Technologia w służbie firmy

Szybkie przekazanie informacji niejednokrotnie pozwala zyskać przewagę nad innymi uczestnikami rynku. Komputer, tablet, lub smartfon oraz łączność ze światem za pomocą internetu bądź telefonu – tyle wystarczy, żeby móc sprawnie kierować firmą. Nie ma znaczenia odległość od biura, czy pora dnia, bo wszystko możemy zrobić z własnej kanapy, albo plaży na rajskiej wyspie. Dlatego systemami do zdalnego zarządzania firmą posiłkuje się coraz więcej menadżerów i biznesmenów, którzy chcą pilnować swoich interesów, nawet wtedy, gdy nie ma ich w firmie.

- Pracę mobilną umożliwia dziś szeroka gama urządzeń dostępnych na rynku, jednak żeby zdalne zarządzanie firmą było efektywne nie wystarczy jedynie wykorzystywać różnorodne kanały komunikacji, lecz trzeba przede wszystkim zadbać o ich zintegrowanie. Jest to możliwe dzięki koncepcji Unified Communications (UC) – mówi Tomasz Miller, menedżer ds. produktu w firmie Jabra.

Dla kogo to wszystko?

Firmy coraz częściej dążą do połączenia ze sobą różnych kanałów telekomunikacyjnych. Pozwalają na to systemy zintegrowanej komunikacji, które łączą wszystkie dostępne w firmie kanały komunikacji poczynając od telefonu, poprzez pocztę elektroniczną, konferencje głosowe i wideo, komunikatory korporacyjne, aż po możliwość zdalnej pracy grupowej i współdzielenia plików. Jeden program umożliwia synchronizację wszystkich urządzeń biurowych: komputerów, skanerów, drukarek oraz telefonów i daje pracownikom dostęp do nich z każdego punktu na kuli ziemskiej.

Wszystko to ma ułatwić pracownikom wymianę informacji oraz współpracę, zwłaszcza na odległość. To bardzo istotne w sytuacji, gdy coraz więcej firm ma swoje filie na całym świecie i prowadzi interesy w najróżniejszych częściach globu. Takie rozwiązania sprawdzają się również firmach, które mają bardzo rozproszoną strukturę, a więc liczą wiele małych oddziałów, które muszą otrzymywać informacje w tym samym czasie. Po zintegrowane systemy komunikacji sięgają również firmy, w których wielu pracowników zmuszona jest podróżować między różnymi oddziałami firmy, czy pracownikami zdalnymi. Technologia ta może znaleźć zastosowanie wszędzie tam, gdzie liczy się szybkość przekazywanych informacji.

- Duże spółki zazwyczaj proces zapoznawania się z technologią zintegrowanej komunikacji mają już za sobą, a teraz są na etapie ich wdrażania lub podejmowania decyzji inwestycyjnych. Mniejsze podmioty mają świadomość korzyści płynących z wdrożenia tej technologii, ale podchodzą do niej z rezerwą – mówi Tomasz Miller. - Co do poszczególnych rynków, UC staje się coraz bardziej popularne w firmach i oddziałach call center, w sektorze medycznym, finansowym, a także przestrzeni publicznej, na przykład centra informacyjne dla mieszkańców – dodaje.

Co ja z tego będę miał?

Wdrożenie systemów umożliwiających zintegrowaną komunikację pozwala przede wszystkim ujednolicić narzędzia służące do przekazywania informacji, a takie rozwiązania zdecydowanie zwiększają efektywność pracy. Nie trzeba już instalować każdemu pracownikowi kolejnych programów pocztowych, komunikatorów, a później martwić się o to, czy załącznik będzie poprawnie wyświetlony u pracowników korzystających z innego oprogramowania. Ponadto, technologia UC gwarantuje dostęp do danych firmowych w czasie rzeczywistym, co znacznie przyspiesza realizację poszczególnych zadań. Pracownicy mogą samodzielnie prowadzić wirtualne spotkania, wspólnie pracować nad jednym dokumentem. Takie systemy pozwalają również szybko odnaleźć specjalistów z danej dziedziny i uzyskać ich pomoc.

- Największą trudnością jest natomiast wybór dostawcy IT. Mobilne zarządzanie to inwestycja, na którą należy patrzeć przez pryzmat nie tylko bieżących potrzeb, ale również przyszłych zmian. Warto wybierać urządzenia, które będą wspierały nasz rozwój i budowały naszą konkurencyjność na rynku – dodaje Miller.

Magdalena Krocz