Wydatki a koszty podatkowe

W praktyce biznesowej dochodzi do sytuacji, gdy koszty są ponoszone przez inny podmiot niż ten, którego faktycznie dotyczą. Przykładowo mogą to być wydatki na wyjazdy pracowników kontrahenta, na sfinansowanie czyjejś inwestycji czy dofinansowanie działalności partnera biznesowego lub zwyczajne darowizny. Przykłady można mnożyć, w zależności od potrzeb biznesowych mogą one być różne. Kolejna kategoria obejmuje wydatki na prywatne cele pracowników oraz sytuację odmienną tj. finansowanie działalności podatnika przez pracowników (np. zarząd).

Związek z przychodami

Jedną z najważniejszych kwestii przy zaliczeniu wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest jego cel oraz związek z przychodami. Jak zauważył Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 7 lutego 2019 r. (sygn. II FSK 318/17): „użycie w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zwrotu „w celu” oznacza, że nie zawsze wydatek przynieść musi skutek w postaci osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła. Dla oceny, czy dany wydatek został poczyniony w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu należy mieć na względzie charakter związku przyczynowo-skutkowego między kosztem a przychodem”. Wyrok ten oznacza, że podatnik powinien analizować nie tylko celowość ponoszonych wydatków, ale także ich związek z przychodami, który może być bezpośredni albo pośredni.

W przypadku kosztów bezpośrednio związanych z przychodami nie ma problemu z ich przyporządkowaniem. Kwestia prawidłowej kwalifikacji jest natomiast dużo bardziej istotna w przypadku kosztów pośrednich, gdzie podatnik powinien potrafić wykazać ich związek z przychodami. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 30 listopada 2018 r. (sygn. II FSK 3420/16) wskazał, że przy interpretacji związku i celu poniesionego wydatku należy zawsze odwoływać się do wykładni gospodarczej, tj. należy założyć, że podatnik działa jak racjonalny przedsiębiorca kierujący się chęcią osiągnięcia zysku. Dopiero organ podatkowy powinien wykazać, że intencje podatnika były inne.

Poniesienie wydatku z własnych zasobów

Kolejną bardzo istotną przesłanką kwalifikacji wydatku do kosztów podatkowych jest poniesienie go z własnych środków. Kwestię tę idealnie obrazuje stanowisko dyrektora krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 1 września 2017 r. nr 0111-KDIB2-1.4010.131.2017.2.MJ. gdzie organ wskazał, że sfinansowanie wydatków przez prezesa firmy z jego prywatnych środków powoduje, że wydatki te nie mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych spółki.

Podobna sytuacja miała miejsce w sprawie rozstrzygniętej wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 31 października 2019 r. (sygn. akt III SA/Wa 576/19). Sprawa, rozpatrywana przez WSA, dotyczyła osoby fizycznej będącej wspólnikiem kilku spółek deweloperskich, która po wybudowaniu osiedla z własnych środków wybudowała za miasto drogi dojazdowe. Wydatki związane z tym przedsięwzięciem chciała zaliczyć do kosztów podatkowych związanych z prowadzoną działalnością deweloperską i budową osiedla. Organ podatkowy nie zgodził się z takim podejściem, gdyż nie znalazł związku pomiędzy poniesionym wydatkiem a przychodami z prowadzonej działalności gospodarczej. Jego stanowisko potwierdził WSA w Warszawie.

W takich sytuacjach przesłankę poniesienia kosztu z własnych środków można w prosty sposób wypełnić poprzez zrefakturowanie kosztów poniesionych z prywatnych pieniędzy na firmę w oparciu o umowę/porozumienie. W tym celu należy zadbać o odpowiednie procedury oraz weryfikację ich przestrzegania w przedsiębiorstwie.

Kwalifikacja w zależności od sytuacji

Na zakończenie warto wskazać, że dany wydatek może być różnie klasyfikowany, w zależności od sytuacji. Dobrym przykładem jest wydatek na „finansowanie wycieczki dla pracowników kontrahenta”. Zasadniczo w sytuacji, gdy chcemy po prostu sfinansować pracownikom kontrahenta wycieczkę, biorąc pod uwagę powyższe przesłanki, koszty takiej wycieczki należałoby uznać za niepodatkowe, gdyż nie sa one związane z przychodami podatnika.

Jednakże, jeżeli taki wydatek będzie połączony np. z akcją konkursową dla pracowników kontrahenta mającą na celu mobilizację do większej sprzedaży, a nagrodę otrzymają najlepsi sprzedawcy, istnieją wówczas przesłanki dla uznania nagród w postaci wycieczek za koszty podatkowe. Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku organizacji zagranicznego szkolenia, choć tu mogą pojawić się spory z fiskusem odnośnie do zasadności kosztów.

Kwestia kwalifikacji podatkowej wydatków ponoszonych za inne podmioty powinna być w każdej sytuacji analizowana indywidualnie. W artykule przedstawione zostały najczęstsze sytuacje, w ramach których podatnik powinien zmierzyć się z tematem finansowania wydatków za inny podmiot. Konsekwencje podatkowe wadliwej kwalifikacji wydatków są dotkliwe, gdyż poza koniecznością korekty deklaracji i zapłaty zobowiązania dochodzą dodatkowo odsetki oraz potencjalnie odpowiedzialność z kodeksu karno-skarbowego. Dlatego każdorazowo pozycja podatnika co do kwalifikacji takich wydatków powinna być oparta o przepisy podatkowe i orzecznictwo.

Autor jest radcą prawnym w Kancelarii Prawnej Skarbiec, która specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi.