Użyczenie lokalu dla firmy

Zamiast wynajmować biuro za pośrednictwem agencji nieruchomości możemy zlokalizować naszą firmę w lokalu własnym lub członka rodziny. To tańsze i wygodniejsze rozwiązanie.

Treść i forma umowy

Użyczenie jest umową, przez którą użyczający zezwala biorącemu, przez czas oznaczony lub nieoznaczony, na bezpłatne używanie lokalu. Kodeks cywilny nie przewiduje żadnej szczególnej formy zawierania tej umowy i w praktyce najczęściej jest to forma ustna. Wynika to z tego, iż strony umowy zazwyczaj pozostają ze sobą w stosunkach rodzinnych. Dla osób mających zamiar prowadzić działalność gospodarczą w takim lokalu, wskazana jest co najmniej umowa w formie pisemnej. Może to ułatwić, w przypadku ewentualnego postępowania podatkowego, udowodnienie np. jaka część powierzchni budynku wykorzystywana jest na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności.

Obowiązki użyczającego

Z uwagi na nieodpłatny charakter swego świadczenia użyczający ma ograniczony zakres obowiązków. Sprowadzają się one do znoszenia tego, że biorący używa przedmiot użyczenia i do powstrzymania się od wszelkich działań, które mogłyby utrudnić biorącemu wykonywanie jego uprawnienia. Nie jest zobowiązany do utrzymywania rzeczy w stanie przydatnym do umówionego użytku.

Użyczający odpowiada za wady fizyczne lub prawne przedmiotu umowy, które wyrządziły biorącemu szkodę. Odpowiedzialność ta powstaje wtedy, gdy użyczający wiedząc o wadach, których biorący nie mógł z łatwością zauważyć (wady ukryte), nie zawiadomił go o nich. Biorący rzecz może się domagać odszkodowania – i to pełnego – gdy wskutek wady przedmiotu użyczonego doznał uszczerbku.

Obowiązki biorącego

Biorący nabywa uprawnienie do używania rzeczy w takim stanie, w jakim faktycznie się ona znajduje i nie może żądać od użyczającego dokonywania jakichkolwiek nakładów na nią, ani nawet ochrony przed roszczeniem osób trzecich. Powinien swoje prawo wykonywać w sposób odpowiadający właściwościom i przeznaczeniu rzeczy, jeżeli umowa nie zawiera odmiennych postanowień. Nie może bez zgody użyczającego oddać przedmiotu umowy osobie trzeciej do używania. Biorący zobowiązany jest ponosić zwykłe koszty utrzymania rzeczy użyczonej. Nie odpowiada jednakże za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego jej używania.

Biorący odpowiada także za przypadkową utratę lub uszkodzenie rzeczy, jeżeli jej używał w sposób sprzeczny z umową, albo z właściwościami lub z przeznaczeniem rzeczy, bądź gdy nie będąc do tego upoważniony przez umowę ani zmuszony przez okoliczności powierzył ją innej osobie. Od tej odpowiedzialności może się uwolnić prowadząc dowód, że rzecz uległaby utracie lub uszkodzeniu także wtedy, gdyby używał ją w sposób właściwy, albo gdyby zachował ją u siebie.

Zakończenie umowy

Użyczającemu służy uprawnienie do przedwczesnego zakończenia użyczenia, jeżeli biorący niewłaściwie używa rzecz lub nie będąc do tego upoważniony przez umowę ani zmuszony przez okoliczności powierza ją osobie trzeciej.

Umowa użyczenia może wskazywać także inne sposoby zakończenia tego stosunku prawnego. W szczególności strony mogą zastrzec, że użyczenie zgaśnie natychmiast na każde żądanie użyczającego. W braku wspomnianej klauzuli umownej przedwczesne zakończenie użyczenia przez użyczającego nastąpić może tylko w przypadku naruszenia przez biorącego obowiązków wynikających z umowy użyczenia: niewłaściwe używanie rzeczy lub nieuzasadnione treścią umowy lub szczególnymi okolicznościami powierzenie rzeczy osobie trzeciej.

Ponadto kodeks cywilny w szczególny sposób bierze pod uwagę interesy użyczającego i zezwala mu na przedwczesne rozwiązanie użyczenia, jeżeli rzecz stanie się mu potrzebna z powodów nieprzewidzianych w chwili zawarcia umowy. Rzecz powinna znajdować się w stanie nie pogorszonym, z tym, że osoba obowiązana do zwrotu nie ponosi odpowiedzialności za zużycie rzeczy będące następstwem prawidłowego używania. Biorący ma prawo do żądania zwrotu nakładów na rzecz. Ustawa przewiduje dla roszczeń wynikających z umowy roczny termin przedawnienia liczony od dnia zwrotu rzeczy.

Konsekwencje podatkowe

Wydatki eksploatacyjne ponoszone przez przedsiębiorcę z tytułu korzystania z użyczonego mu budynku, jeśli wykazują związek z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością, stanowią koszty podatkowe. Dla celów podatkowych zasadne jest, aby z umowy wynikało wprost, które opłaty i w jakiej wysokości będzie ponosił przedsiębiorca. Może on bowiem zaliczać w koszty tylko te wydatki do pokrywania których zobowiązany jest umową.

Gdy w działalności gospodarczej wykorzystywana jest tylko część użyczonego budynku lub lokalu, wydatki eksploatacyjne z nim związane powinny obciążać koszty firmowe tylko w takiej części, w jakiej powierzchnia użytkowana na potrzeby prowadzonej działalności pozostaje do ogólnej powierzchni lokalu. Oddanie rzeczy w nieodpłatne użytkowanie, stanowi nieodpłatne świadczenie dla podmiotu przyjmującego rzecz do używania. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych przychodem z działalności gospodarczej jest wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń, z wyjątkiem otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn, czyli najbliższej rodziny. Jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku, to wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia ustala się według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku.

Do umowy użyczenia, jako czynności nieodpłatnej, ma zastosowanie art. 8 ust. 2 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem użyczenie lokalu będzie podlegało opodatkowaniu VAT tylko wówczas, gdy świadczenie to jest związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami w całości lub części. Aby więc w ogóle rozważać opodatkowanie VAT umowy użyczenia, czynność ta musi być wykonywana przez podatnika VAT działającego w takim charakterze.

Kancelaria Prawna Skarbiec Sp.K., która specjalizuje się w kompleksowej obsłudze prawnej podmiotów gospodarczych