Wiedza franczyzowa w pakiecie

Każdy przedsiębiorca, który zamierza rozwijać się poprzez franczyzę, musi opracować pakiet franczyzowy, który będzie oferował swoim parterom. Pakietem tym jest zbiór elementów, jakie franczyzodawca oferuje franczyzobiorcom, odzwierciedlający jego doświadczenie w prowadzeniu przedsiębiorstwa.

Najważniejszymi składnikami pakietu franczyzowego są: zastrzeżony na rzecz franczyzodawcy znak towarowy, zebrane i usystematyzowane know-how prowadzonej działalności, usługi, jakie franczyzodawca będzie świadczył na rzecz franczyzobiorcy, oraz opłaty ponoszone przez franczyzobiorcę na rzecz franczyzodawcy.

Te cztery elementy muszą zostać uporządkowane i „zmaterializowane” w postaci dokumentów, które franczyzodawca przekaże franczyzobiorcy. Dokumentami tymi, w które zebrany jest pakiet franczyzowy, są umowa franczyzowa, podręcznik operacyjny oraz model finansowy. Jeżeli franczyzodawca takiego pakietu nie posiada, dla osoby zainteresowanej przystąpieniem do sieci może być to sygnał złego przygotowania całego systemu.

Zasady współpracy

Podstawowym i niezbędnym dokumentem wiążącym obie strony stosunku franczyzowego jest umowa. To ona jest źródłem wszystkich praw i obowiązków nakładanych na franczyzobiorcę i franczyzodawcę. Najważniejszymi elementami współpracy, które reguluje umowa, są postanowienia dotyczące zasad, na jakich franczyzobiorca może korzystać ze znaków towarowych franczyzodawcy, jego logo oraz identyfikacji wizualnej. Kolejnymi bardzo istotnymi zapisami są postanowienia zobowiązujące franczyzodawcę do przekazania franczyzobiorcy know-how oraz udzielania wszelkiej pomocy przez cały okres trwania umowy. Umowa musi również określać, jak długo będzie wiązać strony, wskazywać rodzaje oraz wysokość opłat wnoszonych przez franczyzobiorcę, a także wyliczać sytuacje niedopuszczalnych naruszeń systemu franczyzowego skutkujących przedwczesnym rozwiązaniem współpracy. Nie są to oczywiście wszystkie elementy, jakie powinny znaleźć się w umowie franczyzowej. Im system franczyzowy jest bardziej przemyślany i dopracowany, tym więcej w umowie znajdzie się postanowień regulujących najrozmaitsze kwestie.

Zapisy, na które franczyzobiorcy powinni zwrócić szczególną uwagę, dotyczą m.in. wyznaczenia cen odsprzedaży towarów lub usług przez franczyzobiorcę. To one bowiem sprawiają najwięcej problemów. Zarówno franczyzobiorcy, jak i przede wszystkim franczyzodawcy muszą pamiętać o tym, że niedozwolone jest narzucanie franczyzobiorcy cen, po których będzie odsprzedawał towary lub usługi, w postaci cen minimalnych czy sztywnych.

Franczyzodawca dzieli się wiedzą

Umowa franczyzowa jest pewną ramą, a jej zadaniem jest określenie zasad współpracy. Natomiast, aby franczyzobiorca wiedział, w jaki sposób tych zasad przestrzegać i jak wywiązywać się z obowiązków, musi otrzymać od franczyzodawcy jeszcze jeden dokument, tzw. podręcznik operacyjny. Jest to książka procedur, w której franczyzodawca spisuje całe swoje unikalne know-how, doświadczenie i wiedzę na temat tego, jak prowadzić działalność pod jego znakiem. Podręcznik operacyjny jest pewnego rodzaju rozwinięciem umowy franczyzowej, dlatego musi być z nią spójny. Przykładowo, w sytuacji, gdy umowa nakłada na franczyzobiorcę obowiązek składania tygodniowych raportów, to właśnie w podręczniku powinno być opisane, w jakiej formie takie raporty należy dostarczać – pisemnie w postaci określonego formularza czy w postaci pliku przesyłanego poprzez system informatyczny. Z podręcznika będzie również wynikać, jakie informacje w takim raporcie muszą zostać zawarte, do jakiego dnia oraz na jaki adres lub nr faksu należy raport wysłać.

W przeciwieństwie do umowy franczyzowej, podręcznik operacyjny jest elementem pakietu franczyzowego, który będzie się zmieniał. Jeśli franczyzodawca zmieni w jakimś aspekcie sposób prowadzenia działalności, to dokona odpowiednich zmian w podręczniku, np. jeśli franczyzodawca wprowadzi nowy rodzaj towaru, to zostanie on dopisany do podręcznika operacyjnego, jeśli opracuje inną technikę obsługi klientów, to podręcznik zmieni się w tym zakresie. Franczyzobiorca ma obowiązek dostosować się do tych nowych metod działania. Zmiana treści książki procedur nie wymaga zgody franczyzobiorcy (tak jak w przypadku zmiany treści umowy franczyzowej). Wynika to z tego, że sam podręcznik nie tworzy nowych obowiązków dla franczyzobiorcy, a jedynie zmienia procedury. Nie jest natomiast możliwe zmienić w formie zmiany treści księgi procedur, np. opłat franczyzowych. Taka zmiana musiałaby zostać zapisana w aneksie do umowy, a na to już niezbędna jest zgoda franczyzobiorcy.

Sprawdzone, policzone

Umowa franczyzowa i podręcznik operacyjny to dwa niezbędne elementy pakietu franczyzowego. To poprzez nie franczyzodawca przekazuje prawo do posługiwania się jego znakiem towarowym, określa prawa i obowiązki stron, wysokość opłat franczyzowych oraz przekazuje swoje know-how. Jest jeszcze trzeci element pakietu franczyzowego, którego opracowanie przez franczyzodawcę świadczy o tym, że jest dobrze przygotowany do pozyskiwania franczyzobiorców. Jest to model finansowy. Wskazuje on franczyzobiorcy, jak mogą kształtować się jego podstawowe pozycje przychodowe, kosztowe, niezbędne wydatki inwestycyjne. Pokazuje też wysokość i wielkość obciążenia opłatami franczyzowymi. Taki model finansowy franczyzodawcy powinni opracować w oparciu o rzeczywiste wyniki finansowe własnych jednostek. Oczywiście modele te są przygotowywane w uproszczony sposób na pewnym poziomie ogólności.

Nie należy spodziewać się, że franczyzodawca ujawni szczegółowy bilans swoich jednostek. Natomiast jak najbardziej można oczekiwać, że przygotuje kilka możliwych wariantów modelu, w zależności od atrakcyjności lokalu i wielkości sprzedaży. Franczyzobiorcy powinni móc poznać możliwe optymistyczne, jak i pesymistyczne założenia. Zadaniem modelu finansowego jest pokazanie potencjalnym franczyzobiorcom założeń finansowych opartych na rzeczywistych wynikach funkcjonujących punktów oraz określenie realnego okresu zwrotu z inwestycji.

Karina Korczyńska, prawnik, menedżer działu doradztwa PROFIT system