Fachowcy od zatrudniania

Według danych Millward Brown, 33,9 proc. firm ma kłopoty ze znalezieniem osób o odpowiednich kwalifikacjach, a trzy czwarte pracodawców obawia się, że nie będzie w stanie utrzymać obecnej kadry. Brakuje m.in. inżynierów i wykwalifikowanych pracowników fizycznych w sektorze produkcyjnym, a niedobór specjalistów IT w Polsce sięga ponad 50 tys. osób. Rekordziści wśród specjalistów i menedżerów, na przykład w branży IT, otrzymują podobno nawet 18-19 propozycji w ciągu roku, a średnia oscyluje wokół sześciu. W tej sytuacji wydaje się, że agencja rekrutacyjna to idealny pomysł na biznes.
– Faktycznie, dla rekruterów nastały złote czasy – potwierdza Magdalena Szweida, właściciel agencji BestHR. – To branża, która ma przed sobą przyszłość. Nawet ci pracodawcy, którzy mają własne działy personalne, korzystają z usług agencji i zlecają poszukiwania pracowników firmom zewnętrznym. Wynika to właśnie z braku dostępności na rynku odpowiednich kandydatów oraz konieczności wykorzystania różnych, bywa że niestandardowych źródeł, by ich w końcu znaleźć. Ogłoszenie w prasie czy internecie często już nie wystarcza.

Nieco inaczej patrzy na sytuację Marta Woźny-Tomczak, dyrektor i właścicielka agencji rekrutacyjno-doradczej Personia z Gdyni. – Od wielu miesięcy utrzymuje się mniej więcej podobny poziom liczby klientów. Jest jednak szereg uwarunkowań, które mają wpływ na naszą branżę i które warto znać. Wiele zależy od rozwoju rynku, inwestycji w danym regionie – podkreśla Marta Woźny-Tomczak. – Na przykład gdy rynek zaczyna odżywać po kryzysie, jako pierwsze reagują branże spedycyjna, logistyczna, transportowa, które w tym okresie będą intensywnie poszukiwać pracowników. Kiedy w danym regionie inwestuje jakaś duża firma, też wiadomo, że będzie potrzebowała specjalistów. Gdy np. kilka lat temu Bayer wchodził do Polski, w Trójmieście otwierał swoje centrum finansowo-księgowe. Wtedy tutejsze firmy rekrutacyjne na tym skorzystały.

Poznać branżę

Magdalena Szweida doświadczenie w branży HR zdobywała, pracując przez kilka lat jako rekruter w dużej firmie informatycznej. W końcu doszła do wniosku, że czas przejść na swoje. W lutym 2015 roku otworzyła w Łodzi agencję BestHR. – Zdecydowałam się na ten krok, bo miałam już zawodowe doświadczenie, a bez niego w tej branży trudno sobie poradzić – uważa Magdalena Szweida.

Marta Woźny-Tomczak z wykształcenia jest psychologiem. Jeszcze na studiach pracowała jako rekruter. – Najczęściej psycholodzy mają przed sobą dwie typowe ścieżki kariery: albo w psychologii klinicznej, jako terapeuci, albo w psychologii biznesu. W tym drugim przypadku zwykle zaczyna się od pracy w branży rekrutacyjnej – mówi właścicielka Personii. – Ja, po dwuletnim doświadczeniu na etacie, zdecydowałam się otworzyć własną agencję. Działa na rynku już od dziewięciu lat.

Obie panie podkreślają, że bez doświadczenia branżowego własną firmę w tej branży trudno będzie poprowadzić z sukcesem. Pierwsze etapy procesu rekrutacyjnego są proste: przygotowanie ogłoszenia, zamieszczenie w odpowiednich miejscach, pozycjonowanie – tego można się nauczyć na stażu czy kursie. Podobnie jak przeglądania źródeł typu LinkedIn czy Golden Line, przeprowadzania wywiadów telefonicznych. – Ale kolejne etapy to już wyższa szkoła jazdy. Mamy do czynienia z żywym człowiekiem, który często jest od nas starszy, stoi wyżej w hierarchii zawodowej. Z taką osobą nie powinien rozmawiać nowicjusz – uważa Marta Woźny-Tomczak. – Trzeba umieć zadawać odpowiednie pytania, które zgłębią kompetencje i doświadczenie kandydata, umieć poprowadzić rozmowę. Dlatego na niższe stanowiska w swojej agencji chętnie przyjmuję osoby na staż. Nie prowadzą samodzielnie projektów czy rozmów z kandydatami, ale są przy nich i dzięki tej obserwacji się uczą. Jednak poza nimi w agencji potrzebni są też doświadczeni rekruterzy.

Firma w rejestrze

Założyć agencję rekrutacyjną może właściwie każdy. Po pierwsze, należy w tym celu po prostu dokonać wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jednak prowadzenie firmy rekrutacyjnej jest tzw. działalnością regulowaną. A to oznacza, że dodatkowo musimy zgłosić się do właściwego urzędu marszałkowskiego albo wojewódzkiego urzędu pracy i wpisać ją do rejestru agencji zatrudnienia. Kosztuje to 200 zł jednorazowo. – Co rok trzeba niejako odnawiać ten wpis, przygotowując roczne raporty dla Wojewódzkiego Urzędu Pracy – dodaje Marta Woźny-Tomczak. – Taki raport powinien zawierać m.in. dane o liczbie osób, które znalazły zatrudnienie dzięki agencji, o liczbie klientów, którym udzieliło się doradztwa zawodowego itp. Należy też pamiętać, że w agencji gromadzimy dane osobowe kandydatów, trzeba więc zgłosić ten zbiór do GIODO.

Agencja rekrutacyjna to biznes raczej dla większych miast. – Z mojego doświadczenia i z obserwacji rynku wynika, że klienci chętniej zwracają się do firm mieszczących się w większych ośrodkach – mówi Magdalena Szweida. – Zwłaszcza ci duzi i poważni, a więc tacy, na których najbardziej nam zależy. Nawet jeśli sami mają siedzibę w małym mieście czy w ogóle gdzieś poza nim, to agencji rekrutacyjnej szukają już np. w mieście wojewódzkim.

Gdy otwieramy agencję rekrutacyjną, na początku możemy nie inwestować w biuro i prowadzić działalność w domu, a z klientami umawiać się np. w restauracji. Można też korzystać z coworkingu, czyli miejsc, w których wynajmuje się biurko np. na godziny, a klientów zapraszać do wynajętej sali konferencyjnej. Jednak wraz z rozwojem firmy w końcu trzeba będzie znaleźć miejsce na siedzibę. Dobrze, aby było łatwo dostępne, blisko środków komunikacji miejskiej, z parkingiem. Powinno wyglądać profesjonalnie, aby klient poczuł, że ma do czynienia z poważną firmą. – Pierwszy kontakt z klientem jest zwykle osobisty (kolejne już raczej telefoniczne i mailowe), w biurze rekruterzy spotykają się też z wybranymi kandydatami – dodaje Magdalena Szweida.
Zakładając firmę rekrutacyjną, trzeba oczywiście zainwestować w sprzęt biurowy, internet, telefon, samochód. Kolejnym wydatkiem jest profesjonalna strona internetowa. Konieczny jest system do pracy z bazą kandydatów – a to spory koszt, nawet do 10 tys. zł. Są również systemy darmowe, ale – jak mówią specjaliści – nie są dostosowane w pełni do potrzeb rekrutacyjnych.

Zlecenie nie równa się zapłacie

Czy o pierwszych klientów jest trudno? – Przy dobrej reklamie i systemie poleceń klienci sami się dziś zgłaszają – twierdzi Magdalena Szweida. – Dlatego jedną z ważniejszych rzeczy na starcie jest inwestycja w dobrą stronę internetową oraz w jej pozycjonowanie.
Marta Woźny-Tomczak uważa jednak, że nie ma co czekać, aż klient sam nas odnajdzie. – Owszem, trzeba budować swoją markę, m.in.: w internecie, poprzez reklamę, której formą jest już sygnowane przez nas ogłoszenie rekrutacyjne. Ale nie zdarzyło mi się jeszcze, by zadzwonił do mnie klient, który zupełnie mnie nie zna – mówi. – Nasza branża jest bardzo relacyjna. Najlepszą formą pozyskiwania klientów są wszelkiego rodzaju spotkania, np.: networkingi, konferencje z branży HR, śniadania biznesowe, targi pracy. Najlepiej nawiązać relacje osobiście. Firmy nie chcą ryzykować, że zatrudnią nieodpowiednich pracowników, dlatego szukają rekruterów, którzy wzbudzą ich zaufanie.

Wiadomo, że liczba klientów w każdym miesiącu bywa zmienna. Wiele zależy też od tego, jak duża jest agencja, ilu zatrudnia pracowników i ile w związku z tym zleceń jest w stanie zrealizować. – My jesteśmy małą agencją, pracują u nas trzy osoby, więc kilku klientów miesięcznie to dla nas optymalna ilość – podkreśla właścicielka BestHR. – Oczywiście, zlecenia bywają różne. Np. jeden klient ma do obsadzenia 20 stanowisk, jak zdarzyło nam się to ostatnio.

Trzeba pamiętać, że rozliczanie zleceń odbywa się na zasadzie „success fee” – czyli agencja dostaje zapłatę dopiero wówczas, gdy klient zatrudni rekomendowanego przez nią kandydata. Teoretycznie może się więc zdarzyć, że mamy 15 zleceń w danym miesiącu, wykonamy mnóstwo pracy, ale żaden klient nie będzie zadowolony z przedstawionych mu kandydatów – i zarobku nie ma. A wydatki należało ponieść, np. na publikację ogłoszeń w odpowiednich portalach czy w prasie (cena ogłoszenia może sięgać nawet kilkuset złotych). Czasem więc lepiej skupić się na mniejszej liczbie klientów. – Zwłaszcza na początku trzeba też wybierać te firmy, które są zdecydowane na zatrudnienie nowych pracowników, a odrzucać te, które „się rozglądają” i do końca nie są pewne – ostrzega Marta Woźny-Tomczak. – W początkowej fazie lepiej również unikać klientów, którzy nie chcą nam dać wyłączności, bo to oznacza, że kandydatów szukają dla nich także inne agencje i to któraś z nich może okazać się szybsza albo mieć więcej szczęścia.
Natomiast od początku działalności nie należy bać się nawet trudnych zleceń. Jeśli czujemy, że sami nie podołamy, to lepiej zatrudnić podwykonawcę niż odmówić – takie zlecenie, zakończone sukcesem, umocni naszą pozycję rynkową.

Przyszłość w specjalizacji

BestHR zajmuje się rekrutacją pracowników każdego szczebla, od produkcji po wyższą kadrę zarządzającą. Natomiast agencja Personia specjalizuje się w stanowiskach średniego i wyższego szczebla, w większości z szeroko pojętych branż technicznych. – Jeśli jesteśmy na rynku już od dłuższego czasu, warto się wyspecjalizować. To pozwoli na zbudowanie solidnej bazy kandydatów, mocniejszych relacji z pracodawcami. Gdy np. nowy klient zapyta, jakie zlecenia zrealizowaliśmy w jego branży, będziemy mogli pochwalić się dużym portfolio – radzi Marta Woźny-Tomczak. – My np. nigdy nie realizowaliśmy zleceń z branży medycznej czy farmaceutycznej, nie mamy na tym rynku żadnych kontaktów, więc logiczne jest, że jesteśmy mało konkurencyjni.

Nie oznacza to jednak wcale, że rekruter musi być specjalistą w każdej dziedzinie, w której realizuje zlecenie. – Nie musi być specem np. od pneumatyki, ale musi być ekspertem w wybadaniu kompetencji – podkreśla właścicielka agencji Personia. – Czyli tak prowadzić rozmowę, by dać się kandydatowi w pełni zaprezentować, ale też jednocześnie powinien czytać między wierszami, by umieć ocenić wiarygodność rozmówcy. Ostateczną weryfikację merytoryczną kandydata przeprowadza i tak jego potencjalny pracodawca.

Stawki przyjęte w branży rekrutacyjnej wynoszą od 1,5 do 2,5 miesięcznych pensji brutto zatrudnionego kandydata. Cały proces rekrutacyjny może trwać kilka dni (a nawet jeden – gdy ktoś pilnie poszukuje np. pracowników tymczasowych), ale i kilka tygodni czy nawet miesięcy (na bardzo wysokie stanowiska). Wtedy płatność za zlecenie jest bardzo odroczona w czasie. – W korporacjach zdarza się, że kandydat musi odbyć kilka rozmów z pracownikami różnego szczebla czy różnych działów firmy. Bywa, że ostateczną decyzję podejmuje osoba z zarządu, która rezyduje za granicą i trzeba poczekać na jej przyjazd – opowiada Marta Woźny-Tomczak. – A zdarza się i tak, że przy tak długiej rekrutacji jakieś sytuacje losowe uniemożliwiają finalizację zlecenia, bo np. kandydat zajdzie w ciążę, poważnie się rozchoruje albo w korporacji zmieni się zarząd i nowy szef uzna, że już nie potrzebuje takiego pracownika.

Jako że w agencji mogą być i chudsze, i bardziej tłuste miesiące (np. wakacje to zwykle martwy okres), to wiele firm rekrutacyjnych zajmuje się również organizacją szkoleń czy doradztwem z zakresu HR, co stanowi dodatkowe źródło dochodów.