Archiwum jak sejf

Wraz z rozwojem każdej firmy rośnie liczba przetwarzanych informacji: danych klientów, firm, sprawozdań finansowych i innych kluczowych dokumentów. Aby uniknąć ich utraty, należy je archiwizować. Jednak przechowywanie coraz większej liczby danych w biurze pociąga za sobą spore wydatki. Zarządzanie informacjami w formie elektronicznej wymaga zainwestowania w oprogramowanie i sprzęt komputerowy. Poza tym, prowadząc własne archiwum, musimy liczyć się też z kosztami związanymi z pozyskiwaniem dodatkowej powierzchni magazynowej, wprowadzaniem nowych technologii i zatrudnianiem wykwalifikowanych pracowników obsługujących cały system. To jednak nie koniec. Należy również śledzić na bieżąco normy i przepisy prawne.

– Archiwizacja jest istotnym elementem funkcjonowania zarówno firm, jak i publicznej administracji czy też instytucji finansowych. Śledzenie na bieżąco regulacji prawnych i podporządkowywanie się im to obowiązek wszystkich podmiotów, które zarządzają informacjami i danymi we własnej siedzibie. Nieprzestrzeganie przepisów w tej dziedzinie grozi karą i może łatwo prowadzić do zakończenia działalności – komentuje Marc Rocagel, prezes Novarchive.

Bezpieczne przechowywanie danych jest szczególnie istotne w sektorze finansowym (banki i firmy ubezpieczeniowe), farmaceutycznym i spożywczym oraz we wszystkich firmach, gdzie mamy do czynienia z dużą liczbą danych osobowych, np. klientów.

Dokument jak skarb

W praktyce okazuje się, że przedsiębiorstwa często nie posiadają odpowiednich środków, aby we własnym zakresie prawidłowo zorganizować proces archiwizacji danych. Część firm nadal przechowuje dokumenty w miejscach do tego nieprzystosowanych, bez odpowiedniego zabezpieczenia i bez prowadzenia rejestru umożliwiającego potem sprawne odszukanie pożądanych informacji.

- Dokumenty powinny być przechowywane w specjalnie do tego celu przystosowanych archiwach. Pomieszczenia muszą być chronione przed kradzieżami, wilgocią, owadami i gryzoniami oraz mieć zabezpieczenia przeciwpożarowe – mówi Marc Rocagel. – Bardzo ważny jest również proces zarządzania dokumentami. Wszystkie materiały muszą być uporządkowane i szczegółowo spisane. Dzięki temu łatwo jest odnaleźć i odzyskać potrzebne dane, a następnie w razie potrzeby także dostarczyć je do klienta. Trzeba kontrolować dostęp do dokumentów, rozpoznać typ dokumentu i zidentyfikować wymagany okres archiwizacji. Każdego roku powinny być sporządzane listy przedawnionych dokumentów, które przedstawia się klientom w celu akceptacji, a następnie niszczy zbędne materiały w bezpiecznym miejscu – dodaje Marc Rocagel.

Ochrona z zewnątrz

Okazuje się, że kwestia bezpieczeństwa jest zatem konkretnym argumentem, dla którego warto się zastanowić, czy przechowywać dokumenty w siedzibie firmy. Polscy przedsiębiorcy, świadomi zagrożeń, jakim mogą ulec ich dane, coraz częściej decydują się na skorzystanie z usług firm zewnętrznych. Bo – zdaniem przedstawicieli świata biznesu – jest to wygodniejsze i tańsze niż przechowywanie informacji we własnych siedzibach. Potwierdzają to badania – korzystanie z usług zewnętrznego archiwum pozwala zmniejszyć koszty nawet dziesięciokrotnie w porównaniu z nakładami, jakie trzeba ponieść na prowadzenie archiwizacji we własnym zakresie. Ponadto firmy outsourcingowe świadczące usługi ochrony i przechowywania danych są w stanie zapewnić profesjonalną i bezpieczną archiwizację.

Wygląda na to, że rozwój rynku usług zarządzania informacją przebiega bardzo podobnie jak kiedyś we Francji. Obecnie w naszym kraju o klientów konkuruje kilka potężnych firm. Popyt na usługi tego typu w Polsce ma tendencję wzrostową. Rynek ten będzie się dalej rozwijał, może więc znaleźć się na nim miejsce dla dużego gracza – mówi Marc Rocagel.

Ewelina Łojek