Zakładamy własną firmę - procedury krok po kroku

Zastanów się koniecznie, jaką formę prawną ma posiadać twoja firma. Inne wymagania trzeba spełnić zakładając jednoosobową działalność gospodarczą, inne zawierając spółkę cywilną, inne tworząc spółkę prawa handlowego (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością). Każda z tych form prowadzenia działalności ma swoje zalety i wady.

Jednoosobowa działalność jest zdecydowanie najprostszym sposobem na uruchomienie własnego biznesu. Sprawdzi się, jeśli chcesz prowadzić mały, lokalny sklep. Musisz jednak wiedzieć, że w razie niepowodzenia przed dłużnikami odpowiesz całym swoim majątkiem.

Możesz prowadzić firmę jednoosobową samodzielnie, jeśli jesteś osobą pełnoletnią, bo tylko wtedy ponosisz pełną odpowiedzialność za swoje działania i masz pełną zdolność do podejmowania decyzji.

Osoby niepełnoletnie, które chcą prowadzić własny biznes, w wielu sytuacjach będą musiały korzystać z pomocy swoich ustawowych przedstawicieli. Najczęściej będą to rodzice.

Żeby założyć firmę jednoosobową, nie musisz być obywatelem lub obywatelką Polski.

Obywatele:

• państw członkowskich Unii Europejskiej i państw członkowskich Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą w Polsce na takich samych zasadach jak obywatele polscy.
• państw spoza Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego mogą podejmować i wykonywać działalność gospodarczą na terytorium Polski na takich samych zasadach jak obywatele polscy, - jeżeli mają w Polsce, na przykład zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej czy zezwolenie na pobyt czasowy, wydane w określonym celu, na przykład w związku ze studiami.

Spółka z o.o. jako podmiot prawa handlowego posiadający osobowość prawną i własny majątek może samodzielnie odpowiadać za swoje zobowiązania. Jeżeli jednak dochodzenie zobowiązań przez wierzyciela od spółki okaże się bezskuteczne, tzn. majątek spółki nie jest wystarczający dla zaspokojenia roszczenia, wówczas wierzyciel może dochodzić swoich roszczeń od członków zarządu spółki. Odpowiedzialność zarządu spółki z o.o. za zobowiązania spółki wobec osób trzecich może zostać ograniczona, jeśli członkowie spółki wykażą, że:

• we właściwym czasie został zgłoszony wniosek o ogłoszenie upadłości lub likwidacji albo rozpoczęto postępowanie układowe
• niezłożenie ww wniosków nastąpiło bez winy członków zarządu
• niezłożenie ww wniosków w odpowiednim czasie nie spowodowało szkody dla wierzycieli.

Ta forma prowadzenia działalności jest polecana, jeśli myślisz o prowadzeniu biznesu na dużą większą skalę, np. o założeniu hurtowni.

Biznesmen z myszką w dłoni

Chcesz rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej jako indywidualny przedsiębiorca, złóż wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Wniosek można złożyć online, bez konieczności wizyty w urzędzie:

• przez Biznes.gov.pl - zaloguj się Profilem Zaufanym i wypełnij elektroniczny kreator wniosku. Wystarczy, że zaznaczysz opcje, które cię dotyczą lub wpiszesz dane, o które zapyta kreator, a system sam przygotuje wniosek o wpis do rejestru przedsiębiorców i zgłoszenie do ZUS/KRUS, GUS i urzędu skarbowego. Podpisz go Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym

Rejestrując firmę w CEIDG zostaniesz automatycznie zarejestrowany w ZUS jako płatnik składek i w urzędzie skarbowym jako podatnik, możesz też od razu zgłosić się też do ubezpieczeń. Jeśli nie zgłosiłeś tego w trakcie rejestracji firmy w CEIDG, musisz zgłosić się do ZUS w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności.  Jeżeli zamierzasz być podatnikiem podatku VAT i masz już numer NIP, do wniosku CEIDG-1 składanego online możesz dołączyć zgłoszenie VAT-R. Wniosek i zgłoszenie VAT-R podpisz podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym. Druk zgłoszeniowy VAT-R możesz też złożyć oddzielnie (pocztą) we właściwym urzędzie skarbowym. Jeśli będziesz podatnikiem VAT, zarejestruj się jako podatnik VAT najpóźniej w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych VAT .

• przez stronę banku - wniosek online możesz złożyć także poprzez bankowość internetową wybranych banków

Pamiętaj jednak, że za pośrednictwem banku zarejestrujesz jedynie działalność. Pozostałe formalności, takie jak rejestracja w ZUS lub rejestracja jako podatnik VAT możesz załatwić w urzędzie albo online poprzez PUE ZUS lub Portal Podatkowy.

Ważne! Jeśli składasz wniosek o wpis do CEIDG przez internet, nie możesz skorzystać z pełnomocnika. 

Działalność gospodarczą w dalszym ciągu można też rozpocząć w tradycyjny sposób, czyli odwiedzając kolejne urzędy i zostawiając w nich odpowiednie druki i dokumenty.

Firma na nowe milenium

Przedsiębiorca XXI wieku swoją przygodę z biznesem rozpoczyna oczywiście w internecie, od wpisania w wyszukiwarkę adresu ePUAP.gov.pl. Jest to elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, za pośrednictwem której obywatele mogą załatwić sprawy urzędowe nie wychodząc z domu. Na stronach ePUAP można wysłać formularz CEIDG-1, czyli wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, który zastąpił wcześniej stosowany wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej (sławne „Jedno okienko”). Nowy formularz jest jednocześnie zgłoszeniem podmiotu do urzędu statystycznego (który nadaje firmie numer REGON), urzędu skarbowego (gdzie firma uzyska swój NIP) oraz do ZUS-u lub KRUS-u.

Jedną z najważniejszych zmian, która ma ułatwić życie przedsiębiorcom, jest automatyczne nadawanie numerów NIP i REGON. Oba numery będą nadane firmie po dokonaniu wpisu do KRS-u. Za pomocą integrowanego systemu teleinformatycznego Krajowy Rejestr Sądowy będzie przekazywał dane do Centralnego Rejestru Podmiotów Krajowej Ewidencji Podatników oraz do rejestru REGON. Dla przedsiębiorców oznacza to przede wszystkim mniej dokumentów do wypełnienia. Do wniosku o wpis do KRS nie trzeba już dołączać wniosków do GUS ani do US. Resztę danych (np. numer rachunku bankowego, dane kontaktowe) trzeba przekazać do Urzędu Skarbowego w ciągu 21 dni od momentu uzyskania wpisu w KRS.

W formularzu CEIDG-1 należy podać podstawowe informacje dotyczące właściciela firmy, a więc imię i nazwisko, datę urodzenia, numer PESEL, NIP, informację o obywatelstwie, adres zamieszkania i adres do korespondencji, należy oświadczyć zgodnie z prawdą, że posiadamy tytuł prawny do nieruchomości w której zamierzamy prowadzić działalność. Podatnicy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą aktualizują rachunek bankowy poprzez formularz CEIDG-1 w terminie 7 dni od dnia zmiany rachunku.

Zanim w życie weszła nowa ustawa o KRS na uzyskanie wszelkich numerów i wpisów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej trzeba było czekać prawie miesiąc. Składając wniosek o rejestrację spółki w S24 działalność można prowadzić już od momentu uzyskania wpisu w KRS.

Nowy formularz wymaga od przyszłego przedsiębiorcy potwierdzenia szeregu zdolności prawnych. Będziesz więc musiał oświadczyć, że nie masz ograniczonych zdolności do czynności prawnych, nie masz zakazu prowadzenia działalności gospodarczej ani zakazu wykonywania określonego zawodu oraz że możesz prowadzić działalność związaną z wychowaniem, leczeniem, edukacją małoletnich lub opieką nad nimi.

Wybierając nazwę własnego biznesu trzeba sprawdzić, czy na rynku nie działa już firma, która nazywa się identycznie jak nasza. W nazwie trzeba też unikać myślników, przecinków czy kropek (chyba że prowadzimy e-biznes, który nazywa się jak strona internetowa), bo to utrudnia właściwe zapisanie nazwy.

PKD

We wniosku o zarejestrowanie firmy trzeba także określić rodzaj prowadzonej działalności gospodarczej i podać jej kod zgodny z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD), który można znaleźć na stronie https://www.biznes.gov.pl/pl/klasyfikacja-pkd. Niezbędne informacje dotyczące tego, jakie aktywności mieszczą się w ramach określonej działalności oraz ich kody można znaleźć na stronach Głównego Urzędu Statystycznego. Na druku CEIDG-1 musisz wpisać podstawową działalność, ale można tam również podać kody innych działalności, które planujesz wykonywać w przyszłości. Jeśli nie wiesz, w jakim kierunku będzie rozwijać się firma, kolejne kody z PKD możesz dodać aktualizując wpis w ewidencji w dowolnym czasie.

Forma opodatkowania

Formę opodatkowania oraz sposób prowadzenia dokumentacji księgowej należy wybrać już w trakcie wypełniania wniosku o rejestrację działalności, a informacje o tym zostaną przekazane do odpowiedniego urzędu. Od 2022 roku przedsiębiorcy mają do wyboru trzy formy opodatkowania: opodatkowanie na zasadach ogólnych według skali podatkowej (17 % i 32%), podatek liniowy (19%) i ryczałt ewidencjonowany.

Ważne! Od 2022 roku z czwartej formy opodatkowania - karty podatkowej mogą korzystać tylko ci podatnicy, którzy kontynuują opodatkowanie w tej formie – byli już opodatkowani w ten sposób w 2021 roku. Dlatego jeśli dopiero zakładasz działalność, nie możesz wybrać karty podatkowej.

Jeśli jednak prowadzimy firmę w formie spółki kapitałowej (np. z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjną), to wówczas do fiskusa odprowadzać będziemy CIT - podatek dochodowy od osób prawnych. W Polsce jego stawka wynosi 19 proc., ale uwaga:  obowiązują w tym zakresie pewne wyłączenia. Tzw. mali podatnicy, spełniając kilka warunków, zapłacą tylko 9 proc. CIT.

Zanim rozpoczniesz działalność warto zastanowić się, czy twoja firma będzie płatnikiem VAT-u. Firmy, których roczne przychody nie przekraczają 200 tys. zł są z tego obowiązku zwolnione (ale nie wszystkie, istnieje kilka wyjątków i należy to zweryfikować). Można też od razu zgłosić chęć rozliczania tego podatku. Podatek VAT trzeba wpłacać do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczanym (czyli podatek za maj płacimy do 25. czerwca), z fiskusem można też rozliczać się kwartalnie do pewnego momentu, kiedy posiadamy status małego podatnika. Limity dla małych podatników należy sprawdzać, ponieważ ulegają zmianom. Jeśli obroty dla osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej realizowane przez naszą firmę przekraczają 20 tys. zł rocznie, wówczas musimy się zaopatrzyć w kasę fiskalną, ale uwaga niektóre branże mają obowiązek prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej już od pierwszej takiej sprzedaży.

Uwaga! Limit do VAT-u jak i ten do kasy fiskalnej jest liczony proporcjonalnie do okresu prowadzenia działalności w roku podatkowym.

ZUS

Wniosek o wpis do CEIDG zgłasza przedsiębiorcę do ZUS jako płatnika składek, natomiast zgłoszenia siebie jako osoby ubezpieczonej można dokonać od razu razem z wnioskiem o wpis do CEIDG lub oddzielnie w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności. Dokonuje się takiego zgłoszenia na druku ZUA lub ZZA, zależy którym składkom będziesz podlegać. Do ubezpieczenia musisz zgłosić każdego nowego pracownika firmy w ciągu 7 dni od jego zatrudnienia. Zgłoszenia możesz dokonać on-line w e-inspektoracie ZUS-u, ale przesyłane w ten sposób dokumenty muszą mieć kwalifikowany e-podpis.

Na koniec zostaje jeszcze decyzja, kiedy chcesz ruszyć z biznesem. Data rozpoczęcia działalności nie musi być tożsama z dniem złożenia wniosku, może to być data późniejsza. Trzeba jednak pamiętać, że jest to data, która nakłada na przedsiębiorcę obowiązek ubezpieczeń, co oznacza, że od tego momentu ZUS rozpoczyna naliczanie składek.

Elektroniczny podpis

Żeby wypełniony formularz był ważny, musi być podpisany. Może to być odręczny podpis, wówczas wydrukowany i podpisany dokument możesz wysłać pocztą lub zanieść do urzędu gminy. Jeśli chcesz złożyć formularz on-line, wówczas musisz go podpisać w odpowiedni sposób. Uznawany jest już podpis elektroniczny (e-dowód), podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym oraz tzw. podpis zaufany. Za podpis elektroniczny z certyfikatem kwalifikowanym będziesz musiał zapłacić ok. 300 zł/rok.

By móc korzystać z podpisu zaufanego w ePUAP - na platformie, z której pobierałeś wcześniej wniosek o założenie firmy, należy założyć profil, który potwierdza tożsamość danej osoby w systemach elektronicznej administracji i pozwoli załatwić wiele spraw urzędowych on-line. Profil zaufany możesz założyć bez wychodzenia z domu, jeśli masz konto osobiste w jednym z banków, których listę znajdziesz na stronie profilu zaufanego. Posiadając podpis elektroniczny lub „zaufany profil” możesz wysłać wniosek CEIDG-1 i kontaktować się z innymi urzędami przez internet.

Bank

Każdy przedsiębiorca powinien posiadać firmowy rachunek bankowy. Wszelkie transakcje między przedsiębiorcami o wartości powyżej 15 tys. zł brutto powinny być rozliczane bezgotówkowo. Konto firmowe służy również do rozliczeń z ZUS-em oraz Urzędem Skarbowym.

Bardzo wygodną metodą jest możliwość założenia firmowego konta bankowego przez Internet. Jednak zazwyczaj formularze online dostępne są głównie dla jednoosobowych działalności gospodarczych.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze właściwej oferty

• opłaty za otwarcie i prowadzenie rachunku
• koszty przelewów, wpłat i wypłat gotówki w oddziałach banku
• możliwość korzystania z kart płatniczych
• dostęp do bankomatów i wpłatomatów
• ilość i lokalizacja placówek banku
• opłaty za wypłaty i wpłaty gotówki w kasie banku
• możliwość obsługi konta przez Internet i/lub telefon
• dostępność dodatkowych usług - na przykład kredytów dla firm, subkont, kont walutowych

Sanepid

W przypadku niektórych rodzajów działalności musi być dokonany odbiór miejsca, gdzie będzie wykonywana działalność przez …Sanepid. W kontaktach z tą instytucją znów pomocny będzie „zaufany profil” w ePUAP, bo tylko w ten sposób można wysłać elektroniczne zgłoszenie.

Jeśli zamierzasz prowadzić np. działalność gastronomiczną lub kosmetyczną, wówczas czeka cię nieco bliższy kontakt z tą instytucją. Sanepid musi zaaprobować projekt lokalu oraz to, w jaki sposób zostanie on dostosowany do prowadzenia działalności. Dopiero po otrzymaniu zgody można przystąpić do prac remontowych, które również kończą się spotkaniem z inspektorem Sanepidu. Na 30 dni przed planowanym uruchomieniem działalności do Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego trzeba złożyć wniosek o zatwierdzenie zakładu i wpis do rejestru. Na odbiór lokalu należy przygotować następujące dokumenty: umowę najmu lokalu lub akt własności, KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, numery REGON i NIP, sprawozdanie z badań próbki wody, umowę na wywóz śmieci, protokół pomiarów wydajności i głośności wentylacji mechanicznej. 

Cała procedura zakładania firmy wydaje się być skomplikowana, ale prawdopodobnie w trakcie prowadzenia własnego biznesu, spotkasz się z wieloma większymi trudnościami.

Biznes w spółce

Nieco inaczej przebiega proces rejestracji przedsiębiorcy, który chce założyć spółkę prawa handlowego (np. sp. z o. o., spółkę akcyjną, spółkę jawną). Najpierw musisz sporządzić umowę spółki. Od jej formy prawnej zależy, czy umowa będzie sporządzona w formie aktu notarialnego (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), czy wystarczy zwykła forma pisemna (spółka jawna, spółka partnerska). Jeśli chcesz założyć spółkę z o.o. w formie tradycyjnej powinieneś udać się do Sądu Rejestrowego i złożyć wniosek. Następnie uiszczasz opłatę sądową w wysokości 500 zł, a także opłatę za ogłoszenie założenia spółki w dzienniku urzędowym Monitor Sądowy i Gospodarczy w wysokości 100 zł. Rejestracja spółki w systemie S24 to koszt 250 zł i 100 zł za ogłoszenie założenia spółki w dzienniku urzędowym.

Firma dla ambitnych

Jeśli postanowiłeś otworzyć np. sklep spożywczy lub bar czekają cię pewne utrudnienia. Takie firmy muszą uzyskać kilka zezwoleń. Pamiętaj też o ograniczeniach. Po pierwsze, liczba barów i sklepów z alkoholem jest z góry określona. Ustala ją rada gminy, a do założenia takiego punktu potrzebna jest jej pozytywna opinia. Po drugie, na prowadzenie takiej działalności musisz uzyskać zezwolenie wójta, burmistrza bądź prezydenta miasta, właściwego ze względu na lokalizację takiego punktu. Jak je zdobyć? Do odpowiedniego urzędu miasta należy złożyć wniosek o wydanie zezwolenia. Taki wniosek powinien zawierać:

• oznaczenie rodzaju zezwolenia;
• oznaczenie samego przedsiębiorcy (miejsce prowadzenia działalności oraz jej adres);
• numer ewidencji działalności gospodarczej lub rejestru przedsiębiorców KRS;
• przedmiot prowadzonej działalności (np. bar) oraz jego adres;
• adres punktu, w którym będzie składowany alkohol.

Do wniosku dodatkowo trzeba jeszcze załączyć następujące dokumenty: zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub rejestru przedsiębiorców (KRS), czy też tytuł prawny do lokalu, w którym ma się odbywać sprzedaż alkoholu (np. umowa najmu lub akt notarialny sprzedaży). Należy również pamiętać o tym, że zezwolenia wydaje się oddzielnie na różne rodzaje alkoholu. Jeśli chciałbyś sprzedawać w jednym punkcie zarówno piwo, jak i wino, musisz ubiegać się o dwa zezwolenia. Nie myśl jednak, że jeśli raz pomyślnie przejdziesz wszelkie wymagane procedury i uzyskasz zezwolenie, będziesz miał je "na wieki". Zezwolenia wydaje się bowiem na czas oznaczony. W przypadku sprzedaży alkoholu przeznaczonego do spożycia poza miejscem sprzedaży (sklep spożywczy) zezwolenie otrzymuje się na dwa lata. Jeśli zaś chodzi o sprzedaż alkoholu spożywanego w miejscu sprzedaży zezwolenie będzie obowiązywać przez cztery lata.

Pomoc finansowa przy rozpoczęciu działalności gospodarczej

Jeśli jesteś osobą bezrobotną to możesz skorzystać z dofinansowania na rozpoczęcie prowadzenia działalności. Sprawdź w swoim Urzędzie Pracy jakie warunki musisz spełnić, aby z takiego dofinansowania skorzystać.