Biuro rachunkowe: Księgi idą do lamusa

Według danych GUS na rozdrobnionym rynku usług księgowych funkcjonuje ok. 70 tys. biur rachunkowych. Przeciętne biuro księgowe w Polsce obsługuje ok. 80 klientów. Według ekspertów, najpilniejszą potrzebą tego rynku są standardy jakości i nowe technologie. Wiele biur działa bowiem w oparciu o standardy z lat 90. i prowadzi tylko uproszczoną księgowość dla jednoosobowych firm. Większość dokumentów w takich biurach ma postać papierową, podczas gdy usługi rachunkowe zmierzają w kierunku całkowitej digitalizacji. Do informatyzacji usług księgowych zaczynają obligować instytucje państwowe. Jednym z takich bodźców jest dla rynku wprowadzenie jednolitego pliku kontrolnego (JPK), dla dużych, średnich i małych podmiotów, a od stycznia przyszłego roku również dla mikrofirm. Już na poziomie przygotowania i archiwizacji tych dokumentów wiele biur księgowych będzie musiało dostosować swoje możliwości do nowych przepisów. – Żeby biuro mogło nadążyć za potrzebami klientów i przepisami prawa, musi ponieść spore nakłady na modernizację rozwiązań IT. Samodzielne biuro rzadko może sobie na to pozwolić i tu z pomocą przychodzi franczyza – mówi Grzegorz Grodek, wiceprezes Tax Care.

Siła w technologii

Tax Care jest liderem rynku biur rachunkowych w Polsce. Przez ostatnie trzy lata firma rozwijała partnerski koncept współpracy z biurami rachunkowymi. W 2016 roku Tax Care wdrożył też pełną franczyzę i uruchomił pierwsze biura w oparciu o ten model współpracy. Obecnie w sieci Tax Care funkcjonuje 320 biur franczyzowych i partnerskich. Według Grzegorza Grodka, najcenniejsze we franczyzie Tax Care jest to, czego nie widać. Firma daje bowiem swoim franczyzobiorcom dostęp do nowoczesnych narzędzi informatycznych, za które samodzielne biuro rachunkowe musiałoby słono zapłacić.

Franczyzobiorcy Tax Care mają zagwarantowany dostęp do najnowszych rozwiązań. Mogą korzystać z autorskiego systemu do uproszczonej księgowości, systemu kadrowo-płacowego i pełnej księgowości. Firma zapewnia też szerokie wsparcie merytoryczne, dostęp do bezpłatnych szkoleń z PIT, CIT, VAT czy akcyzy, jak również szkoleń sprzedażowych. Do dyspozycji franczyzobiorców są także doradcy podatkowi i prawnicy. Wiceprezes Tax Care dodaje, że firma bardzo poważnie angażuje się w rozwijanie systemów i narzędzi informatycznych dla biur rachunkowych, z których korzystają również klienci (panel klienta w systemie księgowym).

– W ramach pakietu partnerskiego i franczyzowego wprowadziliśmy usługę pełnego wsparcia informatycznego – nie tylko w zakresie systemu księgowego, ale też całego ekosystemu IT w biurze. Wszystko po to, by naszym partnerom i franczyzobiorcom ułatwić wdrażanie rozwiązań technologicznych. To jeden z elementów, które robią największe wrażenie na kandydatach – mówi menedżer.

Krok po kroku

Franczyzowe biura Tax Care otwierane są głównie w miastach powiatowych powyżej 20 tys. mieszkańców. Firma poszukuje franczyzobiorców pośród właścicieli funkcjonujących biur księgowych oraz samodzielnych księgowych, którzy chcieliby rozwinąć skrzydła pod marką Tax Care. Jeśli kandydat prowadzi własne biuro, koszty przystąpienia będą symboliczne, ponieważ placówki Tax Care nie wymagają wielkiej powierzchni, a koszt ich wyposażenia ponosi centrala.

Pierwszym zadaniem partnera Tax Care jest znalezienie lokalu o powierzchni co najmniej 30 m², najlepiej usytuowanego na parterze. Po akceptacji lokalu przez franczyzodawcę, partner musi wyremontować pomieszczenie według standardów franczyzodawcy. Adaptacja to przede wszystkim pomalowanie ścian na biało, wykonanie podwieszanego sufitu i położenie wykładziny. Ostatni element to zapewnienie łącza internetowego. Według szacunków Tax Care, partner powinien zmieścić się w kwocie ok. 7 tys. zł. Wraz z opłatą wstęną (5 tys. zł) całość inwestycji zamknie się w kwocie ok. 12 tys. zł.

Kiedy lokal jest przygotowany, wkraczają ekipy franczyzodawcy i według przygotowanego wcześniej projektu, urządzają placówkę. Firma zapewnia pełne wyposażenie pomieszczenia: biurka, krzesła, fotele, stolik oraz kompletną wizualizację. Po stronie organizatora systemu pozostają również komputery, telefon, drukarki oraz systemy informatyczne. Jeśli biuro partnera prowadzi pełne księgi handlowe, Tax Care zapewnia również specjalny system oraz serwery do przechowywania i zabezpieczenia danych. Wartość wyposażenia placówki, Tax Care szacuje na 34 tys. zł.

Przy założeniu, że partner będzie sam pracował w biurze i dodatkowo zatrudni jednego pracownika, miesięczne koszty prowadzenia partnerskiego oddziału Tax Care powinny zamknąć się w kwocie ok. 6 tys. zł. Największą część stanowić będzie wynagrodzenie pracownika (ok. 3 tys. zł) oraz koszt najmu lokalu (1-2 tys. zł). Tax Care pobiera miesięczną opłatę franczyzową uzależnioną od zakresu prowadzonej księgowości oraz liczby stanowisk w biurze.

Właściciel i pracownik są w stanie obsłużyć ok. 100 podmiotów w stałej comiesięcznej współpracy. Z tego tytułu biuro partnera powinno zainkasować ok. 15 tys. zł miesięcznego przychodu. Sprzedaż produktów finansowych może przynieść ok. 5 tys. zł. Po odjęciu kosztów w kasie partnera zostanie więc ok. 14 tys. zł miesięcznego dochodu.