Archiwum jak sejf
Wraz z rozwojem każdej firmy rośnie liczba przetwarzanych informacji: danych klientów, firm, sprawozdań finansowych i innych kluczowych dokumentów. Aby uniknąć ich utraty, należy je archiwizować. Jednak przechowywanie coraz większej liczby danych w biurze pociąga za sobą spore wydatki. Zarządzanie informacjami w formie elektronicznej wymaga zainwestowania w oprogramowanie i sprzęt komputerowy. Poza tym, prowadząc własne archiwum, musimy liczyć się też z kosztami związanymi z pozyskiwaniem dodatkowej powierzchni magazynowej, wprowadzaniem nowych technologii i zatrudnianiem wykwalifikowanych pracowników obsługujących cały system. To jednak nie koniec. Należy również śledzić na bieżąco normy i przepisy prawne.
- Archiwizacja jest istotnym elementem funkcjonowania zarówno firm, jak i publicznej administracji czy też instytucji finansowych. Śledzenie na bieżąco regulacji prawnych i podporządkowywanie się im to obowiązek wszystkich podmiotów, które zarządzają informacjami i danymi we własnej siedzibie. Nieprzestrzeganie przepisów w tej dziedzinie grozi karą i może łatwo prowadzić do zakończenia działalności - komentuje Marc Rocagel, prezes Novarchive.
Bezpieczne przechowywanie danych jest szczególnie istotne w sektorze finansowym (banki i firmy ubezpieczeniowe), farmaceutycznym i spożywczym oraz we wszystkich firmach, gdzie mamy do czynienia z dużą liczbą danych osobowych, np. klientów.
Dokument jak skarb
W praktyce okazuje się, że przedsiębiorstwa często nie posiadają odpowiednich środków, aby we własnym zakresie prawidłowo zorganizować proces archiwizacji danych. Część firm nadal przechowuje dokumenty w miejscach do tego nieprzystosowanych, bez odpowiedniego zabezpieczenia i bez prowadzenia rejestru umożliwiającego potem sprawne odszukanie pożądanych informacji.
- Dokumenty powinny być przechowywane w specjalnie do tego celu przystosowanych archiwach. Pomieszczenia muszą być chronione przed kradzieżami, wilgocią, owadami i gryzoniami oraz mieć zabezpieczenia przeciwpożarowe - mówi Marc Rocagel. - Bardzo ważny jest również proces zarządzania dokumentami. Wszystkie materiały muszą być uporządkowane i szczegółowo spisane. Dzięki temu łatwo jest odnaleźć i odzyskać potrzebne dane, a następnie w razie potrzeby także dostarczyć je do klienta. Trzeba kontrolować dostęp do dokumentów, rozpoznać typ dokumentu i zidentyfikować wymagany okres archiwizacji. Każdego roku powinny być sporządzane listy przedawnionych dokumentów, które przedstawia się klientom w celu akceptacji, a następnie niszczy zbędne materiały w bezpiecznym miejscu - dodaje Marc Rocagel.
Ochrona z zewnątrz
Okazuje się, że kwestia bezpieczeństwa jest zatem konkretnym argumentem, dla którego warto się zastanowić, czy przechowywać dokumenty w siedzibie firmy. Polscy przedsiębiorcy, świadomi zagrożeń, jakim mogą ulec ich dane, coraz częściej decydują się na skorzystanie z usług firm zewnętrznych. Bo - zdaniem przedstawicieli świata biznesu - jest to wygodniejsze i tańsze niż przechowywanie informacji we własnych siedzibach. Potwierdzają to badania - korzystanie z usług zewnętrznego archiwum pozwala zmniejszyć koszty nawet dziesięciokrotnie w porównaniu z nakładami, jakie trzeba ponieść na prowadzenie archiwizacji we własnym zakresie. Ponadto firmy outsourcingowe świadczące usługi ochrony i przechowywania danych są w stanie zapewnić profesjonalną i bezpieczną archiwizację.
Wygląda na to, że rozwój rynku usług zarządzania informacją przebiega bardzo podobnie jak kiedyś we Francji. Obecnie w naszym kraju o klientów konkuruje kilka potężnych firm. Popyt na usługi tego typu w Polsce ma tendencję wzrostową. Rynek ten będzie się dalej rozwijał, może więc znaleźć się na nim miejsce dla dużego gracza - mówi Marc Rocagel.
Ewelina Łojek

PRZECZYTAJ ARTYKUŁY

Czy branża energetyczna to nadal atrakcyjny segment rynku? Orange Energia przekonuje, że tak.
Rośnie zainteresowanie otwieraniem biznesu pod szyldem Northgate Logistics. W tym roku do sieci dołączy co najmniej trzech nowych partnerów.
Wojciech Szadziul przez kilkanaście lat pracował na etacie, aż w końcu uznał, że najwyższy czas przejść na swoje. Na jaki biznes postawił?
Dołącz do międzynarodowego grona ekspertów optymalizacji kosztów i zbuduj własną firmą konsultingową w oparciu o sprawdzoną metodologię.
Na współpracę pod szyldem Northgate Logistics zdecydowało się trzech partnerów. Jak sobie radzą?
NAJCZEŚCIEJ CZYTANE

Firmy zarządzane przez przedstawicielki płci pięknej to coraz częstsze zjawisko. W jakich konceptach franczyzowych kobiety odnajdują się najlepiej?
Żeby myśleć o otwarciu własnego McDonalda nie wystarczą tysiące ani setki tysięcy złotych . Potrzeba więcej. Ile? I co franczyzobiorca Złotych Łuków dostanie w zamian?
Wzory umów
Czy można przetestować biznes, a później w niego zainwestować?
Znane marki czy oryginalne pomysły biznesowe? O tym, które koncepty franczyzowe budzą największe zainteresowanie na polskim rynku przeczytasz w majowym numerze miesięcznika "Własny Biznes FRANCHISING".
POPULARNE NA FORUM
Copywriting sprzedażowy
A jak zamierzasz weryfikować wzrost sprzedaży dzięki Twoim tekstom?!
Copywriting sprzedażowy
Co sądzicie o tym, by jako copywriter sprzedażowy zastosować model zysku polegający na pobieraniu np. 10-15% zysku klienta w zamian za spełnienie danych warunków np....
Agencja reklamowa przyjdzie do klienta
Jestem franczyzobiorcą, który w sieci Xeromatic pracuje i zarabia. Polecam ten system innym osobom, które chcą otworzyć własny biznes. Zapraszam do bezpośredniego...
Jak pozycjonować stronę internetową?
Pozycjonowanie bardzo wpływa na wyszukiwania w Google. No i faktycznie należy je zlecić agencji e-commerce.
Agencja marketingowa - czy warto?
Oczywiście, że warto, jeśli ktoś ma opcję skorzystania z pomocy agencji mieszczącej się w stolicy, to serdecznie polecam firmę z którą współpracuje - Agencję 4...
Księgowość we własnej firmie
U nas również postawilismy na system do zarządzania zasobami ludzkimi z modułami do fakturowania.
Szkolenia sprzedażowe
Dzień dobry, czy wie ktoś z Państwa kto prowadzi szkolenia sprzedażowe czy szkolenia dla handlowców?
Agencja marketingowa - czy warto?
Moim zdaniem warto. W takich agencjach pracują przeważnie doświadczeni specjaliści, którzy starają się zadbać o klienta oraz zapewnić mu możliwie profesjonalną i...