Albo faktura, albo paragon

Sprzedaż rejestrowaną przez kasę fiskalną możemy udokumentować albo paragonem, albo fakturą VAT, jeśli jest ona emitowana przez tę kasę.

Nie trzeba zatem drukować i paragonu, i faktury. Tę zmianę w dokumentowaniu sprzedaży dla potrzeb VAT wprowadza nowe rozporządzenie ministra finansów z 4 lipca w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków stosowania tych kas przez podatników (Dz. U. nr 108, poz. 948) obowiązujące od 17 lipca.

Już wcześniej rozporządzenie wykonawcze do ustawy o VAT z 22 marca 2002 r. zwolniło podatników z obowiązku dołączania paragonu fiskalnego do kopii faktur emitowanych przez kasy rejestrujące, jeśli wartość sprzedaży i kwota VAT należnego zostały zarejestrowane w raporcie dobowym kasy.

Z paragr. 5 ust. 1 pkt 1 nowego rozporządzenia wynika, że podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących mają obowiązek dokonywania wydruku z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub faktury VAT. Ale taka alternatywa jest oczywiście możliwa tylko, gdy kasa została dodatkowo wyposażona w funkcję drukowania faktur VAT. Jeśli jest wyposażona w funkcję oznaczania dokumentów kasowych numerem kontrolnym, dodatkowym warunkiem jest to, by na fakturach był zamieszczony ten numer. Ponadto wydruk faktury musi byc połączony z zarejesrtowaniem przez kasę tej operacji w pamięci fiskalnej (paragr. 4 ust. 3 rozporządzenia).

Inną ważną zmianą związaną z dokumentowaniem jest możliwość sporządzania i przechowywania kopii dokumentów kasowych (paragonów, raportów fiskalnych dobowych i okresowych, faktur VAT) nie tylko w formie papierowej, lecz również na nośnikach informatycznych (jednokrotnego trwałego zapisu). Dotyczy to jednak wyłącznie podatników, którzy w roku ubiegłym wydali więcej niż 100 tyś. paragonów fiskalnych.