Jakie biuro, takie efekty pracy

Fakt, że zadowolony pracownik pracuje lepiej i łatwiej pozyskuje klientów, jest znany nie od dzisiaj. A jego zadowolenie w dużym stopniu zależy od tego, jak się czuje w miejscu, w którym codziennie spędza większość swojego dnia. Tylko jak urządzić biuro, żeby wszyscy czuli się  w nim dobrze?

Dla każdego co innego

Zdaniem Dominika Dzierzbińskiego, architekta i właściciela pracowni The Design, nie ma jednej, prostej odpowiedzi na to pytanie.

– Wszystko zależy od potrzeb osób pracujących w danym biurze, ponieważ dobrze urządzone to przede wszystkim takie, które spełnia potrzeby pracowników – mówi Dominik Dzierzbiński.

Pracownicy biurowi nie stanowią jednorodnej grupy i każdy z nich może mieć różne preferencje, potrzeby i oczekiwania.

– W końcu wszyscy jesteśmy wypadkową naszych historii życiowych, osobistych przekonań czy zainteresowań. Nie wystarczy więc, że pracodawca zagwarantuje nam nowinki technologiczne i odda do naszej dyspozycji pokój do pracy kreatywnej, bo takie są trendy na rynku. Nie wszyscy tego potrzebujemy. Kluczem jest wysłuchanie pracowników, poznanie ich potrzeb, odpowiedzenie na nie w przestrzeni biurowej dopasowanej do specyfiki biznesu, a to docelowo przełoży się na zakładane cele pracodawcy – twierdzi Anna Marciniak, dyrektor do spraw HR w Skanska.

Dlatego do urządzenia funkcjonalnej przestrzeni biurowej trzeba się dobrze przygotować, przede wszystkim przeprowadzając odpowiednie analizy wymagań użytkowników. Zdaniem Michała Młynarczyka, dyrektora zarządzającego firmą Devire, co do zasady w biurach dominuje open space.

– To rozwiązanie, które sprzyja swobodnej komunikacji wewnętrznej i integruje zespół. Są jednak organizacje, w których preferuje się model gabinetowy. Sprawdza się on zwłaszcza w przypadku firm z branży prawniczej czy finansowej, których klienci oczekują dyskrecji – podkreśla Michał Młynarczyk.

Fakt, że nie wszystkim otwarta przestrzeń w pracy odpowiada, potwierdza badanie przeprowadzone przez badaczy brytyjskiego Exeter University, którzy wykazali, że komfort pracy w open space spada nawet o 32 proc., a o 15 proc. obniża efektywność pracowników – w porównaniu z systemem gabinetowym. Z kolei z danych Ipsos wynika, że nawet co trzeci specjalista kończy swoje projekty w domu z uwagi na brak możliwości skoncentrowania się w miejscu pracy.

Model mieszany

Dlatego w przypadku niektórych firm warto zainwestować w mieszany model biura.

– Na pewno dobrze sprawdzi się połączenie układu open space z pomieszczeniami zamkniętymi. Przy tym pracownicy powinni mieć możliwość korzystania z całej dostępnej przestrzeni biura, żeby nie musieli koncentrować się na pracy przy własnym biurku – radzi Dominik Dzierzbiński.

Do tego aranżacja powinna być na tyle elastyczna, żeby umożliwić wybór miejsca pracy odpowiedniego do zadania, jakie w danej chwili pracownik ma do zrealizowania.

– W pracy kreatywnej sprawdzają się przestrzenie typu open space w połączeniu ze sprzyjającymi skupieniu specjalnie zaprojektowanymi i wydzielonymi pomieszczeniami, które zostaną wyposażone w wygodne meble – mówi Dominik Dzierzbiński.

Podkreśla, że pracownicy muszą mieć dostęp do gabinetów, sali spotkań i wolno stojących budek, które są wyizolowane akustycznie od pozostałej przestrzeni biura. Ponadto poszczególne strefy biura powinny być tak zaprojektowane, aby odpowiednio stymulować ludzi.

– Chodzi o to, że z jednej strony warto zadbać o miejsca, gdzie można odbywać spotkania i integrować się, a z drugiej trzeba też zapewnić przestrzeń, gdzie będzie cicho i można się zrelaksować – mówi Dominik Dzierzbiński.

Relaks w pracy

Zdaniem Zuzanny Mikołajczyk, dyrektor ds. handlu i marketingu oraz członka zarządu firmy Mikomax Smart Office, wygospodarowanie odpowiednich stref, a także rozważne przystosowane pomieszczeń do pełnienia wielu różnych funkcji, ma kluczowe znaczenie szczególnie w przypadku niewielkich biur.

– Przykładowo, sala do relaksu jednocześnie może służyć do rozmów telefonicznych, przeprowadzania spotkań, a także odpoczynku. Co więcej, to właśnie na małej powierzchni akustyka ma decydujące znaczenie. Jeśli w niewielkim biurze pracownicy prowadzą głośne rozmowy telefoniczne, nawzajem przeszkadzają sobie w pracy. Można łatwo zniwelować ten problem, wydzielając strefy akustyczne, np. w formie kabin do rozmów, które zajmują zaledwie mniej więcej 1 m2 i tworzą dodatkowe, wygodne miejsce do rozmów telefonicznych – mówi Zuzanna Mikołajczyk.

Natomiast, jak podkreśla Karolina Karwowska-Gajżewska, prezes Deer Design Pracowni Architektury Wnętrz, w firmach z dużą liczą pracowników i strefie open space, pomocnym rozwiązaniem są wykładziny i wygłuszające panele ścienne.  

Jeśli mamy na to miejsce i możliwości finansowe, warto zainwestować także w przestrzenie rekreacyjne, z prawdziwego zdarzenia, które wspierają dobre samopoczucie, komfort i zdrowie pracowników. Z badania przeprowadzonego kilka lat temu przez Draugiem Group wynika, że długa i wydajna praca wymaga odpoczynku. Nawet chwilowa zmiana otoczenia pozytywnie wpłynie na twórcze myślenie i kreatywność pracowników.

Przy tym przestrzeń do relaksu powinna obejmować specjalnie wydzielony pokój wypoczynkowy, w którym umieszcza się wygodne fotele bądź kanapy i sprzęt umożliwiający gry zespołowe, jak np. stół do ping-ponga, stół piłkarski czy konsole do gier. Bardziej innowacyjne aranżacje strefy wypoczynkowej oferują dostęp do książek, filmów czy nawet specjalnie wyprofilowanych foteli umożliwiających odbycie krótkiej drzemki.
Zdaniem Jacka Szczepaniaka, wspólnika w firmie Office FS, na komfort pracowników w biurze w dużym stopniu wpłynie także biurko, którego stelaż można elektrycznie regulować. 

– Jest to nowoczesne rozwiązanie, które powinno zostać zastosowane w każdej firmie jako odpowiedź na siedzący tryb życia. Wszyscy wiemy, że ciągła praca przed komputerem nie jest zdrowa i warto poszukać odpowiedzi, co jako pracodawcy możemy zrobić, aby polepszyć komfort pracy w firmie. Pracownicy wykonują swoje obowiązki w sposób różnorodny, a ergonomiczne systemy spełniają wymagania osób o różnych stylach pracy. Manualna lub elektryczna regulacja wysokości blatu pozwala na dopasowanie stanowiska do indywidualnych wymagań, wprowadzając jednocześnie alternatywę dla wielogodzinnego wykonywania obowiązków w pozycji siedzącej. Biurka regulowane elektrycznie mogą mieć zastosowanie w tradycyjnych biurach, jako indywidualne stanowiska typu sit-stand, i przy kreowaniu nowych sposobów zawodowego funkcjonowania, takich jak hot-desk czy coworking – tłumaczy Jacek Szczepaniak.

Kuchnia miejscem integracji

Ważne miejsce w biurze to także kuchnia. Dobrze, żeby była przestronna i umożliwiała spotkania pracowników. Trend tworzenia wygodnych kuchni wywodzi się z obserwacji środowiska domowego, gdzie odbywa się znaczna większość interakcji społecznych. Nawet w przypadku mniejszych firm wskazane jest stworzenie miejsca, gdzie pracownik może w spokoju zjeść posiłek albo zaparzyć kawę.

W wystroju biur niezwykle ważna jest także kolorystyka.

– Powinna ona być dopasowana do charakteru wykonywanej pracy. W pomieszczeniach wymagających skupienia sprawdzą się kolory stonowane, np. szarości połączone  z bielą. Natomiast w miejscach pracy kreatywnej, kolory powinny stymulować – mówi Dominik Dzierzbiński.

Jego zdaniem, w tym drugim przypadku wskazane są żywe i intensywne barwy, np. limonkowa zieleń czy mocna czerwień.

– Bardziej odważna i kolorowa przestrzeń pobudza wyobraźnię i pomaga przy nowych pomysłach biznesowych. Natomiast w strefie pełnego skupienia sprawdzą się stonowane kolory, które nie rozpraszają uwagi. Warto postawić też na wygodne fotele, jak najwięcej światła dziennego i proste meble, które nie są inwazyjne dla naszego skupienia – podkreśla Karolina Karwowska-Gajżewska. 

Ponadto warto zainwestować w dobrej jakości materiały, które będą gwarantować komfort pracy.

– Coraz częściej w biurach stosuje się materiały naturalne takie jak drewno czy kamień – mówi Dominik Dzierzbiński.

W biurze istotne  będzie także odpowiednie oświetlenie oraz rozwiązania akustyczne. Najlepiej unikać starych lokali, które nie mają wystarczającej liczby okien albo są odcięte od dopływu światła. Jego brak spowoduje, że pracownicy będą się czuli przygnębieni. Ale naturalne światło to nie wszystko – przydadzą się też lampy i lampki biurowe, które w razie potrzeby uzupełnią jego brak. 

Monika Szawernowska, prezes pracowni projektowej Concept Space, podsumowuje, że miejsce pracy przede wszystkim musi być praktyczne i wygodne. 

– Każdy element ma na to wpływ: wystrój, dobór oświetlenia, zastosowane technologie czy wykorzystane materiały wykończeniowe. Szczególnie ważne są przestrzenie wspólne. W nich tworzy się społeczność pracowników, tam rodzą się relacje, które są niezbędne, aby utrzymać wysoki poziom satysfakcji z pracy. To również miejsca umożliwiające swobodną wymianę myśli czy odpoczynek. Playroomy pozwalają na chwilowy reset, chillout roomy to przestrzenie, w których można się wyciszyć i zebrać myśli, sale fitness umożliwiają redukcję napięcia czy utrzymanie formy fizycznej. Przestrzenie socjalne z dobrze wyposażoną kuchnią to miejsca integrujące pracowników, które mogą jednocześnie być przestrzenią nieformalnych spotkań projektowych – mówi  Monika Szawernowska.