Księgowość na własny rachunek

Nie trzeba mieć pozwolenia czy odpowiednich uprawnień, aby prowadzić samodzielną ewidencję własnej działalności. Wystarczy dobry program księgowy i podstawy księgowości. Jest to dobre rozwiązanie zwłaszcza dla tzw. wolnych strzelców oraz przedsiębiorców, którzy prowadzą jednoosobowe działalności gospodarcze bądź nie zatrudniają wielu pracowników oraz co miesiąc wykonują podobne operacje. Po co więc płacić zewnętrznemu podmiotowi, gdy rozliczać można się samodzielnie?

Podstawowe obowiązki i formalności

Pierwszym krokiem, jaki powinien uczynić przedsiębiorca, zakładając działalność, jest zgłoszenie firmy do CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej. Już w tym wniosku właściciel zostanie poproszony o podanie dwóch kwestii związanych z księgowością: podmiot odpowiedzialny za prowadzenie rozliczeń i miejsce przechowywania dokumentacji. W pierwszej kwestii przedsiębiorca ma do wyboru trzy opcje: zatrudnienie własnego księgowego, skorzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego lub samodzielne prowadzenie księgowości. 
Na pierwszą i drugą opcję zwykle decydują się duże firmy i korporacje. Dla jednoosobowych działalności gospodarczych rozwiązanie to jest czasami zbyt kosztowne na początku istnienia firmy. Samodzielne prowadzenie działalności okazuje się być o wiele tańsze, szczególnie w sytuacji, gdy dochody firmy nie przekraczają 1,2 miliona euro rocznie. Jeśli przedsiębiorca spełnia ten warunek, może korzystać z uproszczonych procedur prowadzenia księgowości.

Gdy przedsiębiorca decyduje się na samodzielne prowadzenie ewidencji działalności, przy wypełnianiu wniosku do CEIDG pole dotyczące podmiotu prowadzącego księgowość może zostawić puste lub wpisać tam dane swojej firmy. Będzie to dla urzędu informacja, że zamierza zajmować się rozliczeniami samodzielnie. 
– Jeśli dotychczas prowadzeniem księgowości firmy zajmowało się biuro rachunkowe, i to jego dane znajdują się na formularzu, konieczna będzie aktualizacja wpisu do CEIDG. Przedsiębiorca powinien jej dokonać w terminie siedmiu dni od nastąpienia zmiany. Aktualizacja wpisu jest bezpłatna – mówi Tomasza Sowa z serwisu ifirma.pl dla małych przedsiębiorców.

Czy jesteś VAT-owcem?

Zanim przedsiębiorca przystąpi do samodzielnych rozliczeń, a nawet złożenia wniosku o rejestrację firmy, musi rozeznać się, czy powinien zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Niektóre rodzaje działalności gospodarczej podlegają bowiem bezwzględnej rejestracji jako czynny VAT-owiec, inne zaś mogą być z tego zwolnione. Przed założeniem działalności początkujący przedsiębiorca powinien więc upewnić się, do której grupy się zalicza. Aby to zrobić, warto zapytać księgowego, doradcę biznesowego, złożyć pisemne pytanie w urzędzie skarbowym lub prostu zapoznać się z ustawą o VAT. Lista zwolnionych branż znajduje się w art. 43. 
Warto też pamiętać, że możliwość skorzystania z podmiotowego zwolnienia VAT mają firmy, których przychody ze sprzedaży opodatkowanej w poprzednim roku nie przekroczyły 200 tys. zł netto. Ze zwolnienia z VAT nie mogą zaś na pewno skorzystać przedsiębiorcy, które sprzedają towary objęte akcyzą (z wyjątkiem artykułów tytoniowych), a także prawnicy, jubilerzy oraz firmy, które nie posiadają siedziby na terenie kraju.

Księgowe obowiązki 

Do typowych obowiązków księgowych w małej firmie należy przede wszystkim prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub ewidencji przychodów (w zależności od wybranej formy opodatkowania), a także bieżące rozliczenia podatkowe. 
– Książka przychodów i rozchodów to nieskomplikowana i wymagająca stosunkowo niewiele czasu ewidencja, w której – na podstawie dowodów księgowych, czyli przede wszystkim faktur i rachunków – księguje się sprzedaż i firmowe wydatki. Na podstawie prowadzonej KPiR wyliczany jest podatek dochodowy. Natomiast w ewidencji przychodów – jak sama nazwa wskazuje – księguje się przychody – wyjaśnia Tomasz Sowa.

W KPiR ujmuje się: przychody uzyskane ze sprzedaży oraz pozostałe przychody, które nie są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością, zakup towarów handlowych oraz materiałów podstawowych, pozostałe koszty związane z prowadzeniem działalności.

Na tym lista księgowych obowiązków przedsiębiorcy się nie kończy. Znajdują się na niej również: prowadzenie rejestrów VAT (jeśli są zarejestrowani do VAT), ewidencji przebiegu pojazdu (jeśli wykorzystują prywatny samochód w firmie), ewidencji wyposażenia (obejmuje wyposażenie o wartości powyżej 1,5 tys. zł), ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (obejmuje zakupy o wartości 3,5 tys. zł) oraz wypełniania i składania deklaracji podatkowych. 

Co ważne, dokumenty księgowe w większości przypadków należy przechowywać przez co najmniej pięć lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym minął termin płatności podatku dochodowego.

Poszukaj pomocy 

Dużym ułatwieniem w samodzielnym prowadzeniu księgowości jest korzystanie z programu księgowego. Przedsiębiorcy mają spory wybór programów, od darmowego Płatnika 2.0, po komercyjne programy i aplikacje webowe, które opłacane są abonamentowo. 
– Koniecznie trzeba wybrać taki program, który rozlicza akurat naszą działalność. Np. z inFakt mogą skorzystać przedsiębiorcy rozliczający się na podstawie KPiR, czyli opodatkowani na zasadach ogólnych lub liniowo, lub rozliczający się na zasadzie ewidencji ryczałtu. Mamy rozwiązania zarówno dla VAT-owców, jak i sprzedaży zwolnionej z VAT oraz mieszanej – mówi Piotr Ciszewski, ekspert podatkowy w firmie inFakt, oferującej nowoczesne rozwiązania księgowe. Program do księgowości dla nowych klientów jest całkowicie za darmo, gdy wystawia się do trzech faktur i dodaje do trzech kosztów miesięcznie. Dla większości jednoosobowych działalności gospodarczych to może w zupełności wystarczyć. 

Jak zapewniają dostawcy specjalistycznych programów do prowadzenia samodzielnej księgowości, korzystanie z takich narzędzi to nic trudnego. 
– Dużym plusem inFakt.pl jest intuicyjna aplikacja mobilna, dzięki której można np. zrobić zdjęcie faktury na stacji benzynowej, wrzucić ją do inFaktu i tam działa na niej księgowa – przedsiębiorca nie musi robić nic więcej – zaznacza Piotr Ciszewski.

Także w ifirma.pl rola przedsiębiorcy sprowadza się do wystawiania i wprowadzania dokumentów księgowych.
– Na ich podstawie prowadzone są księgi i ewidencje, wyliczane są zobowiązania podatkowe i generowane deklaracje, które potem należy wysłać do urzędu skarbowego. System automatycznie księguje dokumenty, eliminując możliwość popełnienia błędu – mówi Tomasz Sowa i zapewnia, że z obsługą księgowości internetowej ifirma.pl poradzi sobie każda osoba, nawet taka, która nie miała nigdy wcześniej nic wspólnego z księgowaniem. W razie wątpliwości można także skorzystać z pomocy ekspertów księgowych oraz poradników, instrukcji, filmów i FAQ, a także zamówić darmową weryfikację prowadzonej dokumentacji.