZUS i US. Mamy na to tydzień. Z większym wyprzedzeniem natomiast planujemy samą przeprowadzkę.

Dokumenty do komórki

Przeprowadzka jest idealną okazją, by posegregować firmowe rzeczy i pozbyć się niepotrzebnych sprzętów, jednak nie zawsze jest to możliwe. Przygotowując się do niej w pospiechu można bowiem pominąć wiele istotnych kwestii. Lepiej nie niszczyć starych dokumentów, które mogą okazać się jeszcze potrzebne. Należy również odpowiednio zabezpieczyć firmowe rzeczy przed zniszczeniem i – jeżeli w nowym miejscu nie wszystko jest jeszcze gotowe – poszukać pomieszczenia, w którym będzie można je przechować.

- Przeprowadzka biura to jeden z najważniejszych powodów, dla którego małe i średnie przedsiębiorstwa decydują się na wynajem samoobsługowych powierzchni typu self storage. Często zdarza się, że choć ich nowa siedziba znajduje się w prestiżowym miejscu np. zabytkowej kamienicy, okazuje się dla nich nieodpowiednia pod względem logistycznym – mówi Dorota Sztuba z poznańskiego Euro Self Storage Komórki do Wynajęcia.

Przedsiębiorstwa, które decydują się na przeprowadzkę biura korzystają najczęściej z krótkookresowego najmu samoobsługowych komórek o powierzchni ok. 20 m. Przechowują w nich przede wszystkim meble biurowe, dokumenty oraz towary przeznaczone na sprzedaż. Najczęściej zlecają przygotowanie całego przedsięwzięcia firmie przeprowadzkowej, a więc spakowanie i przewiezienie rzeczy do samoobsługowego magazynu, a następnie do nowego miejsca. Jak przyznaje Dorota Sztuba, wiele firm kontynuuje wynajem samoobsługowych komórek po przeprowadzce. Jest to bowiem nie tylko element ich planu przeprowadzkowego, ale również forma zarządzania przestrzenią w nowym biurze.

(dw)