Czwartek
10.09.2009
Informacje i dane to najcenniejsze aktywa współczesnych przedsiębiorstw. Są jednak narażone na wiele niebezpieczeństw.
 

Wraz z rozwojem każdej firmy rośnie liczba przetwarzanych informacji: danych klientów, firm, sprawozdań finansowych i innych kluczowych dokumentów. Aby uniknąć ich utraty, należy je archiwizować. Jednak przechowywanie coraz większej liczby danych w biurze pociąga za sobą spore wydatki. Zarządzanie informacjami w formie elektronicznej wymaga zainwestowania w oprogramowanie i sprzęt komputerowy. Poza tym, prowadząc własne archiwum, musimy liczyć się też z kosztami związanymi z pozyskiwaniem dodatkowej powierzchni magazynowej, wprowadzaniem nowych technologii i zatrudnianiem wykwalifikowanych pracowników obsługujących cały system. To jednak nie koniec. Należy również śledzić na bieżąco normy i przepisy prawne.

- Archiwizacja jest istotnym elementem funkcjonowania zarówno firm, jak i publicznej administracji czy też instytucji finansowych. Śledzenie na bieżąco regulacji prawnych i podporządkowywanie się im to obowiązek wszystkich podmiotów, które zarządzają informacjami i danymi we własnej siedzibie. Nieprzestrzeganie przepisów w tej dziedzinie grozi karą i może łatwo prowadzić do zakończenia działalności - komentuje Marc Rocagel, prezes Novarchive.

Bezpieczne przechowywanie danych jest szczególnie istotne w sektorze finansowym (banki i firmy ubezpieczeniowe), farmaceutycznym i spożywczym oraz we wszystkich firmach, gdzie mamy do czynienia z dużą liczbą danych osobowych, np. klientów.

Dokument jak skarb

W praktyce okazuje się, że przedsiębiorstwa często nie posiadają odpowiednich środków, aby we własnym zakresie prawidłowo zorganizować proces archiwizacji danych. Część firm nadal przechowuje dokumenty w miejscach do tego nieprzystosowanych, bez odpowiedniego zabezpieczenia i bez prowadzenia rejestru umożliwiającego potem sprawne odszukanie pożądanych informacji.

- Dokumenty powinny być przechowywane w specjalnie do tego celu przystosowanych archiwach. Pomieszczenia muszą być chronione przed kradzieżami, wilgocią, owadami i gryzoniami oraz mieć zabezpieczenia przeciwpożarowe - mówi Marc Rocagel. - Bardzo ważny jest również proces zarządzania dokumentami. Wszystkie materiały muszą być uporządkowane i szczegółowo spisane. Dzięki temu łatwo jest odnaleźć i odzyskać potrzebne dane, a następnie w razie potrzeby także dostarczyć je do klienta. Trzeba kontrolować dostęp do dokumentów, rozpoznać typ dokumentu i zidentyfikować wymagany okres archiwizacji. Każdego roku powinny być sporządzane listy przedawnionych dokumentów, które przedstawia się klientom w celu akceptacji, a następnie niszczy zbędne materiały w bezpiecznym miejscu - dodaje Marc Rocagel.

Ochrona z zewnątrz

Okazuje się, że kwestia bezpieczeństwa jest zatem konkretnym argumentem, dla którego warto się zastanowić, czy przechowywać dokumenty w siedzibie firmy. Polscy przedsiębiorcy, świadomi zagrożeń, jakim mogą ulec ich dane, coraz częściej decydują się na skorzystanie z usług firm zewnętrznych. Bo - zdaniem przedstawicieli świata biznesu - jest to wygodniejsze i tańsze niż przechowywanie informacji we własnych siedzibach. Potwierdzają to badania - korzystanie z usług zewnętrznego archiwum pozwala zmniejszyć koszty nawet dziesięciokrotnie w porównaniu z nakładami, jakie trzeba ponieść na prowadzenie archiwizacji we własnym zakresie. Ponadto firmy outsourcingowe świadczące usługi ochrony i przechowywania danych są w stanie zapewnić profesjonalną i bezpieczną archiwizację.

Wygląda na to, że rozwój rynku usług zarządzania informacją przebiega bardzo podobnie jak kiedyś we Francji. Obecnie w naszym kraju o klientów konkuruje kilka potężnych firm. Popyt na usługi tego typu w Polsce ma tendencję wzrostową. Rynek ten będzie się dalej rozwijał, może więc znaleźć się na nim miejsce dla dużego gracza - mówi Marc Rocagel.

Ewelina Łojek


PROFIT system

POPULARNE NA FORUM

Jak pozycjonować stronę internetową?

Pozycjonowanie bardzo wpływa na wyszukiwania w Google. No i faktycznie należy je zlecić agencji e-commerce.

77 wypowiedzi
ostatnia 24.02.2021
Agencja marketingowa - czy warto?

Oczywiście, że warto, jeśli ktoś ma opcję skorzystania z pomocy agencji mieszczącej się w stolicy, to serdecznie polecam firmę z którą współpracuje - Agencję 4...

3 wypowiedzi
ostatnia 25.11.2020
Księgowość we własnej firmie

U nas również postawilismy na system do zarządzania zasobami ludzkimi z modułami do fakturowania.

35 wypowiedzi
ostatnia 24.04.2020
Szkolenia sprzedażowe

Dzień dobry, czy wie ktoś z Państwa kto prowadzi szkolenia sprzedażowe czy szkolenia dla handlowców?

1 wypowiedzi
ostatnia 21.11.2019
Agencja marketingowa - czy warto?

Moim zdaniem warto. W takich agencjach pracują przeważnie doświadczeni specjaliści, którzy starają się zadbać o klienta oraz zapewnić mu możliwie profesjonalną i...

3 wypowiedzi
ostatnia 14.08.2019
Księgowość we własnej firmie

Nie wyobrażam sobie samodzielnego prowadzenia księgowości. Prowadząc swoją firmę ma się wystarczająco dużo na głowie! Praktycznie wszyscy moi znajomi przedsiębiorcy ...

35 wypowiedzi
ostatnia 22.07.2019
Jak pozycjonować stronę internetową?

Pozycjonowanie zawsze należy zlecić osobom, które zajmują się tym na co dzień. Samodzielne działania mogą przynieść odwrotny skutek. Dlatego znacznie lepiej...

77 wypowiedzi
ostatnia 01.04.2019
Agencja reklamowa przyjdzie do klienta

Niby dobry pomysł, ale ta franczyza niczego Tobie nie daje, nie da się zarobić, ponieważ I tak większe firmy mają lepsze ceny, a to jest najważniejsze dla potencjalnego...

2 wypowiedzi
ostatnia 21.02.2019