Sztuka prezentowania

– Prowadzę firmę razem z żoną. Kiedy urodził nam się syn, dostawcy ubrań z całej Europy przysyłali mnóstwo podarunków. Najmniejszym był 20-kilogramowy karton wypchany nową odzieżą dziecięcą firmy Levis i Mexx. Niestety, zaledwie kilka z nich nadawało się dla niemowlaka – przyznaje z uśmiechem Adam Bilik, właściciel firmy odzieżowej Outlet Polska.

Pozornie taki prezent wydaje się miły i świadczy o tym, że kontrahentów łączą nie tylko relacje biznesowe. Jednak patrząc z punktu widzenia biznesowej etykiety, prezent nie jest trafiony ani nawet właściwy. – Nie wypada wręczać prezentów związanych z branżą, w której działa osoba obdarowana, chyba że prezent ma charakter kolekcjonerski i trafia do rąk kolekcjonera – mówi Zbigniew J. Zieliński, wykładowca etykiety i protokołu dyplomatycznego.

– Nie należy też wręczać upominków z bardzo osobistych okazji, takich jak urodziny dziecka czy ślub. Wyjątkiem są imieniny lub urodziny – stwierdza Lidia Tkaczyńska z firmy Longhill Business Communication.

Wręczenie prezentu przedsiębiorcy z okazji narodzin jego dziecka jest odpowiednie tylko wtedy, jeśli relacje z dostawcami są także pozasłużbowe.
– Coś, co osobie obdarowującej wydaje się dobrym pomysłem, niekoniecznie musi być zgodne z biznesową etykietą. Pozory mylą nawet w przypadku prezentów – dodaje Zbigniew J. Zieliński.

Zgodnie z zasadami

Kalendarz pełen jest okazji, przy których można się wzajemnie obdarowywać – do własnych celów wykorzystują je również przedstawiciele świata biznesu. Najczęściej przekazujemy prezenty w przeddzień Bożego Narodzenia, przy okazjach prywatnych (urodziny czy imieniny) oraz biznesowych (zakończenie ważnej transakcji czy rozpoczęcie współpracy). Nie należy jednak przesadzać zarówno w ilości, jak i w wartości przekazywanych podarunków.

Zgodnie z zasadami savoir-vivre’u i przepisami ustawy antykorupcyjnej, istnieje wiele obwarowań dotyczących wręczania prezentów. Mimo tego można zdefiniować, czym jest prezent idealny.
– Najważniejsza jest jakość. Nawet bardzo drobny upominek, ale znakomitej jakości pod względem wzornictwa, materiałów i wykonania, będzie zawsze doceniony. Inne ważne cechy dobrego prezentu biznesowego to oryginalność, indywidualność i użyteczność – przedmioty użytkowe, dopasowane do charakteru pracy i stylu życia, są bardziej atrakcyjne dla klientów, czyli skuteczniejsze w budowaniu pozytywnej relacji – tłumaczy Lidia Tkaczyńska.

Praktyczna teoria

Teoria wydaje się prosta, ale trudno ją przełożyć na praktykę, bo upominek należy dostosować do płci, wieku osoby obdarowanej oraz do relacji biznesowych, jakie panują między obiema stronami. Najłatwiej zdać się na doświadczenie firm, które produkują upominkowe gadżety, niekoniecznie biznesowe. Beniamin Schön z Sodexo Motivation Solutions, która zajmuje się m.in. dystrybucją zestawów upominkowych Vivabox, podkreśla, że w ostatnim czasie popularne są również kupony podarunkowe czy ich nowsza wersja – karty podarunkowe załadowane na konkretną kwotę.

Jeżeli zależy nam na relacji z daną osobą i chcemy potraktować ją w sposób szczególny, lepiej włożyć w przygotowanie prezentu więcej wysiłku.
– Obecnie główny trend we wręczaniu prezentów B2B to oryginalność i nietypowość. Firmy szukają podarunków ciekawych, innowacyjnych i jednocześnie eleganckich, które pozwolą pozytywnie budować wizerunek wśród partnerów biznesowych – ocenia Beniamin Schön.

Wcześniej warto przeprowadzić dyskretny wywiad na temat osoby, którą chcemy obdarować. Idealnie dopasowany prezent pamięta się przez długie lata.
– Najbardziej ucieszyła mnie teczka na dokumenty, którą otrzymałam od jednego z biznesowych partnerów. Z pozoru prezent był banalny, ale chodziło o konkretne szczegóły, które wskazywały na to, że teczka była dobrana właśnie dla mnie. Była niezwykle wygodna w użyciu, bo stabilna, i otwierała się w taki sposób, że można ją było postawić na podłodze lub krześle i jednym ruchem wydostać ze środka dokumenty. Miałam uczucie, że osoba, która wybrała tę teczkę, myślała o moich konkretnych potrzebach i upodobaniach – wspomina Lidia Tkaczyńska.

Liczy się opakowanie

Najczęściej popełnianym przez biznesmenów błędem jest sposób wręczania prezentu i forma jego opakowania. Jeżeli podarunek ma sprawić dobre wrażenie, nie może być niechlujnie zapakowany czy wręczony bez żadnego komentarza. Warto zadbać o nadanie momentowi wręczenia prezentu stosownej oprawy. Powinny temu towarzyszyć słowa nawiązujące do okoliczności.

– Często z braku czasu decydujemy się na dostarczenie prezentu kurierem. Taka przesyłka jest powszechnie uznawana za dopuszczalną, szczególnie w gorącym i pracowitym okresie przedświątecznym. Zanim jednak spakujemy paczkę i prześlemy podarunek za pomocą firmy kurierskiej, musimy się zastanowić, na czym nam najbardziej zależy. Jeśli chcemy, aby nasz prezent na długo pozostał w pamięci obdarowanego, to zdecydowanie polecam przekazać podarunek osobiście – sugeruje Beniamin Schön z Sodexo Motivation Solutions.

Jeżeli nie ma innej możliwości jak przesłanie prezentu, bo osoba, do której ma trafić, znajduje się zbyt daleko, można puścić wodze fantazji i zorganizować wysyłkę w wielkim lub zabawnym stylu.
– Miło wspominamy prezent od naszego pierwszego dostawcy, który znał nas od samego początku, kiedy jeszcze jeździliśmy po towar z przyczepką samochodową. Po roku współpracy zamówiliśmy pierwszą pełną ciężarówkę z odzieżą jednej z marek. Gdy otworzyliśmy tylną burtę, wypadł na nas ogromny bukiet kwiatów - trzydzieści dużych róż z napisem: „Gratulacje!” – mówi Adam Bilik.

I dlaczego?

Jeżeli zdamy sobie sprawę, dlaczego wręczamy prezent danej osobie i co ma on znaczyć dla obydwu stron, powyższe zasady nie będą się wydawać restrykcyjne. Warto postępować zgodnie z przyjętymi standardami, ale jeżeli wiemy, że druga strona zaakceptuje złamanie biznesowej etykiety, można zaryzykować. Zgodnie z zasadami biznesowego savoir-vivre'u, wręczenie kości-zabawki osobie, z którą prowadzi się interesy, jest niestosowanym prezentem. Tymczasem jeden z przedsiębiorców przyznaje, że po rozmowie, w której wspomniał, że lubi czworonogi, taką właśnie kość otrzymał. Potraktował to jako sympatyczny prezent i potwierdzenie faktu, że druga strona go słucha. Czasem warto więc łamać zasady, pod warunkiem że jesteśmy pewni reakcji odbiorcy.

Joanna Sopyło