Negocjuj z zasadami

Do negocjacji należy się starannie przygotować. Asystenci po porozumieniu z prezesami ustalają termin i miejsce spotkania oraz listę uczestników obydwu delegacji. Negocjacje powinny odbywać się w sali konferencyjnej lub miejscu do tego przeznaczonym. Restauracja czy kawiarnia nie są odpowiednie na tego typu spotkania, bo panujący w nich gwar rozpraszałby negocjatorów.

Przed rozpoczęciem negocjacji przygotowujemy stół do rozmów. Powinny się na nim znaleźć dwustronne wizytówki z imieniem i nazwiskiem każdego członka delegacji. Ustalamy też, gdzie kto będzie siedział. Naprzeciwko siebie powinni siedzieć przewodniczący, a członkowie obu delegacji zajmować miejsca zgodnie z hierarchią stanowisk – według zasady prawej strony.

W chwili rozpoczęcia negocjacji gospodarz wita przewodniczącego oraz członków jego delegacji i przedstawia swoich współpracowników z imienia i nazwiska oraz pełnionego stanowiska. Następnie oddaje głos przewodniczącemu delegacji gości. On postępuje według tego samego schematu. Część merytoryczną spotkania rozpoczyna gospodarz, który ponownie udziela głosu przewodniczącemu delegacji przybywającej. Członkowie delegacji mogą brać udział w rozmowach wówczas, gdy przewodniczący udzieli im głosu.

Podczas negocjacji powinno się podawać do picia wyłącznie wodę mineralną. Gorące napoje i ciastka należy serwować tylko w przerwie na kawę.

Biznes nie ma płci

Elegancki ubiór to forma okazania szacunku, nadaje on rangi spotkaniu oraz kreuje wizerunek. Warto więc wiedzieć, jakie kanony wyglądu obowiązują w biznesie.

Kobieta powinna być ubrana w bardzo elegancki, dobrze skrojony kostium w stonowanym kolorze - dobrze widziane są różnego rodzaju szarości. Najlepiej jeśli komplet byłby ze spódnicą, choć spodnie od niedawna również są dozwolone. Spódnica nie powinna być krótsza niż około trzech centymetrów powyżej kolana oraz nie dłuższa niż do pół łydki. Bluzka albo koszula powinny mieć jaśniejszy kolor niż kostium. Wykluczone są bluzki prześwitujące oraz z dużymi dekoltami - maksymalny może mieć głębokość jednego odpiętego guzika. Buty muszą być pełne, tzw. czółenka, na małym obcasie. Niedozwolone są szpilki, które zarezerwowane są na przyjęcia wieczorowe. Rajstopy obowiązują bez względu na porę roku - koniecznie w kolorze ciała.

Kobieta powinna mieć na sobie dyskretną biżuterię, tj. delikatny łańcuszek, kolczyki oraz obrączkę i ewentualnie pierścionek zaręczynowy. Jeśli zegarek, to tylko dobrej jakości.

Odpowiednia fryzura dla bizneswoman to uporządkowane włosy w naturalnych kolorach. Wykluczony jest baleyage. Obowiązkowy jest bardzo dyskretny makijaż. Ma podkreślać urodę i niwelować jej defekty. Paznokcie powinny być polakierowane w kolorze ciała. Dozwolony jest również francuski manicure.

Strój biznesmena

Biznesmen powinien być zawsze ubrany w garnitur - najlepiej w odcieniach od jasnych szarości do ciemnego granatu. Koszula powinna mieć jaśniejszy kolor niż garnitur, acz nie biały ani błękitny - to kolory zarezerwowane na wieczór. Są one dozwolone w ciągu dnia wówczas, gdy ranga spotkania tego wymaga. Należy pamiętać również o dobrze dobranym krawacie, który dopełni i podkreśli wizerunek mężczyzny. Biznesmeni zamiast skarpetek powinni nosić podkolanówki - tylko one gwarantują, że łydka nie zostanie odsłonięta w niestosownym momencie - w kolorze ciemniejszym niż spodnie. Obuwie powinno być klasyczne na cienkiej podeszwie. Do jasnoszarego garnituru najlepiej pasują buty w kolorze naturalnego brązu, a do ciemnoszarego czarne.

Mężczyzna musi być ogolony, pachnący. Jeżeli nosi brodę, to powinna być starannie przystrzyżona. Kilkudniowy zarost nie jest zgodny z kanonem obowiązującym eleganckiego mężczyznę.

Elegancja tkwi w prostocie

Podczas różnego rodzaju spotkań biznesowych wymieniamy wizytówki. Powinny być starannie ułożone w wizytowniku, w zasięgu ręki. Sytuacja, gdy ktoś niecierpliwie szuka po kieszeni, torebce i wyciąga z niej pogniecioną wizytówkę, jest mało elegancka.

Wizytówka powinna być jednostronna, zawierać wyłącznie niezbędne informacje, tj. nazwę firmy, logo, dane teleadresowe. Wszystko napisane prostą czcionką, bez kursywy ani pogrubień. W żadnym przypadku nie umieszczamy na niej zdjęć. Wizytówkę wręczamy w trakcie spotkania lub na zakończenie, nigdy na początku. Podajemy ją do ręki. Otrzymaną wizytówkę należy przeczytać, odłożyć na stół lub schować do adresownika.

Anna Smolińska

* Na podstawie rozmowy ze Zdzisławą Walkowiak z firmy Konferencje w zabytkach.