Zrobisz to jutro!

Zjawisko prokrastynacji, potocznie nazywane „jutraniem”, zwykle bywa kosztowną przeszkodą w prowadzeniu biznesu. Odkładanie spraw lub zwlekanie z podjęciem decyzji może przynieść firmie negatywne skutki. Ale nie zawsze tak się dzieje. Bywają sytuacje, że prokrastynacja (z języka łacińskiego procrastinatio, czyli odroczenie, zwłoka) pomaga w prowadzeniu biznesu. Aby odróżnić to, kiedy jest rzeczywiście pomocna, a kiedy wręcz przeciwnie, warto najpierw poznać główne jej przyczyny. To pomoże uniknięcia w pułapkę „jutrania”.

Zwykle prokrastynacja utożsamiana jest z brakiem mobilizacji do działania i złą organizacją czasu, czasami z lenistwem czy łapaniem zbyt wielu srok za ogon, czyli angażowaniu się w niemal wszystko, a tym samym w nic.

– Jest wiele przyczyn, dla których część osób odwleka działania i podejmowanie decyzji nie tylko w biznesie. Zresztą dlatego prokrastynacja jest jednym z częstych powodów, z którymi zgłaszają się do mnie klienci na indywidualne konsultacje oraz szkolenia grupowe. Są to zarówno menedżerowie, jak i szeregowi pracownicy, ponieważ odkładanie na później pociąga za sobą negatywne skutki dla całego zespołu – mówi Anna Daria Nowicka, socjolog, coach, trenerka. – Powodem prokrastynacji może być np. lęk przed porażką lub obawa przed podjęciem błędnej decyzji. W obecnym świecie, choć mamy dostęp do nieskończenie wielkiej liczby informacji, to nikt nie jest w stanie ich wszystkich przeanalizować i wyciągnąć wniosków, które gwarantowałyby 100 proc. sukcesu. Ta świadomość paraliżuje i może doprowadzić do tego, że w końcu ktoś albo podejmuje decyzję na ostatnią chwilę, albo kieruje się emocjami lub czeka, „aż problem sam się rozwiąże”.

Inne przyczyny nieproduktywnej prokrastynacji to m.in. niska samoocena, perfekcjonizm oraz zbyt niska automotywacja i nieumiejętność optymalnego zarządzania czasem, projektami oraz tzw. energią mentalną.

– Jeśli ktoś ma zaniżone poczucie własnej wartości, to zakłada, że nie da sobie rady, więc może mieć skłonność do unikania działania lub odwlekania go. Podobnie jeśli ktoś ma nierealistycznie wysokie wymagania wobec siebie, to wie, że nie wykona tego tak idealnie, jakby tego chciał – mówi Anna Daria Nowicka. – Wszystkie powody bardzo negatywnie wpływają na nasze życie zawodowe i osobiste. Dobra wiadomość jest taka, że te blokady można przełamać! Pracując nad tym z klientami, pomagam im dojść do źródła przyczyn prokrastynacji oraz uczę konkretnych narzędzi psychologicznych, które mogą zastosować.

Emocje i pośpiech to kiepscy doradcy

W skutecznym zarządzaniu firmą nie tyle chodzi o to, co się robi i ile robi, tylko kiedy. Odpowiednie wyczucie czasu w świecie biznesu to podstawa. Nie sprzedaje się mieszkań, jeśli ich cena na rynku jest wyjątkowo niska, nie podpisuje się umowy z klientem, który ma niepochlebne opinie, nie kupuje się hurtowo produktów, które lada moment mogą być wycofane z obiegu. Wyczucie czasu ma ogromne znacznie w podejmowaniu działań. W tym przypadku odwlekanie decyzji, którą chcemy poprzedzić zdobyciem wiedzy i analizami danego przypadku, jest uzasadnione. To samo dotyczy sytuacji, jeśli ktoś ma tendencję do podejmowania działań w emocjach, zarówno tych pozytywnych, jak i negatywnych. Może w ten sposób szkodzić sobie i firmie! Złymi doradcami są lęk i ekscytacja. Decyzje i emocje to dwie rzeczy, które nie powinny ze sobą się łączyć w biznesie. Co innego działanie – tu emocje są wręcz wskazane, ponieważ stanowią paliwo do realizacji planów czy pomysłów. Rzadko natomiast jest nim pośpiech.

– Wielokrotnie w biznesie różne osoby próbują nas skłonić do szybkiego podpisania umowy, np. kredytowej czy na dostawy energii tak, żebyśmy nie mieli czasu wczytać się szczegółowo w jej warunki lub skonsultować się ze specjalistą, który pokazałby nam niekorzystne dla nas zapisy – mówi Anna Daria Nowicka. – Także przy decyzjach finansowych, np. grze na giełdzie, zbyt szybkie podjęcie decyzji w emocjach może obrócić się przeciwko nam. Podobnie jeśli jakiś pracownik nas zirytował, a my kierując się emocjami, zwalniamy go ze skutkiem natychmiastowym, nie biorąc pod uwagę, ile czasu zajmie nam rekrutacja i wdrożenie nowej osoby. Byłam świadkiem takiej sytuacji w restauracji, gdy z błahego powodu kelnerka została zwolniona i miała natychmiast spakować się i wyjść!

Sytuacji, kiedy prokrastynacja może wpłynąć pozytywnie na biznes, jest więcej, na przykład gdy działamy w tak zmiennym środowisku czy przepisach, że lepiej poczekać z wdrażaniem działań.

– Przykładowo: ogłoszone już wcześniej przepisy jednak nie weszły w życie. Firma, która chciała przygotować się z dużym wyprzedzeniem, niepotrzebnie poniesie koszty i poświęci czas. Tak np. stało się z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), który miał być już w tym roku obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT,  ale termin został odroczony – mówi Anna Daria Nowicka. – Innym przykładem jest sytuacja, w której nasz klient ciągle zmienia wymagania. Jeśli od razu weźmiemy się do roboty zgodnie z ustaleniami, poświęcimy czas i wysiłek, może nagle nastąpić „zmiana koncepcji” i cała nasza praca poszła na marne! Musimy w zasadzie zaczynać od początku. Pracując z tak chwiejnymi i niezdecydowanymi osobami, lepiej zwlekać z rozpoczęciem działania tak długo, jak się da, gdyż w międzyczasie i tak coś każą nam zmieniać. Kolejny przykład dotyczy sytuacji, kiedy dzięki poczekaniu zdobędziemy dodatkowe, cenne informacje lub z innych powodów nasza pozycja negocjacyjna wzrośnie, np. dowiemy się, że wkrótce będą obniżki na upatrzony przez nas samochód lub gdy dany towar chwilowo będzie dostępny tylko u nas, więc możemy podnieść cenę.

Wybór wymaga czasami czasu

Właściwie wykorzystana prokrastynacja daje czas na rozważenie różnych pomysłów i opcji. Dobry pomysł potrzebuje czasu. Pośpiech, aby jak najszybciej odhaczyć zadania zapisane na liście „do zrobienia na już”, bywa zgubny. Warto jednak wyznaczyć sobie limit czasowy na wykonanie zadania lub podjęcie decyzji. To właśnie jest skuteczne odwlekanie świadome, będące przeciwnością „jutrania” w nieskończoność.

– Jeśli odkładamy zbyt wiele rzeczy na później, to dochodzi do kumulacji zadań. Wówczas zarówno właściciele firm, jak i pracownicy pracują pod ogromną presją czasu, co powoduje stres, psychofizyczne przeciążenie oraz znacznie więcej błędów lub niedoróbek. Rośnie również prawdopodobieństwo wypalenia zawodowego czy syndromu chronicznego zmęczenia – podkreśla Anna Daria Nowicka.

Jak rozpoznać, która decyzja czy zadanie może poczekać? Przyda się do tego analiza wszystkich „za i przeciw” – nasze spostrzeżenia możemy zapisać na kartce, wcześniej rozmawiając na ich temat z pracownikami (wykorzystując ich kompetencje) czy np. poznając sugestie ekspertów w danej dziedzinie, szkolenia, coaching itp. Warto taką analizę przeprowadzać przed podjęciem każdego nowego ważnego wyzwania. Z czasem umiejętność dokonywania wyborów na podstawie określonej przez nas samych skutecznej strategii stanie się rutyną. Żyjemy w dynamicznym świecie pod względem gospodarczym, w którym wiele kwestii zmienia się czasami z tygodnia na tydzień. Cierpliwość w biznesie jest tak samo pożądaną cechą jak nieodkładanie ważnych kwestii „na jutro”. W dodatku celowe i świadome odwlekanie może pomóc w uniknięciu niepotrzebnych kosztów przez wprowadzenie zmian, które wcale nie muszą być dobre dla firmy, tylko dlatego, że zostały podjęte szybko.

Przedsiębiorcy muszą sami mądrze zarządzać własnym czasem, zadaniami czy motywować się do wykonywania właściwych zadań w odpowiednim momencie. Nikt ich nie nadzoruje tak jak w przypadku pracowników etatowych. Samoorganizacja, priorytetyzacja, umiejętność automotywacji i zarządzania czasem to kluczowe kompetencje praktycznie na każdy stanowisku, ale u przedsiębiorców są wręcz niezbędnymi – mówi Anna Daria Nowicka. – Osoby, które prowadzą własny biznes, muszą każdego dnia podejmować dziesiątki decyzji oraz wystawiać się na ryzyko. Na osobach zarządzających spoczywa odpowiedzialność za firmę. Nawet jeśli korzystają ze wsparcia wykwalifikowanych doradców, np. prawników, księgowych, ekspertów do spraw marketingu czy zarządzania zasobami ludzkimi, to i tak ostateczna decyzja należy do nich samych.