Biznes bez wychodzenia z domu

Kiedy mąż Izabeli Skuzy-Dąbrowskiej otworzył firmę, zaproponowała, że zajmie się promocją jego biznesu. Zanim jednak naprawdę mogła zacząć to robić, musiała się wiele nauczyć. – Wiedzę o promocji firm w sieci zgłębiłam na tyle, że zaczęłam żartować, że mogłabym się tym zajmować zawodowo – opowiada Izabela Skuza-Dąbrowska.

Wtedy jeszcze nie wiedziała, że na rynku coraz większą popularność zdobywa działalność polegająca na wirtualnej asyście. – Kiedy odkryłam ten zawód, chciałam rzucić pracę i zacząć działać na własną rękę. Na początku łączyłam to zajęcie z etatem, ale po ośmiu miesiącach postanowiłam zostać wirtualną asystentką w pełnym wymiarze – opowiada Izabela Skuza-Dąbrowska.

Początki nie były łatwe, bo trzeba było zainwestować mnóstwo czasu w udzielanie się na forach oraz lokalne spotkania z przedsiębiorcami. – Warto się pokazywać w sieci, ale też umieć dotrzeć również do tych firm, które nie mają świadomości, że mogą niewielkim kosztem zlecić komuś pracę – mówi Izabela Skuza-Dąbrowska.

Podobnie zaczynała Elżbieta Zielińska, właścicielka VAssistance, która też została wirtualna asystentką zupełnie przypadkiem. – Znajomy zaproponował mi zdalną pracę dla niego. To było bardzo wygodne, więc zaczęłam szukać innych zleceń i okazało się, że na rynku działają osoby, które w taki sposób pracują na co dzień. Ja też chciałam pójść na swoje – opowiada Elżbieta Zielińska.

Podobne marzenia co do uniezależnienia się miała Emilia Wasążnik, właścicielka Assitant Support, która o wirtualnych asystentkach dowiedziała się z internetu. – Postanowiłam pójść na kurs, który ułatwiłby mi wejście do tego zawodu. Po jego ukończeniu od razu przygotowałam ofertę, szukałam zleceń, stworzyłam profil w social mediach – opowiada Emilia Wasążnik.

Etat kosztuje więcej

Wirtualne asystentki pomagają przedsiębiorcom wykonać zadania, z którymi ci sobie nie radzą albo nie mają na nie czasu. Z takiego rozwiązania korzystają przede wszystkim właściciele niewielkich biznesów, którym nie opłaca się zatrudniać sekretarek na stałe. – Duże spółki mogą sobie na to pozwolić, natomiast w przypadku małych firm zdalna asysta jest znacznie tańszym rozwiązaniem niż zatrudnienie pracownika na etat. Tym bardziej że rozliczamy się na podstawie umowy firma-firma. Przedsiębiorca nie ma wobec nas zobowiązań, z którymi wiąże się umowa o pracę. Może zrezygnować  naszych usług w każdej chwili, ponadto kupuje dokładnie tyle naszego czasu pracy, ile potrzebuje – mówi Izabela Skuza-Dąbrowska.

Przy tym czas pracy jest rozliczany bardziej skrupulatnie niż w przypadku pracownika etatowego. – Nasi klienci płacą wyłącznie za czas przeznaczony na pracę. Nie finansują tzw. pustych przebiegów, czyli sytuacji, w których asystentka przebywa w pracy, ale nie ma nic do zrobienia w danym momencie. Korzystamy z programów do naliczania czasu pracy i każda przerwa, nawet wyjście do toalety, czy posiłek, się do niego nie wliczają. W efekcie to jest bardzo dobrze wykorzystany czas, w którym można dużo zrobić – tłumaczy Elżbieta Zielińska.

Większość wirtualnych asystentek pracuje na godziny, chociaż można się też rozliczać zadaniowo w przypadku niektórych projektów. – Początkujące wirtualne asystentki mają cennik na poziomie 30 zł za godzinę, a wyspecjalizowane od 50 do 100 zł – mówi Elżbieta Zielińska.

Przy tym firmy zwykle wykupują pakiet do 10 do 30 godzin miesięcznie. I są lojalne. – Rzadko współpraca z klientem kończy się na jednym projekcie. Przeważnie, jeżeli jest on zadowolony, to wraca i kupuje miesięczny pakiet godzinowy – mówi Izabela Skuza-Dąbrowska.

Ważna szeroka wiedza

Co wirtualne asystentki mogą zrobić dla firmy? Niemal wszystko. – Przedsiębiorcy czują się dobrze, kiedy wiedzą, że mogą nam zlecić dowolne zadanie i nie muszą się nim już martwić, ponieważ mają pewność, że wykonamy je dobrze – mówi Emilia Wasążnik.

Dodaje, że podczas konsultacji z klientem bada jego potrzeby, przedstawia kompetencje i obszary wsparcia.
– Jeżeli jest jakiś zakres, który klient chce oddelegować, a nie jest to mój obszar działania, proponuję sprawdzonego podwykonawcę – mówi Emilia Wasążnik.

Jej zdaniem, praca dla firm nie jest łatwa i wymaga wiedzy z wielu dziedzin. Podkreśla jednak, że wirtualne asystentki mają wspierać biznesy swoich klientów i pomagać w ich rozwoju. – Natomiast nie prowadzimy biznesów za naszych klientów – mówi Emilia Wasążnik.

Przeważnie wirtualne asystentki specjalizują się w różnych dziedzinach. Elżbieta Zielińska najlepiej się czuje w księgowości. – Mój partner prowadzi biuro księgowe, więc nawet jeśli pojawią się trudniejsze zadania, to mam specjalistyczną pomoc pod ręką. Skupiłam się na obsłudze softwarehouse’ów, ponieważ te firmy bardzo chętnie oddelegowują zadania księgowe. Nie chcą i nie mają czasu się tym zajmować – mówi Elżbieta Zielińska.

Z kolei Izabela Skuza-Dąbrowska  skupia się na promocji firm w sieci. – Prowadzę kanały firm w mediach społecznościowych, tworzę grafiki do postów oraz strony internetowe i przygotowuję strategię publikacji. Ponadto piszę artykuły na blogi pod wyszukiwarki i robię  do nich grafiki. Przygotowuję też strony sprzedażowe – mówi Izabela Skuza-Dąbrowska.

Natomiast Emilia Wasążnik zajmuje się głównie administracją. – Zdalnie zarządzam biurem, jestem office menedżerem – mówi Emilia Wasążnik.

Wolność i swoboda

Wirtualne asystentki swoją pracę najbardziej cenią za to, że daje im wolność. W końcu są na swoim i pracują dla siebie. Druga zaleta to możliwość dywersyfikacji przychodów. – Nie mam pracodawcy tylko klientów, i to nie jednego, lecz kilku, więc nawet jeśli jeden z nich zrezygnuje ze współpracy ze mną, pozostają inni. To daje poczucie bezpieczeństwa i stabilizacji. Ponadto z przedsiębiorcami współpracujemy jak równy z równym – mówi Elżbieta Zielińska.  

Kolejnym plusem jest fakt, że wejście w tę działalność nie wymaga dużej inwestycji. – Wystarczy dobry komputer z pakietem biurowym oraz dostęp do internetu – mówi Elżbieta Zielińska. Nakłady na płatną promocję w internecie nie są konieczne, ale na pewno warto zainwestować dużo czasu, żeby pokazać się na rynku. – Kiedy rozpoczynałam działalność jako wirtualna asystentka, udzielałam się na forach, grupach na Facebooku i różnego rodzaju fanpage’ach – wspomina Izabela Skuza-Dąbrowska.

Jej zdaniem, najlepiej procentuje budowanie bezpośrednich relacji z przedsiębiorcami, opowiadanie im o usługach wirtualnych asystentek. Takie znajomości najczęściej skutkują współpracą. Co prawda, w sieci ogłasza się też sporo firm, które szukają wirtualnych asystentek, ale dużo osób bierze udział w rekrutacjach, więc szansa, że tym sposobem złapie się zlecenie, jest marna. – Klienci przeważnie zgłaszają się do mnie po jakimś spotkaniu albo ja zgłaszam się do nich bezpośrednio. W zasadzie historia każdego z kilku pierwszych zleceń jest inna. A potem klienci zaczęli przychodzić z polecenia albo kierować bezpośrednie zapytania do mnie – opowiada Emilia Wasążnik.

Twierdzi, żeby stać się dobrą wirtualną asystentką, warto też zainwestować w szkolenia i konsultacje.
– Trzeba mieć podstawowe pojęcie o tym, jak działa firma: o zarządzaniu biurem i administracją oraz promocji w sieci i marketingu – podkreśla Emilia Wasążnik.

Rynek z potencjałem

Zainteresowanie usługami wirtualnych asystentek jest coraz większe. Te, które już działają na rynku, nie narzekają na brak zleceń. – Na nasze usługi jest duże zapotrzebowanie, chociaż jeszcze niewiele firm wie, że może niewielkim kosztem zlecić komuś pracę – mówi Izabela Skuza-Dąbrowska.

Jednocześnie jednak konkurencja wśród wirtualnych asystentek rośnie. – Jeszcze dwa i pół roku temu, kiedy wchodziłam na rynek, zaistnienie na nim nie było takie trudne. Obecnie coraz więcej kobiet zaczyna się zajmować wirtualnym asystowaniem, niestety, sporo jest wśród nich takich, które niewiele potrafią. To źle wpływa na branżę, bo firmy korzystające z usług wirtualnych asystentek, które nie wywiązały się ze swoich zadań albo nie zrobiły tego dobrze, uprzedzają się do tego typu pomocy – mówi Elżbieta Zielińska.

To psuje rynek i sprawia, że dobrym asystentkom jest nieco trudniej przekonać do siebie przedsiębiorców. – Mimo tego osoby, które mają profesjonalne podejście i potrafią sprzedać swoje usługi, poradzą sobie – mówi Elżbieta Zielińska. 

Artykuł został opublikowany w numerze 2-2020 miesięcznika "Własny Biznes FRANCHISING".