Co można odliczyć od przychodu?

Przedsiębiorca ma możliwość odliczenia poniesionych kosztów od uzyskanych przychodów. Dzięki temu obniża podstawę, od której zapłaci podatek dochodowy. Jednak wiele osób, głównie tych, które dopiero rozpoczynają działalność gospodarczą, ma wątpliwości, jakie wydatki można odliczyć od przychodu oraz jak je prawidłowo udokumentować.

Co jest, a co nie jest kosztem

Anna Wakulik, ekspert wFirma.pl, podkreśla, że nie wszystkie wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu. - Są pewne wymogi, które powinien spełnić wydatek, żeby mógł stać się kosztem podatkowym firmy. Przede wszystkim musi on spełniać definicję kosztu uzyskania przychodu - mówi Anna Wakulik.

Ta definicja została wskazana w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Zgodnie z nią za koszt uzyskania przychodu uznaje się wydatek, który został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątkiem są koszty wymienione w art. 23 ustawy. To przepis, który zawiera katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Zalicza się do nich wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, a także zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ponadto koszty uzyskania przychodów nie mogą stanowić wydatki na spłatę rat pożyczek i kredytów. - W tym wypadku kosztem może być jedynie część odsetkowa raty pożyczki, jeżeli została faktycznie opłacona - zwraca uwagę Anna Wakulik.

Z kosztów uzyskania przychodów zostały także wyłączone odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowej spłaty zobowiązań podatkowych i budżetowych, odpisy amortyzacyjne przekraczające wartość 150 tys. zł w przypadku pojazdów osobowych, a także składki na ubezpieczenie AC pojazdu osobowego w wartości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 150 tys. zł.

Co może być dowodem

Oprócz spełnienia definicji kosztu uzyskania przychodów przedsiębiorca powinien zadbać o prawidłowe udokumentowanie poniesionych wydatków. - To na właścicielu firmy spoczywa obowiązek poprawnego udokumentowania wydatków oraz udowodnienia, że mają one związek z osiąganymi przychodami - podkreśla Emilia Wedziuk, główna księgowa Ad Controlling.

Przedsiębiorcy prowadzący podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPIR), powinni opierać się na rozporządzeniu w sprawie prowadzenia tej księgi, które określa, jakie dowody księgowe mogą być podstawą zapisów. Można do nich zaliczyć faktury, faktury VAT RR (dla rolnika ryczałtowego), rachunki i dokumenty celne, a także dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub ich zwiększenie na podstawie art. 22p ustawy o PIT. Inne dowody wymienione zostały w paragrafie 13 i 14 rozporządzenia w sprawie prowadzenia KPIR. Mowa tam m.in. o dowodach wewnętrznych oraz dziennym zestawieniu dokumentów sprzedaży. Muszą być one oznaczone numerem oraz stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej, zgodne z jej rzeczywistym przebiegiem. Tym samym powinno się tam znaleźć wiarygodne określenie stron uczestniczących w transakcji, której dowód dotyczy – odpowiednia nazwa i adresy. Ważna jest także data wystawienia dowodu oraz czas dokonania operacji gospodarczej, której on dotyczy. Chyba że data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wówczas wystarczy wpisanie jednej. Ponadto trzeba podać przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych. Do tego należy dołączyć podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.

Faktura przede wszystkim

Dokumentem występującym najczęściej w obrocie gospodarczym jest faktura. - Powinna ona zawierać obowiązkowe elementy wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, w tym wskazanie danych sprzedawcy i nabywcy. Pamiętajmy jednak, że przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych w nazwie firmy najważniejsze jest wskazanie imienia i nazwiska, gdyż sama nazwa firmy bez ich podania będzie niekompletna - zwraca uwagę Anna Wakulik.

Czasami dowód księgowy na równi z fakturą może też stanowić paragon. Musi on jednak posiadać wszystkie niezbędne dane określone odrębnymi przepisami. Występuje to w sytuacji np. zakupu materiałów biurowych, środków czystości oraz opłat za przejazd autostradą. Niektóre wydatki można księgować również na podstawie dowodu wewnętrznego, który sporządza przedsiębiorca, gdy niemożliwe będzie otrzymanie faktury za poniesiony koszt, m.in. za opłaty prowadzenia rachunku bankowego, opłaty skarbowe czy notarialne. - Ważne, aby dowody księgowe przedstawiały faktyczny przebieg operacji gospodarczej i były rzetelne, a ich treść pełna i zrozumiała - przestrzega Anna Wakulik.

Najczęstsze wydatki

Podstawowe wydatki ponoszone przez przedsiębiorców, które mają największy udział w ogóle kosztów firm, to zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych w przypadku działalności handlowej bądź usługowej oraz zakup surowców w przypadku działalności produkcyjnej. Następna grupa kosztów dotyczy pozostałych wydatków ponoszonych w celu prowadzenia działalności, takich jak opłaty za media, usługi telekomunikacyjne i księgowe, czynsz za lokal, zakup wyposażenia czy też materiałów biurowych itp. - W zależności od branży duże znaczenie mogą mieć również wydatki przeznaczane na reklamę i marketing - zwraca uwagę Anna Wakulik. Często pojawiają się również wydatki związane z pojazdami, gdyż prawie każda firma używa ich w działalności.

W zależności od rodzaju pojazdu (osobowy lub ciężarowy), sposobu jego użytkowania (prywatnie i firmowo albo tylko firmowo) oraz formy własności (własność firmy czy najem) sposób rozliczenia wydatków związanych z pojazdami będzie się różnił.

Przedsiębiorca ma prawo do pełnego odliczania VAT tylko w przypadku wydatków poniesionych z tytułu wykorzystywania samochodu osobowego do celów związanych z działalnością gospodarczą. Korzystający z auta także do celów prywatnych, ma prawo do odliczenia jedynie 50 proc. kwoty podatku VAT. - Jeśli przedsiębiorca chce mieć prawo do pełnego odliczenia tego podatku, należy w urzędzie skarbowym zgłosić samochód na formularzu VAT-26. Niezbędne jest również prowadzenie tzw. kilometrówki oraz sporządzenie regulaminu korzystania z auta. Deklarację VAT-26 można złożyć także drogą elektroniczną - mówi Robert Nogacki, radca prawny w Kancelarii Prawnej Skarbiec.

Od początku bieżącego roku ograniczone zostały koszty uzyskania przychodu wydatków eksploatacyjnych, czyli m.in. napraw, przeglądów, a także paliwa, parkingów, myjni, opłat za autostrady oraz płynów eksploatacyjnych. - Teraz wydatki ponoszone na nabycie i eksploatację aut, w związku z prowadzeniem działalności, również tych wprowadzonych do firmy przed 1 stycznia 2019 roku, nie mogą zostać zaliczone w pełnej wysokości do kosztów uzyskania przychodu, jeśli auta są wykorzystywane również do celów prywatnych. W przypadku tak użytkowanego samochodu, przedsiębiorca będzie mógł do kosztów zaliczyć jedynie 75 proc. wydatków. W przypadku samochodów wykorzystywanych tylko w celach prowadzenia działalności gospodarczej nadal przedsiębiorcy mogą odliczać 100 proc. kosztów - tłumaczy Robert Nogacki.

Dyskusje z urzędem skarbowym

Eksperci zwracają uwagę, że niektóre wydatki mogą zostać zakwestionowane przez organy skarbowe.
 Chodzi głównie o te, które oprócz posiadania związku z prowadzoną działalnością gospodarczą mają charakter prywatny, jak na przykład zakup okularów czy soczewek dla przedsiębiorcy. - Co do zasady, kosztu uzyskania przychodu nie mogą stanowić wydatki, gdy dopuszcza się ich przeznaczenie na cele prywatne. Przy wydatkach, które wykraczają poza tę granicę, organy skarbowe mogą zakwestionować poniesiony wydatek i wykluczyć go z kosztów uzyskania przychodów. W niestandardowych przypadkach przedsiębiorca może wystąpić do dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej o wydanie indywidualnej interpretacji na wniosku ORD-IN, która będzie go chronić przed wykluczeniem kosztu - mówi Anna Wakulik.

Przy firmowych zakupach warto też pamiętać o zachowaniu umiaru w zakresie ceny. - Na przykład zbyt wysoka cena zakupu, np. pióra, zostanie uznana przez Urząd Skarbowy za koszt reprezentacji, który nie stanowi kosztów uzyskania przychodów - mówi Emilia Wedziuk.

Urzędnicy często kwestionują np. zakup drogiego alkoholu, skórzanej kanapy do biura czy drogich prezentów dla kontrahentów. - Ponadto na przykład zakup uniformu przez ratownika medycznego będzie stanowić koszt uzyskania przychodów, natomiast zakup garnituru z pewnością zostanie wykluczony przez kontrolera. Kwestia dyskusyjna to wydatki na edukację - przedsiębiorca musi uzasadnić, że dane szkolenie ma ścisły związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Szkolenie mające na celu pogłębienie ogólnej wiedzy nie będzie kosztem podatkowym - mówi Emilia Wedziuk.

Z kolei Anna Wakulik podsumowuje, że przy ponoszeniu wydatków firmowych przedsiębiorca powinien zawsze prawidłowo udokumentować wydatek oraz pamiętać o wiarygodnym jego uzasadnieniu tak, aby wykazać jego związek z przychodami.

Najczęstsze wydatki firmy, które odliczysz od przychodu

• środki lokomocji i wydatki związane z ich eksploatacją,
• zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych w przypadku działalności handlowej bądź usługowej,
• zakup surowców w przypadku działalności produkcyjnej,
• opłaty za media,
• opłaty za usługi telekomunikacyjne i księgowe,
• czynsz za lokal,
• meble biurowe,
• akcesoria biurowe,
• wydatki na reklamę i marketing,
• opłacone składki społeczne,
• część odsetkowa kredytów,
• ubezpieczenie majątku firmowego.