Nie wolno, ale można? / Organ podatkowy zanegował spółce możliwość pełnego odliczenia VAT, uzasadniając, że możliwość wykorzystywania auta służbowego do celów prywatnych należy oceniać w kategoriach potencjalności, prawdopodobieństwa takiego wykorzystania, a nie faktycznej możliwości.
Sobota
08.08.2020
Przedsiębiorca udostępniający pracownikom samochody służbowe ma prawo do pełnego odliczenia VAT od paliwa, opłat leasingowych i części eksploatacyjnych. Ale pod pewnymi warunkami.
 

Spółka z o.o. świadcząca usługi informatyczne oraz zajmująca się sprzedażą oprogramowania w celu prowadzenia swojej działalności wyposażyła się we flotę aut, które udostępnia pracownikom. Dla jak najbardziej efektywnego zagospodarowania czasu pracy, po zakończonym dniu pracy w firmie pracownicy, którzy nazajutrz mają odbyć podróż służbową np. do klienta, pobierają auta i udają się nimi do swoich miejsc zamieszkania. Wraz z pobraniem rozpoczyna się ich podróż służbowa, która kontynuowana jest następnego dnia od miejsca zamieszkania pracownika do miejsca docelowego – siedziby klienta. Jeśli czas realizacji obowiązków w podróży służbowej przeciąga się do późnych godzin dnia, pracownicy zamiast do spółki wracają bezpośrednio do swego miejsca zamieszkania, zwracając samochód służbowy na teren firmy następnego dnia rano wraz z rozpoczęciem kolejnego dnia pracy. W tym momencie kończy się ich podróż służbowa. Takie rozwiązanie przynosi spółce i jej pracownikom wymierne korzyści. Pracownicy nie tracą bowiem czasu na odbieranie i zwrot samochodu, a co najważniejsze, od momentu pobrania samochodu służbowego do jego zdania w siedzibie firmy pracownik nie może go wykorzystywać do celów prywatnych.

Dojazd do klienta z miejsca zamieszkania pracowników liczy taką samą odległość, a nawet krótszą niż wyjazd z siedziby spółki. Stąd też taka organizacja trybu korzystania przez pracowników z floty aut do celów służbowych nie generuje dodatkowych kosztów ich eksploatacji.

Spółka stworzyła system gwarancji wykorzystywania aut wyłącznie do celów służbowych

Spółka wystąpiła do organu podatkowego z wnioskiem o potwierdzenie, czy opisany sposób wykorzystywania samochodów służbowych uprawnia ją do odliczania w pełnej wysokości podatku VAT od paliwa, opłat leasingowych i części eksploatacyjnych. Swoje stanowisko uzasadniała tym, że:

  • wykorzystuje auta wyłącznie do działalności gospodarczej, do czynności opodatkowanych VAT;
  • prowadzi ewidencję pojazdów dokumentującą: numer rejestracyjny, dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji, stan licznika przebiegu na dzień rozpoczęcia i zakończenia ewidencjonowania oraz na koniec każdego okresu rozliczeniowego, liczbę przejechanych kilometrów oraz wpisy osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczące każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujące: datę i cel wyjazdu, opis trasy, liczbę przejechanych kilometrów;
  • dodatkowo w firmie obowiązuje wewnętrzne zarządzenie, w którym określone są ścisłe reguły korzystania z firmowego auta, a więc: wyłącznie do celów służbowych, bez możliwości wykorzystywania go do celów prywatnych, a zarządzenie to zawiera podpisaną przez pracownika deklarację, że zobowiązuje się on do wykorzystywania auta zgodnie z tymi zasadami do prowadzenia ewidencji jego użytkowania oraz oświadczenie pracownika o świadomości odpowiedzialności pod groźbą nałożenia przez pracodawcę grzywny za naruszenie tych zasad;
  • spółka kontroluje przestrzeganie zakazu m.in.: poprzez kontrolę ewidencji pokonanych kilometrów czy analizę danych z systemu obsługi paliwowych kart flotowych, gdzie pracownik każdorazowo przy tankowaniu musi podać aktualny stan licznika;
  • złożyła formularz VAT-26, w którym ujawniła samochody objęte wnioskiem, czym dopełniła obowiązki informacyjne wobec naczelnika urzędu skarbowego.

…bo pracownik parkuje pod domem

Organ podatkowy w całości zanegował uzasadnienie spółki. Wskazując na treść art. 86a ust. 1-13 ustawy o VAT, stwierdził, że przedsiębiorca ma możliwość pełnego, 100 proc. odliczenia VAT naliczonego od paliwa, opłat leasingowych i części eksploatacyjnych tylko pod warunkiem, że firmowy samochód wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej tego przedsiębiorcy. Przyznał, że przepisy ww. ustawy nie określają, jakimi dokładnie metodami przedsiębiorca ma zagwarantować, że samochód nie będzie użytkowany do celów prywatnych, ale metody te muszą pozwalać na obiektywne tego potwierdzenie. Odmawiając spółce możliwości pełnego odliczenia VAT, uzasadnił, że możliwość wykorzystywania auta służbowego do celów prywatnych należy oceniać w kategoriach potencjalności, prawdopodobieństwa takiego wykorzystania, a nie faktycznej możliwości. A jak stwierdził organ, w niniejszej sprawie już samo parkowanie auta służbowego przez pracownika w miejscu swojego zamieszkania potencjalnie pozwala mu wykorzystywać je do celów prywatnych. I żadna ze stosowanych przez spółkę form kontroli, analizy danych z kart flotowych czy deklaracji pracownika tego nie zmieni.

Chodzi tylko o stworzenie systemu gwarancji, bo nie da się wyeliminować czynnika ludzkiego
„…podjęte przez skarżącą Spółkę działania należało uznać za obiektywnie wystarczające dla zabezpieczenia wykorzystania pojazdów dla celów działalności gospodarczej, a tym samym wykluczające ich użycie dla celów niezwiązanych z tą działalnością” – orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie w wydanym 2 czerwca 2020 r. wyroku, sygn. akt I SA/Rz 266/20. Tym samym Sąd uchylił niekorzystną dla spółki interpretację organu podatkowego, nie podzielając jego stanowiska, że przedsiębiorca nie podjął niezbędnych działań w celu wyeliminowania możliwości wykorzystywania aut służbowych do celów prywatnych.

Zdaniem Sądu, ponieważ przepisy ustawy nie precyzują, w jaki sposób przedsiębiorca ma zapewnić wyłączne użytkowanie pojazdów do celów służbowych, musi on ustalić w swojej firmie i wdrożyć mechanizmy i reguły korzystania z nich, które w możliwie maksymalnym stopniu to zagwarantują. A za takie wystarczające mechanizmy i reguły rzeszowski sąd uznał wdrożone przez spółkę regulaminy, kontrole i ewidencje. Obalając argument fiskusa odnośnie do parkowania samochodu służbowego przez pracownika pod domem, stwierdził:
„Za chybiony trzeba uznać argument organu, że samo parkowanie pojazdu w miejscu zamieszkania, co do zasady pozwala pracownikowi na potencjalne wykorzystanie samochodu do celów prywatnych. Dopóki bowiem mamy do czynienia z tzw. „czynnikiem ludzkim” dopóty istnieje zagrożenie, że dany pojazd może potencjalnie zostać wykorzystany do celów innych niż związane z działalnością gospodarczą podatnika. Może to mieć miejsce również w sytuacji, gdy pojazd nie jest parkowany w miejscu zamieszkania pracownika” (sygn. akt I SA/Rz 266/20).

Jak orzekł WSA w Rzeszowie, ponieważ w przedmiotowej kwestii nie można wyeliminować czynnika ludzkiego, to od przedsiębiorców chcących w 100 proc. odliczać VAT z kosztów poniesionych w związku z użytkowaniem służbowego auta wymaga się jedynie, aby wdrożyli w swojej firmie takie procedury, które dadzą maksymalną pewność, że samochody te mogą być wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej.

Rozstrzygnięcie rzeszowskiego sądu – w przeciwieństwie do interpretacji organu podatkowego – w pełni odpowiada idei i regułom prowadzenia działalności gospodarczej. Podjęte w niniejszej sprawie przez przedsiębiorcę działania były całkowicie racjonalne i uzasadnione ekonomicznie z punktu widzenia prowadzenia firmy. Spółka odpowiedzialnie optymalizuje koszty prowadzenia swojej działalności nie tylko przez to, że pracownik nie traci rano czasu na odbiór auta z siedziby spółki, ale również dlatego, że efektywniej wykorzystywany jest grafik pracownika, bowiem czas, jaki przeznaczałby na dojazd do firmy celem zdania auta przed zakończeniem dnia pracy, poświęcany byłby kosztem czasu, jaki mógłby przeznaczyć na spotkania z klientami.

Dlatego omawiany wyrok może być impulsem dla wszystkich tych przedsiębiorców, którym fiskus odbiera lub odebrał możliwość pełnego odliczania VAT z tytułu użytkowania pojazdów. Właściwie skonstruowane regulaminy i mechanizmy kontroli wykorzystywania samochodów służbowych mogą uchronić firmy przed takim niekorzystnym dla nich działaniem organów.

Autor: radca prawny Robert Nogacki

Kancelaria Prawna Skarbiec specjalizuje się w ochronie majątku, doradztwie strategicznym dla przedsiębiorców oraz zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi.


Regulamin użytkowania samochodów służbowych / Zdaniem Sądu, ponieważ przepisy ustawy nie precyzują, w jaki sposób przedsiębiorca ma zapewnić wyłączne użytkowanie pojazdów do celów służbowych, musi on ustalić w swojej firmie i wdrożyć mechanizmy i reguły korzystania z nich, które w możliwie maksymalnym stopniu to zagwarantują.
radca prawny

POPULARNE NA FORUM

Klient może spać spokojnie

czy dotyczy to umów frnczyzowych podpisanych listownie

1 wypowiedzi
ostatnia 11.09.2020
Monitoring sklepu w niewielkiej miejscowości

Teraz alarm to podstawa, nie wyobrażam sobie sklepu bez systemu alarmowego. My tez oczywiście go mamy.

36 wypowiedzi
ostatnia 07.09.2020
Planuję założyć własną działalność - od czego zacząć?

Z mojego doświadczenia wynika, że najważniejszy jest program do pełnej księgowości to zdecydowanie był świetny zakup.

31 wypowiedzi
ostatnia 20.05.2020
Prośba o pomoc w wypełnianiu ankiety do pracy licencjackiej

Szanowni Państwo, prowadzę badania wśród franczyzobiorców do pracy licencjackiej. Jeśli ktoś z Państwa zechciałby wypełnić moją krótką ankietę byłabym bardzo...

1 wypowiedzi
ostatnia 01.04.2020
Własny biznes z małym kapitałem

Szanowni Państwo, prowadzę badania wśród franczyzobiorców do pracy licencjackiej. Jeśli ktoś z Państwa zechciałby wypełnić moją krótką ankietę byłabym bardzo...

126 wypowiedzi
ostatnia 01.04.2020
Własny biznes z małym kapitałem

Drodzy, wielka prośba do osób, które prowadzą swoją działalność. Możecie wypełnić poniższą ankietę? Zajmie Wam to maks 1 min. Przygotowuje narzędzie, które ma...

126 wypowiedzi
ostatnia 23.03.2020
Praca magisterska - licencjacka o franchisingu

Witam, jestem studentką III roku finansów menedżerskich Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach i prowadzę badania do pracy licencjackiej na temat źródła finansowania...

208 wypowiedzi
ostatnia 18.02.2020
Franczyza

Jakie sieci handlowe nie blokują decyzji podejmowanych przez partnera? Chciałbym wejść na rynek, bo mam już pewne doświadczenie, ale właśnie boję się mocnego...

1 wypowiedzi
ostatnia 10.02.2020