Uruchamiamy biuro coworkingowe

Coworking szturmem zdobywa polski rynek. Wszystko za sprawą międzynarodowych operatorów powierzchni coworkingowych, którzy w ciągu ostatnich dwóch lat dostrzegli potencjał i stabilność naszego kraju i rozgościli się tu ze swoim produktem. Na miejsce swojej działalności wybrali głównie stolicę. To tu, według raportu firmy Cushman & Wakefield pt. „Coworking sector in Poland”, coworki zajmują ponad 77 tys. m², a zgodnie z szacunkami Colliers International jest to aż ponad 107 tys. m². Jak podaje Cushman & Wakefield, do końca 2020 roku zasoby te mają zwiększyć się do ponad 150 tys. m².

Co ciekawe, boom na powierzchnie coworkingowe z pewnością przyczynił się do wzrostu ich popularności, ale nie ich był początkiem. Rozwój tego sektora rozpoczął się w Polsce około siedmiu lat temu. Wtedy jednak biura coworkingowe mieściły się w domach jednorodzinnych, kamienicach czy budynkach poprzemysłowych i zajmowały średnio około 200 m². Mimo wzrostu konkurencji ze strony międzynarodowych graczy, lokalni operatorzy wciąż prowadzą swoją działalność i na brak klientów nie narzekają. Zapotrzebowanie na elastyczne powierzchnie biurowe jest bowiem tak duże, że każdy znajdzie odbiorcę swoich usług. Także nowi gracze.

Stawiają na relacje

Jak przyznaje Mateusz Strzelecki, szef rynków regionalnych w Walter Herz, każda z grup operatorów coworkingowych ma swoje mocne strony w walce o klienta.
 – Atutem dużych firm coworkingowych jest efekt skali, który pozwala im zdecydowanie szerzej konkurować o klienta. Tyczy się to zarówno elastyczności umów, kosztów oraz dodatkowych zachęt, takich jak kosztowne imprezy motywacyjne, które przyciągają znane nazwiska. Siłą mniejszych operatorów są natomiast relacje, które łatwiej jest budować wśród lokalnej społeczności – mówi Strzelecki. 

Na ten aspekt postawiła m.in. spółka See Investments, która od 2015 roku prowadzi biuro coworkingowe Concept Space w Gdyni.
 – Od początku naszej działalności stawiamy na bezpośrednią obsługę każdej osoby, która do nas zawita. Staramy się stworzyć nie tylko profesjonalną, ale i rodzinną atmosferę pracy, która może być trudna do osiągnięcia w dużych coworkach, gdzie klient często rejestruje się przez internet i cała procedura odbywa się bezosobowo – mówi Szczepan Benkowski, założyciel Concept Space.

Jak się okazało, był to strzał w dziesiątkę.
– W dobie coraz większych biurowców, w których pracują setki ludzi, zapotrzebowanie na kameralne coworkingi jest równie duże, czego potwierdzeniem jest powstawanie nowych oddziałów nie tylko w dużych miastach, lecz także w mniejszych miejscowościach – dodaje Benkowski.

Właściciele spółki znaleźli jeszcze inny sposób walki o swój kawałek rynku – poprzez współpracę z większymi operatorami, bo jak przyznaje właściciel Concept Space, idea coworkingu jednoczy.
 – Zamiast ze sobą rywalizować, często łączymy siły i prowadzimy wspólne warsztaty czy prelekcje. Klienci, którzy na co dzień pracują w naszym biurze, dzielą się swoją wiedzą i umiejętnościami w innych miejscach np. w gdańskim O4. Radzą, jak się przebranżowić w każdym wieku, prowadzą zajęcia informatyczne dla najmłodszych czy też opowiadają o dalekowschodnich kulturach i podróżach – mówi Benkowski.

Mateusz Strzelecki możliwości rywalizacji mniejszych operatorów z dużymi graczami upatruje jeszcze we wspieraniu swoich klientów w obsłudze, sprzedaży czy rozwoju ich biznesu.
 – Może to być np. wsparcie księgowe, obsługa kadr czy inne usługi, które mali przedsiębiorcy zlecają na zewnątrz, a mogliby je otrzymać od współnajemców przestrzeni coworkingowej, np. w ramach zniżki czy barteru – podpowiada szef rynków regionalnych w Walter Herz.

Elastyczność najmu

Główną grupą docelową biur coworkingowych są freelancerzy, młodzi przedsiębiorcy i start-upy, którzy po pierwsze jeszcze nie potrzebują dużej przestrzeni biurowej, a po drugie nie stać ich na jej wynajem. Coraz częściej z coworkingów, przede wszystkim w stolicy, korzystają także korporacje, które poszukują nowoczesnej i elastycznej przestrzeni dla swoich pracowników. W przeciwieństwie do wynajmu standardowej powierzchni w biurowcu, gdzie minimalne umowy najmu dotyczą zwykle kilku lat, w przestrzeniach coworkingowych panuje większa elastyczność i możliwość doboru odpowiedniej opcji najmu zależnie od potrzeb.

W Concept Space użytkownicy mają do wyboru kilka wariantów – wynajem biurka w strefie open space na godziny (od 20 zł/h) lub na cały dzień (od 60 zł), ale także pakiety. Najtańszy, oferujący 40 godzin do wykorzystania w miesiącu, kosztuje miesięcznie 145 zł netto, najdroższy – 450 zł netto za 160 godzin. Za ponad 1 tys. zł na terenie coworka można zaaranżować własne biuro dla trzech osób.

Każdy z pakietów zawiera: biurko, które można urządzić wedle własnych potrzeb, nielimitowany internet, dostęp do tarasu, kuchni oraz sali konferencyjnej. Są również zniżki na pozostałe usługi, np. obsługę wirtualnego biura. Właściciele dorzucają do tego darmową wodę, kawę, herbatę oraz słodkości i świeże owoce.
 – W naszym biurze nie oferujemy kart członkowskich, gdyż zależało nam na stworzeniu miejsca otwartego dla każdego, bez względu na wykonywany zawód. Dzięki różnorodności, obok siebie możemy spotkać tłumacza, psychologa, prawnika, programistę, impresariusza czy blogerów – wymienia Małgorzata Benkowska, współwłaścicielka Concept Space.

Salę konferencyjną i salę warsztatową można wynająć także, nie posiadając pakietu w Concept Space. Niezależnie można skorzystać też z usługi wirtualnego biura, w ramach którego użytkownik za niecałe 82 zł miesięcznie otrzymuje adres rejestrowy firmy, adres do korespondencji, możliwość skanowania i przesyłania listów oraz dostęp do sali konferencyjnej na godzinę w miesiącu.
 – Staramy się być elastyczni i nie trzymać się sztywno ustalonych ram. Często dostosowujemy i tworzymy zupełnie nowe pakiety usług i godzin dla naszych klientów – mówi Małgorzata Benkowska.

Obecnie z usług Concept Space korzysta ponad 90 firm, których właściciele mają między 25 a 45 lat. Są to zarówno duże, wieloosobowe firmy, wynajmujące prywatny gabinet, jak i małe działalności jednoosobowe pracujące w open space.

Lokalizacja kosztuje

Aby założyć biuro coworkingowe, nie trzeba mieć żadnych pozwoleń, o ile wynajmuje się powierzchnię w budynku spełniającym wszystkie normy budowalne. Wówczas wystarczy jedynie zarejestrować własną działalność. W przypadku gdy cowork urządza się w nowo budowanym obiekcie, potrzebne są wszelkie zgody na jego użytkowanie – pozwolenia od straży pożarnej, sanepidu itd. Właściciele Concept Space skorzystali z pierwszej opcji i wynajęli lokal w budynku, który przeznaczony jest pod działalność biurową.
 – Przed uruchomieniem działalności musieliśmy jedynie uzyskać pozwolenia od właścicielki budynku na to, aby pod wynajętym przez nas adresem mogły wykonywać swoją działalność inne podmioty związane umową bezpośrednio z biurem coworkingowym – wyjaśnia Małgorzata Benkowska.

Co ważne, aby uruchomić biuro coworkingowe nie trzeba mieć także dużych pieniędzy. W przypadku Concept Space do uruchomienia biznesu wystarczyło 30 tys. zł, z czego około 5 tys. zł pochłonął czynsz wynajmu biura, a 15 tys. zł jego wyposażenie. Kluczowy wpływ na wysokość kosztorysu inwestycyjnego będzie miała lokalizacja biura. Siedziba Concept Space znajduje się w mieście regionalnym, a ponadto zlokalizowana jest poza centrum miasta. W przypadku Warszawy kapitał potrzebny na wynajem powierzchni, zwłaszcza w centrum, gdzie lokuje się większość coworków, z pewnością będzie kilkakrotnie wyższy.
 – W stolicy preferowaną lokalizacją pod biura coworkingowe jest ścisłe centrum miasta. Liczą się prestiżowy adres i wysoka jakość powierzchni biurowej, dlatego też większość operatorów wybiera nowo oddane do użytku biurowce. Atutem centralnej lokalizacji jest także łatwy dostęp do biura za pomocą komunikacji miejskiej. Niestety, tak zlokalizowane powierzchnie należą do najdroższych, czynsz za 1 m² może wahać się od 15 nawet do 30 euro miesięcznie – zaznacza Mateusz Strzelecki. 

Na dobre skomunikowanie biura postawili też właściciele Concept Space.
 – Mimo że nasze biuro znajduje się poza centrum Gdyni, leży w dobrze skomunikowanym i rozpoznawalnym punkcie. Ważnym czynnikiem decydującym o wyborze miejsca była duża, darmowa strefa parkowania oraz duża liczba punktów handlowo-usługowych – podkreśla Szczepan Benkowski.

Jak na razie Concept Space zajmuje 130 m², jednak właściciele rozważają powiększenie go o kolejne piętro o takiej samej powierzchni, co dałoby łącznie 260 m². Benkowscy w planach mają także wyjście ze swoją ofertą do innych miast w Polsce, najprawdopodobniej na zasadzie współpracy franczyzowej.
 – Zależy nam bardzo, aby kolejne oddziały Concept Space dorównywały jakością usług i atmosferą pracy pierwszej placówce. W związku z tym już samo opracowanie koncepcji współpracy, a później znalezienie rzetelnych partnerów biznesowych stanowią duże wyzwania. Wszystko jednak zmierza w dobrym kierunku – mówi właściciel Concept Space.