Wybrane elementy krytyczne w umowach najmu w centrach handlowych

Pierwszym niezmiernie ważnym elementem umów najemcy z centrum handlowym zawsze będzie stabilność stosunku prawnego. Ze względów bezpieczeństwa stabilność ta nie może oznaczać, jak to się czasem określa „sztywności“ stosunku najmu. Typowe umowy zawierane są na okres 5-10 lat. Z oczywistych względów wynajmujący dbają o to, by zobowiązanie do najmu istniało po stronie najemcy bezwarunkowo, w długim okresie czasu, podczas gdy sami zastrzegają sobie uprawnienia do skrócenia stosunku najmu z powodu różnorakich przyczyn, lub takiej zmiany warunków umowy, która oznaczać będzie w istocie wypowiedzenie umowy najmu. Każdy z najemców ponosi pełne ryzyko działalności gospodarczej. Decydując się na umieszczenie swej placówki handlowej w danym centrum handlowym najemca zaczyna dzielić także ryzyko powodzenia tego centrum. Najemcy mają bardzo ograniczony wpływ na sukces lub porażkę centrum handlowego, w okresie kilku lat mogą tez pojawić się okoliczności, których nikt nie brał pod uwagę przy zawieraniu umowy, a które mogą mieć wpływ na stosunek najmu.

Stąd zadaniem najemców jest takie ukształtowanie wzajemnych relacji, by umożliwić opuszczenie centrum handlowego w przypadku niepowodzenia samego centrum lub własnego sklepu w centrum jak najmniejszym kosztem, zawsze warto minimalizować straty. Z drugiej zaś strony, w trakcie negocjowania warunków najmu należy bezwzględnie ograniczać możliwość wypowiadania umów przez wynajmujących z bliżej nieokreślonych lub błahych powodów, albo `uniemożliwić taką jednostronną zmianę ich treści, która mogłaby utrudnić lub zmienić sposób prowadzenie sklepu w centrum.

Zapisy na wypadek sprzedaży sklepu

Równocześnie należy przewidzieć rozwój własnego biznesu i możliwość zmiany sposobu jego prowadzenia. Po kilku latach prowadzenia działalności nie należy wykluczać możliwości zbycia swego przedsiębiorstwa innym podmiotom, czy dokonania restrukturyzacji, np. poprzez uczestnictwo w innej sieci franczyzowej lub zmiany formy prawnej w której prowadzona jest działalność. Zalecane jest, by zmiany tego typu polegające zwykle na prawie cesji w ściśle określonych sytuacjach mógł przeprowadzać sam najemca i by nie były one uzależnione od wyłącznej zgody wynajmującego. Unikać przy tym należy pułapki w postaci formułowania w umowie najmu swego rodzaju warunku, który o ile się spełni, będzie nas upoważniał do zmiany treści umowy, ale którego ziszczenie zależne będzie wyłącznie od woli jednej ze stron. Tego typu klauzula umowna zwykle pozbawiona będzie skuteczności. Skoro zaś mówimy już o warunkach wspomnieć należy o sformułowaniu, często pojawiającym się w umowach najmu, na mocy którego wynajmujący przekazują lokal najemcy i zapewniają spokojne jego używanie „pod warunkiem realizowania wszelkich postanowień wynikających z umowy najmu“. Tego rodzaju nieostry zapis umożliwia bardzo poważne szykanowanie najemców z powodu nieistotnych zaniedbań, często o charakterze np. porządkowym, których nie sposób przewidzieć a często i kontrolować.

Wynajmujący z reguły zainteresowani są posiadaniem w swym centrum najemców, którzy reprezentują określoną branżę i markę i są przy tym wiarygodnymi płatnikami. Trzeba mieć na uwadze, że żadna umowa - ani franczyzowy, ani żadna inna nie zagwarantuje bezwzględnie, że np. za 9 lat dany podmiot będzie miał prawo sprzedaży ubrań danej marki, choćby z tego powodu, ze franczyzodawca upadnie, zmieni swą markę, albo wypowie umowę franczyzową. Tego typu zobowiązania pojawiają się natomiast w umowach najmu, a ich naruszenie stanowi często bezwzględną przyczynę wypowiedzenia. Zawierając umowę najmu trzeba to koniecznie przewidzieć i zagwarantować sobie prawo do zmiany marki w określonych sytuacjach, by nie doprowadzić do np. sytuacji w której tracimy już dobrze rozreklamowany i atrakcyjny punkt handlowy na rzecz naszego dawnego franczyzodawcy lub konkurenta.

Uwaga na podział obowiązków

Zagadnieniem, które budzi wiele problemów w praktyce jest obowiązek utrzymania w należytym stanie infrastruktury centrum handlowego, w tym sposób rozliczania i przeznaczenie opłat eksploatacyjnych. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w postaci np. wysokich rachunków za przegląd systemów wykrywania i sygnalizacji pożaru przez specjalistyczne (i drogie) firmy, dodatkowych faktur za usługi ochroniarskie albo nałożenia kary za brak konserwacji systemów klimatyzacyjno-wentylacyjnych bardzo szczegółowo określić należy na jakie cele przeznaczane są środki płacone przez najemcę tytułem opłaty eksploatacyjnej. Ze szczególną uwagą prześledzić należy treść załączników do umowy, które często przewidują podział obowiązków (i kosztów) w tym zakresie miedzy stronami w sposób, jakiego najemcy się nie spodziewają.

Pewnym środkiem, który może zapobiegać niespodziankom w postaci faktur za usługi, których się nie spodziewaliśmy, może być umieszczenie w umowie zapisu, że wszelkie inne płatności niż określone w umowie wymagają wyraźnego zlecenia. W tym kontekście wystrzegać się należy zapisów umownych, które upoważniają wynajmujących do obciążania rachunków bankowych najemców kwotami dowolnych płatności.

Podobnie ma się kwestia opłat marketingowych. Także i w tym przypadku odpowiedzieć sobie należy na pytanie, czy wiemy, na co będą wydawane nasze pieniądze, czy nie narusza to naszych zobowiązań wynikających z innych umów (np. obowiązek prowadzenia wspólnej polityki marketingowej franczyzobiorców a taki obowiązek nałożony na najemców danego centrum).

W każdym razie zapewnić sobie należy prawo do zapoznania się ze strukturą i poszczególnymi wydatkami na cele eksploatacyjne i marketingowe i starać się mieć możliwość weryfikacji tych kosztów. Niektórzy wynajmujący wzbraniają się przyznawać tego typu uprawnienia, gdyż ogranicza to częstą niestety praktykę uzyskiwania przez nich dodatkowych korzyści majątkowych pod pozorem pokrywania niezbędnych kosztów działalności.

Nie daj się ukarać

Należy mieć na uwadze, że umowy najmu, stosownie do przepisów ogólnych prawa cywilnego są umowami wzajemnymi, w których (przynajmniej teoretycznie) równe wobec siebie strony świadczą sobie ekwiwalentne świadczenia. Nie ma zatem powodów, by w umowach najmu przyznawać wynajmującym prawa do naliczania np. wysokich kar umownych nawet za drobne uchybienia i prawa do ubiegania się o odszkodowanie w przypadku, gdy wysokość szkody przekroczy wartość zastrzeżonej na ten wypadek kary umownej, a pozbawiać tego rodzaju uprawnień najemców. Najemcy nie mogą jednak domagać się kar umownych na wypadek braku realizacji zobowiązań o charakterze pieniężnym, gdyż takie zapisy, sprzeczne z prawem, nawet wprowadzone do umowy najmu nie będą prawnie skuteczne.

Negocjacje umów najmu są często procesem długotrwałym i złożonym, stąd trudno, szczególnie w ramach tak krótkiego artykułu pokusić się o wskazanie jakiś ogólnych zasad ich prowadzenia czy też wszystkich elementów, na jakie należy koniecznie zwrócić uwagę. Pamiętać należy o tym, że przedsiębiorca zawierający umowę najmu w centrum handlowym nie korzysta z ochrony i przywilejów jakie przewidują przepisy prawa cywilnego dla konsumentów czy osób fizycznych. Podpisując umowę najmu w centrum handlowym zaciągamy bardzo poważne zobowiązania o charakterze pieniężnym i niepieniężnym w okresie kilku lat - generalnie doradzić więc należy daleko posuniętą ostrożność, a jeżeli sami nie mamy doświadczenia w zakresie zawierania umów najmu - skorzystanie z usług fachowego doradcy.

Łukasz Ochman, wspólnik kancelarii prawnej Fabisiak i Wspólnicy Sp. z o.o., która specjalizuje się w świadczeniu pomocy prawej w zakresie umów najmu w centrach handlowych