Zmiany na rynku pracy

Pandemia COVID-19 sparaliżowała wiele dziedzin i aspektów życia. Wymusiła zamknięcie wielu instytucji i przedsiębiorstw, a inne firmy skłoniła do zmiany modelu funkcjonowania. Tam, gdzie było to możliwe, czyli głównie w szeroko rozumianej branży biurowej i usługowej, wdrożono pracę w trybie zdalnym. Z danych GUS wynika, że w I kwartale pracowało tak 6,4 proc. zatrudnionych, czyli o 1/3 więcej niż w analogicznym okresie przed rokiem.

Jednak w ostatnich dwóch tygodniach marca wskaźnik ten wzrósł do 14,2 proc. Niemal 3/4 osób, które przeszły na home office, zrobiły to z powodu ograniczeń wywołanych koronawirusem. Przed lockdownem to panie częściej wykonywały swoje obowiązki zdalnie. Zresztą tak samo było w całej UE, co potwierdzają dane Eurostatu z 2018 r. (5,5 vs 5 proc. na korzyść kobiet). Pandemia niczego tu nie zmieniła. Na początku roku pracowało tak 6,9 proc. z nich. Dla porównania wśród panów grupa pracujących w ten sposób obejmowała 6 proc. zatrudnionych. Przed rokiem było to odpowiednio 5,4 oraz 4,4 proc. W drugiej połowie marca pracę z domu wykonywało już 16,5 proc. zatrudnionych kobiet oraz 12,3 proc. pracujących mężczyzn.

Ciekawe zmiany na rynku pracy zaszły, gdy spojrzymy na telepracowników przez pryzmat miejsca ich zamieszkania. O ile przed pandemią częściej w trybie home office zadania wykonywali mieszkańcy wsi (6,8 vs 6,1 proc. w I kwartale br. oraz 5,9 vs 4,1 proc. rok temu), tak w połowie marca szala zdecydowanie przechyliła się na stronę osób na stałe przebywających w miastach (16,9 vs 10,2 proc.).

Z ubiegłorocznego badania portalu rekrutacyjnego Homejob przeprowadzonego na reprezentatywnej próbie wynika, że najczęściej zdalnie lub w modelu mieszanym mogły pracować osoby młode. W grupie 18-24 lata ten odsetek wynosił 52 proc., a 25-34 lata – 44 proc. Średnio taką możliwość miało 36 proc. ankietowanych, a korzystało z niej 3/4 respondentów.

Czego potrzebujemy, żeby pracować w trybie zdalnym? Większości z nas wystarczy laptop z dostępem do internetu. Za to nie każdy potrzebuje biurka, na które wskazała niecała połowa badanych przez firmę konsultingową CBRE. Wyżej na liście niezbędników znajduje się komunikator online.

Oczywiście infrastruktura biurowa jest bardziej wydajna i bogatsza niż ta domowa. Nie dziwi więc fakt, że dla największej grupy telepracowników (40 proc.) główną trudność stanowi zbyt wolne łącze internetowe.

Elastyczne godziny pracy zwiększają wydajność

Generalnie Polacy są zaznajomieni z pracą zdalną. Z badania CBRE „Working from home survey 2020” wynika, że w ten sposób swoich obowiązków nie wykonywało dotychczas 16 proc. ankietowanych.To drugi po Słowacji (15 proc.) najniższy wynik spośród krajów Europy Środkowo-Wschodniej. Dla porównania najbardziej zaskoczeni są nią Węgrzy, spośród których 2/3 nie miało do czynienia z home office. Jednak z drugiej strony połowa Polaków robiła to okazjonalnie, a jedynie mniejszość – często lub cały czas (łącznie 34 proc.). Stąd biorą się trudności w organizacji czasu pracy sporej grupy osób, które przeszły na telepracę.

Ze wspomnianego raportu CBRE wynika, że 34 proc. osób ma wrażenie, iż pracuje zdalnie przez cały dzień, ponieważ nie ma narzuconych ram czasowych. 30 proc. wykonuje obowiązki służbowe w takich samych godzinach jak wcześniej w biurze. 36 proc. pracuje online w godzinach innych niż do tej pory. Jednak w tym przypadku to przesunięcie jest dobrowolnym wyborem pracowników i efektem elastyczności ich pracodawców.

Zdaniem autorów badania to wskazówka dla menedżerów i dyrektorów personalnych, jak poprawić wydajność zespołów i jednocześnie zwiększyć komfort podwładnych. W miarę możliwości należy umożliwiać im dopasowanie godzin pracy do swoich potrzeb, gdyż szczyt wydajności każdego z nas przypada na inną porę. I nie musi to wynikać z naszych cech psychologicznych, tylko np. obowiązków rodzinnych (opieka nad dzieckiem).

Nagła zmiana zaburza balans między pracą i życiem prywatnym

Telepraca ma niepodważalną zaletę w postaci oszczędności czasu na dojazdy, ale nie jest wolna od słabości. Do największych należy niemożność oddzielenia życia prywatnego od zawodowego. Może to wynikać z wielu czynników, np. z braku wydzielonego miejsca do pracy w domu czy konieczności ciągłej dostępności dla przełożonych.

Przyczyna może tkwić również w nagłym przejściu na taki model wykonywania obowiązków służbowych. Nie byliśmy do tej zmiany przygotowani, więc jeszcze nie do końca potrafimy zachować balans między sferą prywatną i zawodową naszego życia.

– W opinii 46 proc. ankietowanych szala przechyla się w stronę obowiązków służbowych. To efekt tempa i warunków, w jakich przyszło nam zmierzyć się z pracą na odległość – mówi Katarzyna Gajewska, dyrektor w Dziale Doradztwa i Badań Rynku CBRE.

W tym kontekście jeszcze gorzej wygląda sytuacja pracujących rodziców. Zdaniem 55 proc. z nich są oni teraz bardziej zmęczeni po dniu pracy, niż gdy wykonywali swoje obowiązki w biurze. Do tego 42 proc. z nich tęskni za wyraźnym oddzieleniem sfery zawodowej i prywatnej.

Cytowane badanie potwierdza też społeczny aspekt chodzenia do pracy w biurze. Gdy przebywamy w domu, nie mamy z kim porozmawiać, wymienić się pomysłami czy wejść w interakcję w postaci np. wymiany spojrzeń. To przecież podczas rozmów przy kawie czy posiłku w firmowej kuchni rodzi się wiele pomysłów na nowy produkt, kampanię, innowację czy inną inicjatywę, która finalnie przynosi pracodawcy szeroko pojęte korzyści.

Home office nie obniża efektywności pracowników

Jednak sytuacja zdaje się poprawiać. Taką hipotezę uprawdopodobniają wyniki dwóch badań firm rekrutacyjnych Grafton Recruitment oraz GI Group z końca marca i połowy kwietnia. W tym pierwszym 44 proc. osób zadeklarowało, że ich wydajność po przejściu na pracę zdalną się nie zmieniła. W przypadku 17 proc. wzrosła. Na nieznaczny lub znaczący spadek produktywności wskazało łącznie 28 proc. badanych. W kwietniu utrzymanie lub wzrost efektywności zadeklarowało łącznie 66 proc. ankietowanych (+5 pkt). Jej zmniejszenie zaobserwowało 24 proc. badanych (-4 pkt).

Nie dziwi więc fakt, że wiele firm z różnych branż i różnej wielkości rozważa pozostanie przy tym modelu funkcjonowania na stałe. Formalnie zakomunikował to m.in. Idea Bank, w którym obecnie 90 proc. osób zatrudnionych w centrali i jednostkach zdalnej sprzedaży wykonuje swoje obowiązki służbowe, będąc w domu. Docelowo ma to być 40 proc.

– Zdaliśmy egzamin z pracy zdalnej. Odnotowaliśmy wzrost efektywności w niektórych obszarach, co może wynikać z bardziej zadaniowego charakteru funkcjonowania w tym trybie – informuje biuro prasowe organizacji zarządzanej przez Jerzego Pruskiego.

Również inne banki i instytucje finansowe planują w większym niż dotychczas zakresie wykorzystywać pracę zdalną. Mastercard podał, że po zniesieniu zagrożenia epidemicznego przy tym modelu może pozostać nawet 20 tys. jego pracowników na całym świecie. Podobną zmianę zapowiedział prezes Barclays Jess Staley, w którego siedzibie głównej pracuje 7 tys. osób.

Oszczędności małe i duże – nie zawsze możliwe

Zmiana sposobu organizacji pracy to niejedyny skutek wdrożenia przez firmę modelu home office. Drugim są uzyskiwane dzięki temu oszczędności, np. na przyborach biurowych, cateringu, wyjazdach. Z wyliczeń Macieja Bednarka z bloga Subiektywnie o Finansach wynika, że w zależności od wielkości przedsiębiorstwa mierzonego liczbą zatrudnionych wahają się one od 11 tys. zł (podmiot z 10 pracownikami) do 130 tys. zł miesięcznie (250 osób). Wyliczenia nie obejmowały kosztów najmu powierzchni biurowej.

Wspomniany Idea Bank szacuje oszczędności z tytułu wdrożenia telepracy wstępnie na 1 mln zł. Być może będą one jeszcze większe. Należy jednak zaznaczyć, że redukcja kosztów najmu powierzchni biurowej wcale nie jest pewna. Dlaczego? Nie wszystkie zespoły i nie w każdym przedsiębiorstwie mogą pracować zdalnie. Zatem zamknięcie siedziby nie w każdym przypadku wchodzi w rachubę.

Również zamiana biura na mniejsze nie jest oczywista. Obostrzenia dotyczące utrzymania większego dystansu między stanowiskami mogą zostać utrzymane. Wówczas w tym samym pomieszczeniu będzie pracować mniej osób, a reszta pozostanie na telepracy lub w systemie mieszanym.Niewykluczone, że z tego powodu część podmiotów będzie musiała przenieść się do większych biur. Konieczne będą też inwestycje w przesłony.

Praca w biurze po nowemu

Niektórzy twierdzą, że nowe rozwiązanie w organizacji przestrzeni biurowej pójdą jeszcze dalej. Na Zachodzie pojawiają się głosy o końcu ery pomieszczeń typu open space.

Większe i bogatsze przedsiębiorstwa mogą postawić na pracę w modelu rozproszonym. Zamiast w jednej i zatłoczonej centrali pracownicy zostaną przydzieleni do wielu mniejszych biur, które będą zlokalizowane bliżej ich miejsca zamieszkania. Ma to również zmniejszyć ryzyko zarażenia się w transporcie publicznym.

– Małe grupy osób pracujących wspólnie to z jednej strony zaspokojenie potrzeby kontaktów społecznych, co pozwoli pracownikom zachować zdrowie psychiczne, z drugiej eliminowanie ryzyka, że jedna osoba zaraża się wirusem, a wszyscy inni muszą się izolować – mówi Amanda Stanaway, architekt ze studia projektowego AnchorWoods Bagot w Sydney.

W wielu firmach standardem może stać się system rotacyjny albo praca zmianowa. Już po wprowadzeniu przez polski rząd ścisłych restrykcji i zaleceń dotyczących koronawirusa wiele organizacji wprowadziło model polegający na tym, że w jednym tygodniu do biura przychodzi zespół A, a w drugim – zespół B. W pozostałym okresie ich członkowie pozostają na pracy zdalnej, uczestnicząc m.in. w szkoleniach online. Do dziś funkcjonuje tak wiele oddziałów PKO Banku Polskiego.

Bezdotykowe biura

Zmienić mają się również materiały używane do wystroju wnętrz. Na popularności zyskają trwalsze elementy, które wytrzymują czyszczenie substancjami żrącymi.

– Będziemy odchodzić od porowatych powierzchni, takich jak naturalne olejowane drewno, na rzecz kamienia lub laminatów – uważa Brent Capron z nowojorskiej pracowni Perkins i Will.

Jego zdaniem na podłogach zaczną pojawiać się barwione dywany z podkładami izolującymi wilgoć. Dzięki temu będą one wytrzymywać intensywne czyszczenie profesjonalnymi szamponami, na co najemcy mają zwracać jeszcze większą uwagę niż dotąd. Wzrośnie też zainteresowanie systemami filtrów powietrza wykorzystujących światło ultrafioletowe.

Pojawiają się także bardziej futurystyczne koncepcje funkcjonowania biur po pandemii. Bazują one na internecie rzeczy. Sprowadza się to do tego, że wszystkie dyspozycje dotyczące obsługi urządzeń (winda, oświetlenie, ekspres do kawy, klimatyzacja, toaleta, ekrany, nagłośnienie) będziemy wydawać słownie lub na smartfonie.

By zminimalizować ryzyko zachorowań, niektóre firmy mogą  bardziej opresyjnie monitorować chorych pracowników. W tym celu będą instalować pod blatami biurek czujniki temperatury ciała. Jednak ze względu na ingerowanie w prywatność takie rozwiązanie wzbudza kontrowersje natury prawnej i etycznej, więc nie musi być wdrażane jawnie. Inna opcja to skaner ciała przy wejściu.

Autor: Kinga Hanna Stachowiak – Wspólnik Zarządzający w Kancelarii Prawnej Skarbiec specjalizującej się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym i zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi. Prezes Zarządu spółek z branży nieruchomości i consultingu biznesowego.