Profesjonalne zarządzanie najmem

Mieszkania na wynajem to w ostatnich latach najpopularniejsza chyba lokata kapitału i źródło pasywnego dochodu. Z ostatnich danych wynika wprawdzie, że po tłustych latach napędzanych głównie przypływem migrantów z Ukrainy rentowność najmu zaczyna spadać, a o najemców może być trudniej. Jednak nieruchomości to nadal dla Polaków atrakcyjna inwestycja. Wraz z rosnącym rynkiem najmu rozwinęły się też nowe usługi – profesjonalne zarządzanie najmem.

Trudne początki

Jacek Kobędza, właściciel Property for You, najmem – na początku krótkoterminowym – zainteresował się na studiach. – Wynajmowałem mieszkanie wspólnie z koleżanką z Meksyku. Pracowała jako menedżer w holenderskiej korporacji i bardzo dużo podróżowała – wspomina Jacek Kobędza. – Jej pokój często był wolny. Pokazała mi Airbnb i poradziła, żebym wynajmował ten pokój pod jej nieobecność, na krótkie terminy, a zyskiem się podzielimy. Zobaczyłem, że to fajnie działa.

Cztery lata później, w 2016 roku, postanowił sformalizować działalność i założył w Krakowie firmę zarządzającą najmem – Property for You, która zajmuje się obsługą najmu długo- i krótkoterminowego oraz mieszanego. – Początki były trudne, ta usługa wtedy raczkowała – kontynuuje Jacek Kobędza. – Nie było łatwo znaleźć klienta. Po pierwsze kapitał społeczny w Polsce jest niski, ludzie sobie nie ufają. Boją się powierzyć komuś mieszkania, tym bardziej komuś obcemu, kto do nich nagle dzwoni z taką propozycją, bo znalazł ogłoszenie o wynajmie. Druga sprawa, że ludzie nie chcieli płacić za coś, co równie dobrze mogli zrobić sami, albo przynajmniej tak im się wydawało.

Pierwsi klienci Property for You – jak mówi właściciel – znaleźli się trochę przypadkowo: przez znajomych lub dzięki wspomnianemu obdzwanianiu ludzi, którzy dawali ogłoszenia o wynajmie. – Pierwszym klientem, który zdecydował się powierzyć nam mieszkanie na zarządzanie najmem długoterminowym była osoba, która przeprowadzała się z Krakowa do Warszawy i nie chciała obarczać tą sprawą swojej rodziny – wspomina Jacek Kobędza. – Zresztą ten klient jest z nami do dziś.

Dzisiaj Property for You ma ok. 150 klientów. Większość zleceń dotyczy najmu długoterminowego. – Takie zlecenia zresztą wolimy, ponieważ obsługa najmu krótkoterminowego wymaga więcej pracy – mówi Jacek Kobędza.

Wśród klientów Property for You są zarówno osoby, które mają jedno mieszkanie, np. otrzymane w spadku, jak i tacy, dla których nieruchomości na wynajem to inwestycja i mają ich już przynajmniej kilka.

Konkurencyjny rynek

Warszawska firma Prodoma zarządza blisko 350 mieszkaniami. – Kiedy zaczynaliśmy, prawie 10 lat temu, na rynku działały głównie biura nieruchomości, świadczące pośrednictwo w najmie – opowiada Sebastian Milczarek, prezes spółki Prodoma. – Ale przecież w obsłudze najmu chodzi nie tylko o to, aby znaleźć lokatora. Chodzi o to, by znaleźć dobrego lokatora. A tego już pośrednik nie zweryfikuje.

Sebastian Mielczarek ocenia, że przez te 10 lat rynek zdecydowanie się zmienił. Już nie trzeba tłumaczyć klientom, na czym polega usługa zarządzania najmem, jak to kiedyś bywało. Teraz nierzadko właściciele mieszkań sami szukają takiej opcji. – Przede wszystkim zwiększyła się podaż mieszkań. Ci, którzy mają dziś nadwyżki finansowe, inwestują je w mieszkania lub działki. Tylko w Warszawie prawie 70 proc. mieszkań jest kupowanych z przeznaczeniem na wynajem – zauważa Sebastian Milczarek. – Część właścicieli nadal samodzielnie chce zarządzać najmem. Dopiero gdy im się to nie udaje, szukają pomocy fachowców. A im więcej mieszkań mają w swoim portfolio, tym chętniej po profesjonalną pomoc sięgają.

Prezes Prodoma nie ukrywa jednak, że konkurencja jest duża i nie jest łatwo zdobyć klientów. – W samej stolicy jest ponad tysiąc biur nieruchomości i kilkadziesiąt firm zarządzających najmem. Dzisiaj wyzwaniem jest pozyskanie i właściciela mieszkania, i lokatora – ocenia Sebastian Mielczarek.

Z usług firm zarządzających korzystają ci, którzy np. wyjeżdżają za granicę albo przeprowadzają się do innego miasta. Ale także osoby, które po prostu nie mają czasu lub chęci na samodzielną obsługę najmu, a chcą czerpać z niego zyski. – Nawet w Warszawie, aby przejechać z jednej części miasta do drugiej, czasem traci się mnóstwo czasu. A my pozwalamy naszym klientom ten czas zaoszczędzić – dodaje Sebastian Mielczarek.

Weryfikacja lokatorów

Zakres usług – jak mówi właściciel Property for You – zależy od potrzeb klienta. Ale firma zarządzająca przejmuje na siebie wszelkie obowiązki właściciela mieszkania. Agencja przygotowuje mieszkanie i robi sesję fotograficzną, a później zamieszcza na portalach ogłoszenie z ofertą najmu. – Wysyłamy też ofertę do naszych partnerów, czyli np. firm, które szukają mieszkań dla pracowników, także do biur nieruchomości – dodaje Jacek Kobędza.

Pracownicy firmy odbierają telefony od zainteresowanych, prezentują mieszkania. I co bardzo istotne na tym etapie, weryfikują kandydatów na najemców, czyli sprawdzają jak najdokładniej to możliwe, czy będą wywiązywać się z zobowiązań, nie będą zalegać z płatnościami i nie będą sprawiać problemów. – Jeśli więc np. wynajmujemy mieszkanie niepracującemu studentowi, to do umowy wpisujemy też jego pracujących rodziców – wyjaśnia Jacek Kobędza. – Trudniej zweryfikować, czy najemca nie będzie np. organizował głośnych imprez albo niszczył mieszkania. Tutaj dużą rolę odgrywa po prostu intuicja agenta.

Często i firmy, i właściciele mieszkań określają konkretne standardy, które muszą spełniać kandydaci na najemców.
– Umowę najmu podpisujemy na 12 miesięcy. Wybieramy osoby niepalące, nieposiadające zwierząt. Do tego pracujące i mające udokumentowane dochody – podkreśla Sebastian Mielczarek. – Mamy specjalne narzędzie, które sprawdza BIK, dochody i tożsamość lokatorów. W naszej agencji nie wynajmujemy mieszkań studentom, tylko osobom pracującym. Mamy też zasadę, że w mieszkaniu może mieszkać tyle osób, ile jest pokoi. Od najemców wymagamy wykupienia polisy OC. Ubezpieczenie powinien mieć także właściciel mieszkania.

Nieco inaczej jest to rozwiązane w Property for You. – W umowach najmu domyślnie umieszczamy zapis o zakazie palenia i posiadania zwierząt, natomiast gdy pojawia się klient, który chce mieć zwierzaka, wracamy z tym do właściciela i pytamy o wyrażenie zgody na jego posiadanie – wyjaśnia Jacek Kobędza.

Pracownicy firmy zarządzającej omawiają warunki, a finalnie podpisują umowę najmu. Właściciel nie musi być przy tym obecny, jeśli da firmie potrzebne pełnomocnictwa. – Spisujemy przy tym protokół, zawierający opis stanu mieszkania i jego wyposażenia, robimy zdjęcia. Taka dokumentacja jest później pomocna przy odbiorze mieszkania od wyprowadzającego się lokatora – dodaje Sebastian Mielczarek.

Na prowizji

Firma przejmuje też na siebie oczywiście wszelkie kontakty z administracją budynku oraz najemcami – w razie usterek, remontów, jakichkolwiek problemów. – Dysponujemy bazą fachowców o różnych specjalnościach, którzy w razie potrzeby zajmą się np. naprawą
– mówi Jacek Kobędza. Firma pilnuje stanu mieszkania, rozlicza kaucję, media, wszelkie opłaty. Kiedy kończy się umowa najmu, odbiera mieszkanie od lokatora, sprząta i przygotowuje dla kolejnego najemcy. – Właściciel mieszkania musi tylko płacić podatki, w czym też pomagamy – dodaje Sebastian Mielczarek.

Czy taka obsługa mieszkań jest bardzo angażująca? – Może być angażująca, choć nie musi. Wszystko zależy od najemcy, ale też administracji budynku. Różnie się układa współpraca z administratorami, czasem trzeba się „szarpać”o informacje, zasady rozliczania – nie ukrywa Jacek Kobędza.

Oczywiście nic nie ma za darmo. Firmy zarządzające najmem pobierają swoją prowizję – średnio 10 do 15 proc. czynszu najmu. – W naszym przypadku to 13 proc. brutto liczone od kwoty czynszu najmu – informuje Sebastian Mielczarek. – Przy czym prowizję pobieramy tylko za te miesiące, kiedy mieszkanie jest wynajęte. Jeśli stoi puste, właściciel nam nie płaci. Staramy się też raz w roku urynkowić ceny najmu dla każdego mieszkania, co jest oczywiście z korzyścią dla właścicieli.

Właściciel Prodoma ocenia, że próg rentowności w tym biznesie osiąga się przy obsłudze powyżej 100 mieszkań. – My zajmujemy się też obrotem nieruchomościami, czyli pośredniczeniem w transakcjach kupna i sprzedaży, głównie mieszkań inwestycyjnych. I na tym zarabia się najwięcej – nie ukrywa Sebastian Mielczarek.

Zespół jest potrzebny

Sebastian Mielczarek zaznacza, że trudno taki biznes prowadzić jednoosobowo. – Potrzebni są pracownicy, którzy szukają lokatorów weryfikują ich, są z nimi w stałym kontakcie. Trzeba pilnować terminów wykonywania przelewów, koordynować opłaty rachunków na różne konta, pilnować spraw księgowych, rozwiązywać bieżące problemy, organizować fachowców od napraw itd. – wylicza właściciel Prodoma.
– W naszym zespole pracuje osiem osób.

Firmę zarządzającą najmem może otworzyć każdy, nie potrzeba żadnych licencji czy certyfikatów, wystarczy zarejestrować działalność i wykupić ubezpieczenie OC zarządcy (koszt polisy to 500 zł-1 tys. zł rocznie). – Jednak aby prowadzić taką działalność z sukcesem i bez kłopotów, kluczowa jest znajomość przepisów: z zakresu najmu nieruchomości, zarządzania, prawa cywilnego – wylicza Jacek Kobędza. – Zwykły Kowalski może mieć z tym problem.

I dodaje, że potrzeba dużo czasu i cierpliwości, aby w tej branży zdobyć klientów. – Nawet duża kwota, wrzucona w marketing, nie zagwarantuje szybkiego zbudowania bazy klientów – uważa Jacek Kobędza.
– Za to jeśli klienci są zadowoleni, to zostają z nami na długo. Trzeba też dbać o dywersyfikację oferty. Jednym z ryzyk tego biznesu jest odpływ najemców i załamanie rynku, jak to miało miejsce w pandemii. Wtedy z dnia na dzień po prostu zniknął najem krótkoterminowy. Na szczęście my zajmujemy się też najmem długoterminowym, więc przetrwaliśmy ten czas.

Właściciel Property for You podkreśla, że sprawdzone know-how – jak w każdej branży – także i tutaj jest niezbędne. – Bywa, że osoby bez odpowiedniej wiedzy otwierają firmy i szybko zderzają  się z problemami z klientami, z karami administracyjnymi. Dlatego myślę o tym, aby stworzyć sieć franczyzową i podzielić się z innymi naszym know-how – dodaje właściciel Jacek Kobędza.