Kontrola z ZUS
Z dużą dozą prawdopodobieństwa ZUS zechce je wyjaśnić, zlecając swoim kontrolerom gruntowne sprawdzenie zakładu pracy. Brak korekt jest również przyczyną wstrzymywania wypłaty świadczeń z ZUS i odmowy wydania zaświadczeń o niezaleganiu w składkach, co zamyka drogę do wygrania przetargu, czy uzyskania kredytu.
Dlaczego korekty deklaracji ZUS są tak ważne i jakie są konsekwencje ich niezłożenia?
Niewyjaśnione korektami różnice w deklaracjach ZUS uruchamiają postępowanie wyjaśniające. Organ wysyła do pracodawcy pisma i wezwania z żądaniem wyjaśnienia nieścisłości. Dopóki dział kadr firmy odpowiada ZUS-owi na bieżąco, wszystko jest w porządku. Po złożeniu wyjaśnień urzędnik zamyka daną sprawę. Jednak brak udzielenia wyjaśnień może skutkować gruntowną kontrolą zakładu pracy.
Obowiązek comiesięcznych rozliczeń z ZUS
Pracodawcy zobowiązani są do comiesięcznego rozliczania się z ZUS-em. W tym celu przygotowują deklaracje rozliczeniowe: imienne raporty za ubezpieczonych ZUS RCA i ZUS RSA oraz łączne zestawienie składek do zapłaty ZUS DRA. W wyniku różnych błędów, np. ludzkiej pomyłki, zmiany wynagrodzenia, czy zbyt późnego dostarczenia do działu płac niezbędnych dokumentów, konieczne może okazać się skorygowanie listy płac, a co za tym idzie również korekta rozliczenia z ZUS-em.
Częstym błędem w deklaracji ZUS, prowadzącym do powstania niedopłaty, jest zastosowywanie nieodpowiedniego kodu na deklaracji rozliczeniowej. W przypadku ubezpieczonego, który został wyrejestrowany, a wypłata/dopłata nastąpiła nie wcześniej niż w następnym miesiącu po ustaniu ubezpieczenia, w imiennym raporcie RCA powinien zostać zastosowany kod 30 00. Brak poprawnego kodu na deklaracji rozliczeniowej może spowodować, że ZUS sam dokona zmiany kodu, przez co zdubluje kwoty z imiennego raportu ubezpieczonego – według danych ZUS-u na koncie płatnika powstanie więc niedopłata.
Komplikacje rozliczeniowe rodzi też sytuacja, w której pracownik otrzymuje wynagrodzenie do 10 następnego miesiąca (np. zatrudniony od 1 września, jednak pierwszą wypłatę otrzymuje do 10 października – czyli w październiku) albo np. nadgodziny/premie są wypacane osobno, czyli najpierw robiony jest przelew podstawy wynagrodzenia (np. we wrześniu), a dopiero potem wyliczana jest premia i wypłacana np. do końca roku. Wówczas należy pamiętać o konieczności sporządzenia tak zwanego „zerowego” („0”) raportu Imiennego (RCA). W przypadku jego braku ZUS nie posiada kompletu danych o okresach ubezpieczenia takiej osoby, co np. w sytuacji starania się o świadczenia może spowodować wstrzymanie ich wypłaty (chodzi o wszystkie świadczenia, które wypłaca ZUS, czyli: zasiłek chorobowy, macierzyński, rodzicielski, opiekuńczy, świadczenie rehabilitacyjne).
Pomyłka w kodzie, np. zgłoszenie pracownika z kodem zleceniobiorcy (błąd ludzki) – w przypadku kiedy to ZUS wypłaca zasiłki, może sprawić, że Zakład nie wypłaci świadczenia do momentu wyjaśnienia rodzaju ubezpieczenia
Błędy rozliczeniowe
Poprawa podstawy do ubezpieczenia w imiennych raportach to nie ostatni etap. Po jej dokonaniu płatnik musi jeszcze pamiętać o przeliczeniu deklaracji DRA (łączne podliczenie składek do zapłaty za wszystkich ubezpieczonych). Jeśli tego nie zrobi powstanie różnica składek pomiędzy raportami ubezpieczonych, a kwotą do zapłaty przez płatnika. W oczach ZUS znów powstanie nadpłata lub niedopłata.
Od 2022 roku można składać korekty deklaracji ZUS tylko za okres do 5 lat wstecz. Co to oznacza? Przed zmianą przepisów o zwrot nadpłaty w składkach przedsiębiorcy mogli ubiegać się bez ograniczeń czasowych. Dziś, jeśli po zrobieniu korekt na koncie płatnika powstałaby nadpłata, to jej część sięgająca ponad 5 lat wstecz jest nie do odzyskania.
Celem zmiany zasad korygowania deklaracji było ukrócenie praktyk „optymalizowania” stanowisk pracy na potrzeby składek wypadkowych. Niemal wszystkie składki ZUS są stałe i procentowo równe dla wszystkich. Składka na ubezpieczenie emerytalne wynosi 19,52% podstawy wymiaru składek, na ubezpieczenia rentowe – 8,00%, na ubezpieczenie chorobowe – 2,45%. Tylko stopa procentowa składki na ubezpieczenie wypadkowe jest różnicowana i uzależniona od liczby osób ubezpieczonych w firmie oraz branży, w jakiej działa przedsiębiorstwo.
W przypadku więc zakładów pracy o podwyższonym ryzyku, np. tartaku, składka na ubezpieczenie wypadkowe wyliczana jest według maksymalnych stawek. Niektórzy przedsiębiorcy potrafią jednak tak zmodyfikować charakterystykę stanowiska, by z miejsca pracy o wysokim ryzyku wypadku zamienić je na zagrożone w stopniu umiarkowanym lub niskim. To powodowało obniżkę stawki należnej składki wypadkowej i dawało szansę pracodawcom na złożenie korekt deklaracji i wystąpienie o nadpłatę. Niejednokrotnie w grę wchodziły ogromne kwoty.
Niemniej możliwość odzyskania nadpłaconych składek nadal istnieje, tyle że tylko do 5 lat wstecz. Warunkiem jest złożenie prawidłowej korekty deklaracji ZUS.
Niedopłata na koncie płatnika
Na koncie płatnika może powstać nie tylko nadpłata składek, o której zwrot można wystąpić składając korektę. Możliwa jest również niedopłata. W takim przypadku konieczne jest uregulowanie zaległości wraz z odsetkami za zwłokę. Zakład Ubezpieczeń Społecznych może przymusić płatnika do złożenia stosownych korekt np. odmawiając wydania zaświadczenia o niezaleganiu w składkach, co może zamknąć drogę do pozytywnego rozpoznania wniosków kredytowych i korzystnego rozstrzygnięcia konkursów przetargowych.
Składanie korekt deklaracji jak i poprawne prowadzenie dokumentacji ZUS, jest ważne również z innych powodów. Choćby dlatego, że przedsiębiorca chcąc np. rozłożyć swoją płatność w ZUS-ie na raty musi spełnić warunek poprawnego złożenia wszystkich deklaracji i raportów.
Autor: Skarbiec Corporate Services z do grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec, specjalizuje się w prowadzeniu księgowości, rachunkowości i outsoursingu kadr i płac

PRZECZYTAJ ARTYKUŁY

Rozliczenie podatku dochodowego od osób prawnych za rok 2022 będzie bardziej skomplikowane.
Mimo nowelizacji ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, w zakresie zwolnienia dywidend z opodatkowania, nadal nie zawiera ona jednak jednego ważnego warunku. Co z tego wynika?
Czy po skorygowaniu stawki VAT dla konsumenta przedsiębiorca może ubiegać się o zwrot nadpłaconego podatku należnego VAT?
Planowana jest kolejna zmiana przepisów w zakresie CIT, która ma wejść w życie w trakcie roku podatkowego. Jakie są główne zmiany przewidywane przez Polski Ład 3.0?
Ministerstwo finansów wciąż pracuje nad zmianami prawa, które zabezpieczą źródła wpływów podatkowych Skarbu Państwa. Solą w oku fiskusa zawsze była działalność niedokumentowana fakturą czy paragonem.
NAJCZEŚCIEJ CZYTANE

Własna pieczarkarnia to opłacalny biznes nawet na niedużą skalę. Właściciel jednej hali zbiera plony co sześć tygodni. Warto jednak zajmować się produkcją pieczarek w większej liczbie pomieszczeń – wtedy na zyski można liczyć co tydzień.
Nowy numer miesięcznika "Własny Biznes FRANCHISING" już w sprzedaży! Sprawdź, jakie pomysły na biznes przeanalizowaliśmy w marcowym wydaniu magazynu.
Od początku roku w ramach współpracy z siecią Żabka swoje biznesy otworzyło kilkuset nowych franczyzobiorców.
Żeby myśleć o otwarciu własnego McDonalda nie wystarczą tysiące ani setki tysięcy złotych . Potrzeba więcej. Ile? I co franczyzobiorca Złotych Łuków dostanie w zamian?
Generali Polska ma obecnie ponad 300 placówek partnerskich. W ciągu roku otwiera zwykle ponad 50 biur.
POPULARNE NA FORUM
Praca magisterska - licencjacka o franchisingu
Witam, Jestem studentką III roku Finansów i Rachunkowości na Uczelni Łazarskiego w Warszawie. Obecnie prowadzę badania w ramach seminarium dyplomowego. Poniższa ankieta...
Hodowla psów: Trudne życie hodowcy
Znam osoby gdzie rocznie zarabiają 300 tys złotych prosze nie łżeć że hodowla się nie opłaca.
Chciałbym otworzyć punkt z nawozami
Witam, posiadam plac oraz sprzęt potrzebny do dystrybucji nawozów dla rolnictwa i ogrodnictwa. Obecnie zajmujemy się sprzedażą wyrobów węglowych, a Nasza siedziba...
Planuję założyć własną działalność - od czego zacząć?
Początki prowadzenia własnej działalności gospodarczej choć są bardzo ekscytujące to jednak czasem bywają trudne. Rewelacyjnym sposobem na stawianie pierwszych kroków...
Nowe sądy tylko dla franczyzy?
No no, swoją drogą ciekawe, że POF nie jest zainteresowane symetrią spraw sądowych i swego rodzaju rewizją rynku, czego ulubione USA już dawno dokonało. Wielki wstyd...
Społeczność Franchising.pl
MEET AND FIT franczyza jeśli ktoś chce zacząć współprace z tą firmą to niech mocno się zastanowić ponieważ jeszcze dobry rok przed pandemią zamknęli się aż 15...
Polska Organizacja Franczyzodawców w obronie zasad
a POF ma jakieś zasady?
Punkt sprzedaży nawozów i środkow ochrony roślin
Witam.Posiadam kawałek placu i myślałem nad otwarciem punktu sprzedaży nawozów.Czy może by ktoś ma jakieś namiary na firmy które by chciały pomóc,pozdrawiam ...